La fattura elettronica rifiutata dalla PA e un problema che molti fornitori della Pubblica Amministrazione si trovano ad affrontare almeno una volta. A differenza della fattura “scartata” dal Sistema di Interscambio per errori tecnici, qui parliamo di una fattura trasmessa correttamente ma che la Pubblica Amministrazione decide di non accettare nel merito, inviando un esito negativo (codice EC02). In questa guida ti spieghiamo passo-passo come comportarti, quali sono i motivi piu comuni di rifiuto, la differenza tra nota di credito e autofattura ex art. 6 DLgs 471/97 e cosa fare se la PA rifiuta senza motivo.

Scartata da SDI o rifiutata dalla PA: la differenza chiave

Sono due situazioni completamente diverse, anche se spesso vengono confuse. La distinzione e fondamentale perche le procedure di rimedio sono opposte.

• Fattura scartata dal SDI: il Sistema di Interscambio rileva un errore tecnico (formale o sostanziale) e blocca la fattura. Per il fisco la fattura non esiste: non e mai stata emessa. Hai 5 giorni per re-inviarla con la stessa data e numerazione. Se vuoi approfondire questo caso, leggi la nostra guida dedicata alla fattura elettronica scartata.
• Fattura rifiutata dalla PA: il SDI ha consegnato correttamente la fattura, che risulta regolarmente emessa a tutti gli effetti fiscali. Pero la Pubblica Amministrazione destinataria, dopo averla ricevuta, decide di rifiutarla nel merito (importo errato, dati ordine sbagliati, riferimenti mancanti). In questo caso la procedura di rimedio passa da nota di credito e nuova fattura.

Esiste poi un terzo scenario, la decorrenza termini: la PA non ha risposto entro 15 giorni e il SDI considera la fattura come consegnata in via definitiva. Vediamo nel dettaglio.

Solo la Pubblica Amministrazione puo rifiutare: privati e aziende no

Una precisazione importante che molti contribuenti ignorano: il rifiuto della fattura elettronica e una facolta riservata esclusivamente alle Pubbliche Amministrazioni. Aziende private, professionisti e privati che ricevono una fattura elettronica B2B o B2C non possono rifiutarla tramite SDI: la ricevono e basta.

Se un cliente privato contesta la fattura, deve farlo attraverso canali diversi (PEC, raccomandata, vie legali) e la regolarizzazione passa comunque da nota di credito concordata fra le parti. Nessun cliente B2B puo “rispedire al mittente” la fattura via SDI.

Per la PA invece esiste una procedura formalizzata: il DM 132/2020 ha definito i casi in cui la PA puo legittimamente rifiutare una fattura, riducendoli rispetto al passato e imponendo un obbligo di motivazione.

Codici esito: EC01, EC02 e decorrenza termini

Quando trasmetti una fattura a una PA tramite SDI, dopo la consegna possono arrivarti tre tipi di notifica di esito:

L’esito EC02 deve sempre contenere una motivazione testuale. Se trovi un EC02 con motivazione vaga o assente, hai diritto a contestarlo: vediamo come.

I 6 motivi di rifiuto piu comuni della PA

Il DM 132/2020 ha tipizzato i casi di rifiuto legittimo. Ecco i motivi piu frequenti per cui una PA invia un EC02:

1. Codice CIG / CUP errato o assente: per gli appalti pubblici e obbligatorio inserire il Codice Identificativo Gara e, se previsto, il CUP. Se sono sbagliati o mancanti, la fattura non puo essere liquidata.
2. Importi non corrispondenti al contratto/ordine: la fattura indica un importo diverso da quello ordinato o contrattualizzato. Caso tipico: errore di battitura, applicazione errata dell’IVA, mancato sconto.
3. Cliente sbagliato: hai inviato la fattura a una PA diversa da quella che ha emesso l’ordine. Capita spesso con enti che hanno articolazioni territoriali (es. ASL, regioni).
4. Servizio o bene gia fatturato: la stessa prestazione e stata fatturata due volte (duplicato).
5. Mancanza di dati essenziali per la liquidazione: mancano riferimenti all’ordine, al determinato, al contratto, al codice impegno di spesa.
6. Fattura emessa prima dell’esecuzione dell’ordine: stai fatturando prima di aver consegnato il bene o erogato il servizio (anche solo parzialmente).

