Se sei un fisioterapista o uno psicologo con partita IVA, ogni anno devi inviare al Sistema TS (Tessera Sanitaria) i dati delle spese sanitarie sostenute dai tuoi pazienti. Un obbligo che pesa soprattutto su chi gestisce in autonomia la propria attività senza un software dedicato: scadenze da rispettare, portale da navigare, credenziali da tenere aggiornate.

Questa guida operativa ti accompagna passo dopo passo attraverso tutto il processo: cosa devi trasmettere, entro quando, come accedere al portale e come evitare gli errori più comuni che possono costare caro. Trovi anche le novità previste dal 2027 e i consigli su quali strumenti possono aiutarti ad automatizzare gli adempimenti.

Indice dei contenuti

• Che cos’è il Sistema Tessera Sanitaria
• Chi è obbligato: fisioterapisti e psicologi
• Scadenze invio dati 2026
• Come inviare i dati al portale: passo dopo passo
• Integrazione con la fatturazione elettronica
• Opposizione del paziente e novità 2027
• Errori comuni e sanzioni
• Software e strumenti: come semplificare
• Domande frequenti (FAQ)

Che cos’è il Sistema Tessera Sanitaria

Il Sistema Tessera Sanitaria (Sistema TS) è la piattaforma informatica del Ministero dell’Economia e delle Finanze che raccoglie i dati delle spese sanitarie sostenute dai cittadini italiani. L’obiettivo è duplice: da un lato consentire la precompilazione del modello 730 da parte dell’Agenzia delle Entrate, dall’altro creare una banca dati delle spese mediche utile per il monitoraggio della spesa sanitaria pubblica.

In parole semplici: ogni volta che un tuo paziente paga la tua prestazione professionale, quell’importo deve essere comunicato al Sistema TS, che lo trasmette all’Agenzia delle Entrate. In questo modo il paziente trova già i suoi pagamenti sanitari precompilati nel 730, senza dover cercare le ricevute.

L’obbligo è stato introdotto dall’art. 3, comma 3, del D.Lgs. 175/2014 ed è diventato operativo progressivamente per diverse categorie di professionisti sanitari.

Chi è obbligato: fisioterapisti e psicologi

L’obbligo di trasmissione al Sistema TS riguarda i professionisti che erogano prestazioni sanitarie esenti IVA ai sensi dell’art. 10, n. 18, del DPR 633/1972. Sia i fisioterapisti che gli psicologi rientrano in questa categoria, con alcune precisazioni.

Fisioterapisti (FKT)

I fisioterapisti iscritti all’albo TSRM-PSTRP (l’ordine professionale delle professioni sanitarie tecniche, della riabilitazione e della prevenzione) sono obbligati all’invio dei dati al Sistema TS per tutte le prestazioni erogate a pazienti persone fisiche, a patto che:

• Le prestazioni siano di tipo riabilitativo o terapeutico (fisioterapia, chinesiterapia, riabilitazione ortopedica, ecc.);
• Il paziente sia un privato (non un ente pubblico o una compagnia assicurativa);
• Il professionista operi con partita IVA propria, in regime forfettario o ordinario.

Sono escluse le prestazioni erogate nell’ambito di convenzioni con il Servizio Sanitario Nazionale (SSN), dove gli adempimenti ricadono sulla struttura convenzionata.

Psicologi

Gli psicologi iscritti all’Ordine degli Psicologi sono soggetti all’obbligo di trasmissione per le sedute di psicoterapia e le valutazioni psicodiagnostiche erogate a privati. La prestazione psicologica è qualificata come prestazione sanitaria a tutti gli effetti e beneficia dell’esenzione IVA ex art. 10 DPR 633/72.

Attenzione: lo psicologo che svolge anche attività di coaching, formazione aziendale o consulenze organizzative deve distinguere attentamente queste prestazioni (soggette a IVA e non trasmissibili al Sistema TS) da quelle cliniche e terapeutiche.

Puoi approfondire la normativa sull’esenzione IVA per le prestazioni sanitarie nel nostro articolo dedicato: Fatturazione Elettronica Prestazioni Sanitarie 2026: Esenzione IVA art. 10 e Divieto SDI.

