Fattura Elettronica Scartata: Cosa Fare Passo-Passo per Re-inviarla

La fattura elettronica scartata è uno dei problemi più comuni e ansiogeni per chi emette fatture in regime di fatturazione elettronica. Quando il Sistema di Interscambio (SDI) rifiuta una fattura, la legge ti concede solo 5 giorni per correggerla e re-inviarla mantenendo la stessa numerazione: superato questo termine, la fattura è considerata non emessa e scattano le sanzioni per tardiva fatturazione.

In questa guida pratica trovi il workflow operativo passo-passo per gestire una fattura scartata, le differenze fondamentali con la “fattura non consegnata”, gli esempi più frequenti di errore e cosa fare se ormai i 5 giorni sono trascorsi. L’obiettivo è fornirti uno strumento concreto da usare nel momento esatto in cui ricevi la notifica di scarto, evitando errori comuni come emettere note di credito inutili o eliminare la fattura dal gestionale.

Cosa significa fattura elettronica scartata

Una fattura elettronica scartata è una fattura che il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate ha rifiutato a seguito dei controlli formali. In pratica, quando il tuo software di fatturazione invia il file XML al SDI, questo esegue una serie di verifiche automatiche su:

• Validità formale del file XML (struttura, schema, firma digitale se prevista)
• Coerenza dei dati anagrafici (partita IVA, codice fiscale, codice destinatario)
• Calcoli matematici (somme imponibili + IVA = totale)
• Univocità del documento (numerazione non già trasmessa)
• Conformità alle regole tecniche pubblicate dall’Agenzia delle Entrate

Se anche un solo controllo fallisce, l’SDI non inoltra la fattura al destinatario e restituisce una notifica di scarto con un codice errore alfanumerico (tipicamente nel formato 0XXXX, ad esempio 00300, 00411, 00415). Da quel momento la fattura è considerata giuridicamente non emessa: per la normativa fiscale è come se non fosse mai stata trasmessa.

Differenza tra fattura scartata e non consegnata

Una delle confusioni più frequenti riguarda la differenza tra fattura scartata e fattura non consegnata. Sono situazioni completamente diverse, con conseguenze fiscali opposte.

Tradotto in pratica: se l’SDI ti notifica una “mancata consegna”, non c’è nulla da fare a livello fiscale – la fattura esiste, è valida e l’IVA è dovuta. Devi solo scaricare il PDF dal cassetto fiscale e inviarlo al cliente con altri canali (email, posta). Se invece ricevi una “notifica di scarto”, la fattura non esiste e va corretta urgentemente.

Come arriva la notifica di scarto

L’SDI invia la notifica di scarto entro 5 giorni dalla trasmissione, ma nella stragrande maggioranza dei casi arriva entro pochi minuti o poche ore. Esistono tre canali principali attraverso cui puoi essere informato:

1. Email del software di fatturazione

Tutti i principali software di fatturazione elettronica (Fatture in Cloud, Aruba, TeamSystem, Zucchetti, Buffetti, ecc.) inviano automaticamente una email di notifica all’indirizzo di registrazione quando una fattura viene scartata. È il canale più rapido e contiene già il codice errore e una descrizione di base.

2. Cassetto fiscale dell’Agenzia delle Entrate

La notifica ufficiale è sempre disponibile nel cassetto fiscale, sezione “Fatture e Corrispettivi”. Per accedervi:

1. Accedi al portale Fatture e Corrispettivi con SPID, CIE o CNS
2. Sezione Consultazione → Fatture emesse
3. Filtra per data o per stato “Scartata”
4. Clicca sulla fattura per vedere il file XML, la ricevuta di scarto e il codice errore

3. PEC personale

Se hai indicato la tua PEC come canale di ricezione delle ricevute SDI (in alternativa al codice destinatario), la notifica di scarto arriva anche sulla tua casella PEC. Questo è meno frequente per i cedenti ma è importante se sei tu il destinatario di una fattura attiva di altri.

I 5 giorni per re-inviare: timing critico

Il termine dei 5 giorni è il punto più importante di questa guida. Secondo la circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 14/E/2019 e successive integrazioni, in caso di scarto SDI il contribuente ha 5 giorni di calendario (non lavorativi) dalla notifica per:

• Correggere il file XML
• Re-inviarlo mantenendo la stessa data e la stessa numerazione della fattura originale
• Ottenere una ricevuta di consegna (o di mancata consegna) dall’SDI

Se rispetti questa procedura entro i 5 giorni, la fattura è considerata tempestivamente emessa e non subisce alcuna sanzione, anche se la data di trasmissione effettiva è successiva alla data riportata in fattura. Questo è un meccanismo di tutela per il contribuente: l’errore tecnico non si traduce automaticamente in una violazione fiscale, purché venga corretto rapidamente.

Workflow passo-passo per re-inviare la fattura scartata

Ecco il workflow operativo da seguire nell’ordine esatto non appena ricevi una notifica di scarto. Stampalo o salvalo: ti farà risparmiare tempo nei momenti di stress.