Esistono poi rifiuti per codice destinatario errato o ufficio inesistente: in questo caso e bene verificare l’indice IPA (Indice Pubbliche Amministrazioni) per individuare il codice univoco corretto dell’ufficio destinatario.

Rifiuto motivato vs immotivato: cosa puo fare la PA

Dopo il DM 132/2020 la PA non puo piu rifiutare arbitrariamente una fattura. Il rifiuto deve essere:

• Motivato: deve indicare la ragione specifica (uno dei casi tipizzati).
• Tempestivo: deve avvenire entro 15 giorni dalla data di ricevimento.
• Basato su uno dei casi previsti dal DM: rifiuti per ragioni diverse sono illegittimi.

In particolare, la PA non puo rifiutare una fattura solo perche pensa che il prezzo sia troppo alto, perche vuole rinegoziare, perche c’e un contenzioso in corso, o perche ha ricevuto la fattura “fuori budget”. In questi casi il rifiuto e illegittimo e devi attivare i rimedi che vediamo piu avanti.

Cosa fare quando la PA rifiuta: procedura passo-passo

Hai ricevuto un EC02. Niente panico: ecco la procedura corretta per gestire il rifiuto, sia che sia legittimo, sia che sia infondato.

Passo 1: leggere la motivazione del rifiuto

Accedi all’area “Fatture e Corrispettivi” nel tuo Cassetto Fiscale (o tramite il tuo gestionale di fatturazione elettronica) e individua la fattura. Scarica il file XML della notifica EC02: nel campo Descrizione trovi la motivazione testuale del rifiuto. Annota tutto: ti servira per la decisione successiva.

Passo 2: verificare la fondatezza del rifiuto

Confronta la motivazione con i dati della fattura, l’ordine, il contratto e la documentazione di consegna/esecuzione. Chiediti:

• Il CIG/CUP indicato e corretto?
• L’importo corrisponde all’ordine?
• Il destinatario (codice univoco IPA) e quello giusto?
• Ho gia fatturato in precedenza la stessa prestazione?
• Ho fatturato dopo aver completato l’esecuzione?

Passo 3a: rifiuto LEGITTIMO — nota credito + nuova fattura

Se il rifiuto e fondato, la procedura corretta e questa:

1. Emetti una nota di credito per stornare integralmente la fattura rifiutata. La nota credito deve riportare il riferimento alla fattura originaria (numero e data) e azzerare l’imponibile e l’IVA.
2. Emetti una nuova fattura con i dati corretti (CIG/CUP giusto, importo corretto, destinatario corretto, ecc.), con nuova numerazione e nuova data.
3. Trasmetti entrambe via SDI alla PA destinataria.

In questo modo la posizione fiscale e contabile risulta neutralizzata e la PA puo procedere con la liquidazione della fattura corretta.

Passo 3b: rifiuto INFONDATO — contattare la PA

Se ritieni che il rifiuto sia ingiustificato, non emettere nota credito (significherebbe rinunciare al credito). Procedi cosi:

1. Contatta l’ufficio della PA via PEC, allegando la fattura, l’ordine, il contratto e tutta la documentazione che dimostra la correttezza della fatturazione.
2. Chiedi formalmente di riesaminare il rifiuto e di accettare la fattura.
3. Conserva tutta la corrispondenza: ti servira come prova in caso di azione legale.

Se la PA continua a rifiutare ingiustamente e a non pagare, hai due strade: il decreto ingiuntivo (azione giudiziale per il recupero del credito) oppure, se la situazione si protrae e l’imposta resta a tuo carico, l’autofattura ex art. 6 DLgs 471/97 per non cumulare ulteriori sanzioni.

Autofattura ex art. 6 DLgs 471/97: quando e come

L’autofattura denuncia prevista dall’art. 6, comma 8, del DLgs 471/97 e uno strumento poco noto ma fondamentale per chi rischia sanzioni a causa dell’inadempienza del cliente. Si applica quando il cessionario/committente non emette o non riceve la fattura, costringendo il cedente/prestatore a regolarizzare la propria posizione IVA per evitare sanzioni.

Quando si usa l’autofattura

In ambito PA, l’autofattura ex art. 6 puo essere utilizzata se:

• Hai erogato la prestazione, hai emesso la fattura, ma la PA continua a rifiutarla senza motivazione legittima;
• Devi assolvere comunque l’obbligo IVA per non incorrere in sanzioni;
• Il rapporto e in stallo e non riesci a chiudere la posizione contabile.