Scadenze invio dati 2026

L’invio dei dati al Sistema TS avviene con cadenza semestrale. Nel 2026 le scadenze sono le seguenti:

Periodo di riferimento	Scadenza trasmissione	Dati da trasmettere
1° semestre 2025 (gen-giu)	31 gennaio 2026	Spese sanitarie pagate nel 1° sem. 2025
2° semestre 2025 (lug-dic)	28 febbraio 2026	Spese sanitarie pagate nel 2° sem. 2025
1° semestre 2026 (gen-giu)	31 luglio 2026	Spese sanitarie pagate nel 1° sem. 2026
2° semestre 2026 (lug-dic)	28 febbraio 2027	Spese sanitarie pagate nel 2° sem. 2026

Attenzione alla scadenza di luglio 2026: molti professionisti la dimenticano o la confondono con il 31 gennaio. Segnatela subito in calendario: i dati delle fatture emesse e incassate da gennaio a giugno 2026 devono essere trasmessi entro il 31 luglio 2026.

La logica è semplice: si trasmettono le spese nel momento in cui il paziente le ha effettivamente pagate (criterio di cassa), non quando hai emesso la fattura.

Come inviare i dati al portale: passo dopo passo

Il portale ufficiale per la trasmissione è sistemats.sanita.finanze.it. Ecco come procedere.

Passo 1: Accesso al portale

Puoi accedere al Sistema TS con tre modalità:

• SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale): il metodo più comodo se hai già attivato lo SPID;
• CIE (Carta d’Identità Elettronica): con lettore smart card;
• TS-CNS (Tessera Sanitaria con Certificato di Autenticazione Nazionale): la tessera sanitaria con il chip attivato, da usare con un lettore di smart card USB.

Se non hai ancora attivato le credenziali, il modo più rapido è usare lo SPID. Se non lo hai, puoi richiederlo gratuitamente tramite uno degli identity provider autorizzati (Poste, Aruba, ecc.).

Passo 2: Sezione di riferimento

Una volta dentro il portale, naviga in:

• Spesa sanitaria → Inserimento dati spesa sanitaria (per le fatture dei singoli pazienti);
• Spesa sanitaria → Trasmissione file CSV (per gli invii massivi se gestisci molti pazienti).

Passo 3: Dati da inserire per ogni spesa

Per ogni ricevuta o fattura dovrai indicare:

• Codice fiscale del paziente (obbligatorio);
• Data del pagamento (non della fattura);
• Importo pagato;
• Tipologia di prestazione: seleziona il codice corretto tra quelli disponibili nel menu a tendina. Per i fisioterapisti la voce è di solito “Dispositivi medici e sussidi tecnici” o “Prestazioni specialistiche”; per gli psicologi “Prestazioni specialistiche”;
• Flag opposizione: se il paziente ha espresso l’opposizione alla trasmissione dei dati (vedi sezione dedicata), devi comunque inserire la spesa ma spuntare l’apposita casella. Il dato viene trasmesso all’Agenzia delle Entrate come “non utilizzabile” per la precompilazione;
• Modalità di pagamento: contante, bonifico, POS, ecc.

Passo 4: Invio massivo via file CSV

Se hai molti pazienti, inserire i dati uno alla volta è impraticabile. Il portale Sistema TS consente di caricare un file CSV con tutti i dati del semestre in un’unica operazione. Il tracciato del file è disponibile nelle specifiche tecniche pubblicate sul sito del MEF.

I migliori software di fatturazione per professionisti sanitari generano automaticamente questo file nel formato corretto, eliminando il rischio di errori manuali. Ne parliamo nella sezione dedicata ai software più avanti.

Integrazione con la fatturazione elettronica

Un aspetto fondamentale che crea spesso confusione: le prestazioni sanitarie esenti IVA erogate a privati non devono essere trasmesse allo SDI (Sistema di Interscambio, il canale della fattura elettronica). Questo per tutelare la privacy dei pazienti e per evitare la duplicazione dei dati con il Sistema TS.