Passo 1 – Aprire la notifica e individuare il codice errore

Apri la notifica via email o accedi al cassetto fiscale. Cerca il codice errore, sempre nel formato 0XXXX (cinque cifre). È l’informazione più importante: senza il codice non puoi sapere cosa correggere. Il codice è accompagnato da una descrizione testuale, ma non sempre è chiara.

Passo 2 – Consultare la guida ai codici errore

Una volta individuato il codice, consulta la nostra guida completa ai codici errore SDI per capire la causa esatta e la soluzione operativa. La guida raggruppa gli errori per tipologia (anagrafica, calcoli, formato, duplicati) e include il workflow di correzione per ognuno dei codici più frequenti.

Passo 3 – Identificare la causa specifica

Confronta il codice con la fattura: l’errore è quasi sempre in un singolo campo. Le cause più frequenti sono:

• Partita IVA del cliente errata o cessata
• Codice destinatario o PEC inesistenti
• Discrepanza tra imponibile, IVA e totale
• Numerazione già utilizzata
• Data fattura non valida o nel futuro

Passo 4 – Correggere il dato errato

Apri il software di fatturazione e modifica solo il campo che ha generato l’errore. Non cambiare la numerazione né la data: devono restare identiche all’originale. Se l’errore è nell’anagrafica del cliente, aggiornala anche nel database clienti per evitare ricadute.

Passo 5 – Re-inviare la fattura

Genera il nuovo file XML (alcuni software lo chiamano “file correttivo” o “rettifica scarto”) e invialo allo SDI con la funzione di trasmissione standard. Il sistema accetterà la fattura con stessa numerazione perché la precedente è considerata non emessa.

Passo 6 – Verificare la ricevuta di consegna

Entro 24-48 ore controlla che sia arrivata la ricevuta di consegna (codice esito RC) o di mancata consegna (MC). In entrambi i casi la fattura è valida; solo se ricevi un nuovo scarto devi ripetere la procedura – e il termine dei 5 giorni decorre dalla nuova notifica.

Cos’è il file correttivo e cosa NON fare

Il file correttivo non è un documento giuridicamente diverso: è semplicemente un nuovo file XML con la stessa numerazione e data della fattura scartata, ma con i dati corretti. Tecnicamente non esiste un “tipo documento” specifico per il correttivo – è una normale TD01 (o TD02, TD24, ecc., a seconda dei casi) che sostituisce la precedente.

Cosa NON fare assolutamente

• Non emettere una nota di credito (TD04): è inutile e controproducente. La fattura scartata non esiste giuridicamente, quindi non c’è nulla da stornare. Una nota di credito su una fattura inesistente crea solo confusione contabile.
• Non cambiare la numerazione: deve restare identica. Cambiarla significa creare una nuova fattura con data successiva, esponendoti a sanzioni per tardiva fatturazione.
• Non cancellare la fattura dal gestionale: resta nel database con stato “scartata”. Cancellarla crea un buco nella numerazione che è una violazione formale.
• Non aspettare: i 5 giorni passano in fretta, soprattutto nei weekend e durante le festività.

Cosa succede se passano i 5 giorni

Se i 5 giorni trascorrono senza che tu sia riuscito a re-inviare la fattura corretta, la situazione cambia radicalmente. La fattura originale è definitivamente considerata non emessa e la sua numerazione resta “bruciata” (cioè non più utilizzabile). Per regolarizzare la posizione devi:

1. Generare una nuova fattura con nuova numerazione progressiva e con la data del giorno effettivo di emissione
2. Eventualmente registrare una nota di credito interna se nel frattempo avevi già contabilizzato la fattura scartata in prima nota
3. Calcolare e versare le sanzioni per tardiva fatturazione, possibilmente avvalendosi del ravvedimento operoso (vedi paragrafo successivo)

In questo scenario è particolarmente importante documentare la tempistica dello scarto e dell’invio successivo, conservando email, ricevute SDI e screenshot del cassetto fiscale. Se in futuro l’Agenzia dovesse contestare la tardiva fatturazione, queste prove sono fondamentali.

Sanzioni per tardiva fatturazione e ravvedimento

Le sanzioni per tardiva o omessa fatturazione sono disciplinate dall’art. 6 del D.Lgs. 471/1997. La sanzione base è pari al 90% dell’IVA non versata, con un minimo di 250 euro per ciascuna fattura. È una sanzione pesante, ma il sistema prevede una significativa riduzione tramite ravvedimento operoso.

Il ravvedimento operoso si applica solo se la regolarizzazione è spontanea, cioè avviene prima che l’Agenzia delle Entrate notifichi un controllo o un avviso. Per usufruirne devi: emettere la fattura corretta con nuova numerazione, versare l’IVA dovuta, calcolare e versare la sanzione ridotta tramite F24 con codice tributo 8911 (sanzioni IVA), e versare gli interessi legali.