Procedura

1. Predisponi un’autofattura con tipo documento TD20 (autofattura per regolarizzazione e integrazione), indicando come cedente la PA inadempiente e come cessionario te stesso.
2. Trasmetti l’autofattura al SDI entro 30 giorni dal termine in cui sarebbe dovuta avvenire la regolarizzazione.
3. Versa l’IVA con modello F24, codice tributo specifico.
4. Conserva la documentazione che giustifica il ricorso alla procedura (corrispondenza con la PA, prove di esecuzione, ecc.).

Attenzione: l’autofattura denuncia non sostituisce l’azione di recupero del credito verso la PA, ma serve solo a regolarizzare la propria posizione fiscale ed evitare sanzioni a carico del fornitore.

Nota credito e autofattura: due strumenti diversi

Sono spesso confuse, ma hanno funzioni completamente diverse:

Decorrenza termini: i 15 giorni di silenzio

La PA ha 15 giorni di tempo dalla consegna della fattura tramite SDI per esprimere un esito (EC01 o EC02). Se non risponde entro questo termine, scatta la decorrenza termini: il SDI invia una notifica al cedente attestante che la fattura si considera comunque emessa e consegnata, e la posizione fiscale e definitivamente regolarizzata.

In altre parole, il silenzio della PA non blocca la fattura: ai fini fiscali e a tutti gli effetti emessa. Resta da gestire il pagamento, ma quello e un’altra storia (vedi paragrafo successivo).

Tempi di pagamento della PA: 30 o 60 giorni?

Una volta accettata la fattura (EC01 o decorrenza termini), inizia il calcolo dei tempi di pagamento previsti dal DLgs 231/2002:

• 30 giorni dalla data di ricevimento della fattura, come termine standard.
• 60 giorni per le PA che operano nel settore sanitario (ASL, ospedali, IRCCS).
• Termini diversi possono essere previsti contrattualmente, ma sempre nel rispetto dei limiti di legge.

Se la PA non paga entro questi termini, hai diritto agli interessi di mora automatici (al tasso BCE maggiorato di 8 punti) e al recupero forfettario di 40 euro per spese di recupero. Per il recupero del credito puoi attivare un decreto ingiuntivo o rivolgerti a un legale.

Comunicazione con la PA: PEC e tracciatura

Tutte le comunicazioni formali con la PA (contestazioni, richieste di chiarimento, solleciti di pagamento) devono passare via PEC all’indirizzo dell’ufficio competente. La PEC ha valore legale equivalente a una raccomandata e crea una traccia documentale fondamentale.

Buone pratiche di gestione:

• Conserva tutte le ricevute di accettazione e consegna PEC.
• Allega sempre la fattura, l’ordine, il contratto e ogni documento utile.
• Nei tuoi messaggi richiama il numero della fattura, la data, l’importo e il riferimento all’ordine.
• Se la PA non risponde, sollecita per iscritto, tenendo traccia dei solleciti.
• Indica sempre un termine ragionevole entro cui attendi risposta (es. 15 giorni).

Casi pratici: 3 esempi di rifiuto e soluzione

Caso 1: CIG errato sulla fattura

Hai emesso fattura n. 142 del 10 aprile per un importo di 5.000 euro indicando il CIG 1234567ABC. La PA invia EC02 perche il CIG corretto era 1234567BCD.

Soluzione: emetti nota credito (TD04) n. 015/CN del 25 aprile a storno totale della fattura 142. Quindi emetti nuova fattura n. 145 del 25 aprile con il CIG corretto. Trasmetti entrambe via SDI.

Caso 2: importo diverso dall’ordine

L’ordine prevedeva 12.000 euro IVA esclusa, ma per errore in fattura hai indicato 12.500 euro. La PA rifiuta con EC02.

Soluzione: emetti nota credito a storno totale della fattura sbagliata, poi nuova fattura con l’importo corretto (12.000 euro). Non emettere solo nota credito parziale: la PA preferisce vedere la fattura emessa con i dati corretti dall’inizio.

Caso 3: la PA cambia denominazione (riorganizzazione)

Hai sempre fatturato a un ufficio comunale “Settore Lavori Pubblici”, ma a seguito di riorganizzazione l’ufficio e stato accorpato e cambia il codice univoco IPA. Tu continui a usare il vecchio codice e ricevi EC02.