Tre esempi frequenti di scarto e come risolverli

Vediamo in concreto come si applica il workflow su tre dei codici errore più comuni.

Esempio 1 – Errore 00300: Partita IVA cliente non valida

Scenario: emetti una fattura a un cliente B2B e ricevi notifica di scarto con codice 00300 (“La partita IVA del cessionario/committente non risulta valida”). Causa più probabile: hai digitato male la partita IVA, oppure il cliente ha cessato l’attività e il numero non è più valido.

• Verifica la partita IVA sul portale dell’Agenzia delle Entrate (servizio gratuito di verifica)
• Conferma con il cliente il numero corretto e l’esistenza di eventuali cessazioni
• Correggi il campo nel software e aggiorna l’anagrafica
• Re-invia con la stessa numerazione

Verifica post-correzione: cosa controllare

Una volta inviato il file correttivo, non considerare il problema chiuso finché non hai completato queste verifiche:

• Ricevuta di consegna o mancata consegna entro 24-48 ore: controlla il cassetto fiscale e l'email del software. Se nelle 48 ore non arriva nulla, contatta l'assistenza del software
• Stato della fattura nel gestionale: deve passare da "Scartata" a "Inviata" e poi a "Consegnata" o "Mancata consegna"
• Notifica al cliente: avvisa il cliente che la fattura è stata corretta e re-inviata, soprattutto se era stato lui a segnalarti l'errore
• Aggiornamento contabilità: se hai un commercialista o un CAF, comunica la rettifica per evitare disallineamenti tra prima nota e dichiarazione IVA
• Conservazione documentale: il file XML corretto entra in conservazione sostitutiva al posto del precedente. Verifica che il sistema lo gestisca automaticamente

Caso particolare: fattura verso PA rifiutata dall'ente

Se la fattura è destinata a una Pubblica Amministrazione, oltre allo scarto SDI può arrivare un rifiuto da parte dell'ente (entro 15 giorni dalla consegna). Le motivazioni di rifiuto PA sono limitate e tassative (DM 132/2020, art. 1): codice CIG/CUP errato, importi diversi dall'ordine, dati di consegna non corrispondenti. In questo caso il termine di 5 giorni non si applica - puoi emettere una nota di credito o una nuova fattura con nuova numerazione, secondo le indicazioni dell'ente.

Domande frequenti

Posso eliminare la fattura scartata dal gestionale?

No, e non serve. La fattura scartata resta nel sistema con stato "scartata" ma non ha alcun effetto fiscale: non concorre al reddito, non genera IVA a debito, non va in liquidazione. È solo un record tecnico. Eliminarla manualmente crea un buco nella numerazione che, in caso di controllo, è una violazione formale anche se di lieve entità.

Se sbaglio anche il file correttivo, ricomincio i 5 giorni?

Sì. Il termine dei 5 giorni decorre da ogni nuova notifica di scarto. Se invii il correttivo e viene scartato di nuovo, hai altri 5 giorni dalla nuova notifica per correggerlo ulteriormente. Tuttavia, ogni invio fallito è uno spreco di tempo prezioso: meglio fermarsi 10 minuti per controllare bene tutto piuttosto che tentare alla cieca.

La mancata consegna conta come scarto?

No, sono cose diverse. La mancata consegna (codice MC) significa che l'SDI ha accettato la fattura ma non è riuscito a recapitarla al cliente (PEC piena, codice destinatario non operativo, ecc.). La fattura è valida e l'IVA è dovuta. Devi solo recuperare il PDF dal cassetto fiscale e farlo avere al cliente con altri canali.

Se ho già pagato l'IVA su una fattura poi scartata, devo chiedere rimborso?

Dipende dalle tempistiche. Se re-invii il correttivo entro i 5 giorni e ottieni la consegna, l'IVA versata è quella corretta - nessun problema. Se invece passi i 5 giorni e devi emettere una nuova fattura con nuova numerazione, in linea di principio l'IVA della nuova fattura sostituisce quella della precedente. Il modo più pulito di gestire la situazione è confrontarsi con il commercialista in fase di liquidazione IVA.

Posso re-inviare la fattura con data diversa?

Assolutamente no, se vuoi sfruttare i 5 giorni. La data deve restare quella della fattura originale. Cambiare la data significa creare una nuova fattura con nuova emissione, e quindi non puoi più beneficiare del meccanismo di "tempestiva emissione" previsto per gli scarti SDI.

Vale lo stesso meccanismo per le autofatture e le note di credito?

Sì, il meccanismo dei 5 giorni vale per tutti i tipi di documento trasmessi via SDI: fatture (TD01), acconti (TD02), autofatture (TD20), note di credito (TD04), note di debito (TD05), reverse charge (TD16-TD19), ecc. La regola è identica: scarto, 5 giorni, correzione con stessa numerazione e data.

Hai dubbi su una fattura scartata? Contatta il CAF Centro Fiscale di Udine