Soluzione: consulta l’Indice IPA per trovare il nuovo codice destinatario. Emetti nota credito sulla fattura rifiutata e nuova fattura con il codice univoco aggiornato.

Piattaforme utili: IPA, SDI, Cassetto Fiscale

Per gestire correttamente le fatture verso la PA, conviene tenere a portata di mano queste piattaforme:

• Indice PA (indicepa.gov.it): per cercare il codice univoco destinatario corretto di ogni ufficio della PA. Aggiornato in tempo reale, e l’unica fonte ufficiale.
• Fatture e Corrispettivi (Agenzia delle Entrate): il portale ufficiale dove visualizzare tutte le fatture trasmesse, gli esiti SDI e le notifiche EC01/EC02.
• Cassetto Fiscale: per la consultazione dello storico, la situazione IVA e i versamenti F24 collegati.
• Piattaforma dei Crediti Commerciali (PCC): portale del MEF per monitorare i tempi di pagamento delle PA e certificare i crediti.
• Gestionale di fatturazione: il tuo software (Aruba, Fattura24, Fatture in Cloud, ecc.) deve essere in grado di leggere e gestire correttamente i codici esito.

Se vuoi un quadro completo dei codici di errore restituiti dal SDI e dalla PA, leggi anche la nostra guida completa ai codici errore SDI.

Domande frequenti

La PA puo rifiutare una fattura per qualsiasi motivo?

No. Dopo il DM 132/2020 il rifiuto deve essere motivato e basato su uno dei casi tipizzati (CIG errato, importo diverso, duplicazione, dati mancanti, fattura prematura, cliente sbagliato). Rifiuti per ragioni economiche generiche o per “mancanza di fondi” non sono legittimi.

Anche un cliente privato puo rifiutare una fattura elettronica?

No. Il rifiuto via SDI e una facolta riservata alla sola Pubblica Amministrazione. I privati e le aziende ricevono la fattura: eventuali contestazioni vanno fatte fuori dal canale SDI, tramite PEC, raccomandata o vie legali, e si risolvono con accordi tra le parti e nota di credito.

Cosa succede se la PA non risponde entro 15 giorni?

Scatta la decorrenza termini: il SDI invia una notifica e la fattura si considera definitivamente consegnata e regolarmente emessa. Da quel momento iniziano i termini per il pagamento (30 o 60 giorni a seconda della tipologia di PA).

Quando devo emettere autofattura ex art. 6 DLgs 471/97?

L’autofattura denuncia (TD20) si usa quando il cliente (anche PA) non emette o non accetta la fattura ingiustamente, e tu devi comunque regolarizzare la tua posizione IVA per evitare sanzioni. Si trasmette via SDI entro 30 giorni dal termine ordinario di registrazione.

La nota di credito sostituisce l’autofattura?

No, sono strumenti diversi. La nota di credito (TD04) storna una fattura emessa per errori formali o sostanziali. L’autofattura (TD20) regolarizza la posizione IVA quando il cliente non adempie. In ambito PA, la nota credito si usa quando il rifiuto e legittimo; l’autofattura quando il rifiuto e illegittimo e devi tutelarti dalle sanzioni.

Posso contestare un rifiuto immotivato della PA?

Si. Invia una PEC formale all’ufficio della PA chiedendo il riesame del rifiuto e allegando tutta la documentazione (ordine, contratto, prove di esecuzione). Se la PA persiste nel rifiuto ingiustificato, puoi attivare un decreto ingiuntivo per il recupero del credito.

Conclusioni: chiedi assistenza al CAF Centro Fiscale

Gestire una fattura rifiutata dalla PA richiede attenzione ai dettagli, conoscenza dei codici esito e delle procedure di rimedio (nota credito, autofattura, contestazioni). Un errore nella scelta dello strumento puo costarti caro in termini di sanzioni o di credito perduto.

Al CAF Centro Fiscale di Udine aiutiamo professionisti, partite IVA e piccole imprese a gestire la fatturazione elettronica verso la PA: dalla verifica dei dati IPA alla predisposizione delle note di credito, fino all’autofattura ex art. 6 DLgs 471/97 nei casi piu complessi.

Contattaci: telefono 0432 1638640, WhatsApp 366 6018121, oppure passa in viale Giuseppe Tullio 13, scala B, a Udine. Ti aiutiamo a chiudere la pratica nel modo corretto e in tempi rapidi.