In pratica, fisioterapisti e psicologi seguono questo schema:

Tipo di prestazione	Fattura elettronica SDI?	Sistema TS?
Prestazione a privato, esente IVA art. 10	NO (divieto DL 34/2020 art. 9-bis)	SÌ (obbligatorio)
Prestazione a privato, imponibile IVA	SÌ (e-fattura o ricevuta)	NO
Prestazione a ente/azienda, esente IVA	SÌ (e-fattura B2B/PA)	NO
Prestazione a ente/azienda, imponibile IVA	SÌ (e-fattura B2B/PA)	NO

La fattura per i pazienti privati con prestazione esente IVA va emessa in formato cartaceo o PDF (non transita per SDI), conservata per 10 anni e i dati vengono trasmessi esclusivamente tramite il portale Sistema TS.

Per tutti i dettagli sull’esenzione IVA e il divieto di emissione elettronica verso privati, leggi: Fatturazione Elettronica Prestazioni Sanitarie 2026: Esenzione IVA art. 10 e Divieto SDI.

Opposizione del paziente e novità 2027

Il paziente ha il diritto di opporsi alla trasmissione dei propri dati al Sistema TS. L’opposizione può essere espressa in due modi:

• Prima del pagamento: il paziente comunica al professionista di non voler trasmettere i dati. Il professionista inserisce ugualmente la spesa nel portale Sistema TS, ma imposta il flag di opposizione. Il dato viene registrato ma non è utilizzato dall’Agenzia delle Entrate per la precompilazione del 730;
• Dopo il pagamento: il paziente può revocare il consenso entro il 31 gennaio dell’anno successivo accedendo al portale Sistema TS con il proprio SPID/CIE.

Come professionista sanitario, il tuo obbligo è informare il paziente di questa possibilità prima di erogare la prestazione, in ossequio alle norme sulla privacy (GDPR e Codice Privacy italiano). Puoi farlo con un modulo cartaceo o con un’informativa digitale che il paziente firma all’inizio del percorso terapeutico.

Cosa cambia dal 2027

Il Governo ha annunciato per il 2027 alcune semplificazioni al Sistema TS, ancora in fase di definizione normativa al momento della pubblicazione di questa guida:

• Trasmissione mensile al posto di quella semestrale, per allinearsi meglio alla fatturazione e ridurre il rischio di omissioni a fine semestre;
• Integrazione diretta con i principali software di fatturazione certificati, che potrebbero trasmettere automaticamente i dati al momento dell’emissione della ricevuta, senza che il professionista debba accedere manualmente al portale;
• Gestione semplificata dell’opposizione: la procedura di opt-out potrebbe essere unificata in un’unica piattaforma digitale gestita dal MEF.

Queste modifiche sono ancora in consultazione: tieni d’occhio le circolari MEF e gli aggiornamenti del portale Sistema TS per conoscere le date di entrata in vigore. Continua a usare le regole 2026 fino a conferma ufficiale.

Errori comuni e sanzioni

La normativa prevede sanzioni in caso di omessa, tardiva o errata trasmissione. L’art. 3, comma 5-bis, del D.Lgs. 175/2014 stabilisce una sanzione da 100 euro a 50.000 euro per ogni violazione, con alcune attenuanti.

Vediamo i casi più frequenti e come evitarli:

Errore 1: omessa trasmissione

Non trasmettere i dati entro la scadenza è la violazione più grave. La sanzione è di 100 euro per ogni comunicazione omessa, con un massimo annuale di 50.000 euro. Se ti accorgi di aver dimenticato un semestre, puoi inviare i dati in ritardo (sanzione ridotta se spontanea prima di un controllo).

Errore 2: codice fiscale sbagliato

Trasmettere un codice fiscale errato invalida la comunicazione. Controlla sempre il codice fiscale sul documento d’identità o sulla tessera sanitaria del paziente. Il portale Sistema TS effettua una validazione formale, ma non certifica che il CF corrisponda effettivamente al paziente.

Errore 3: data pagamento vs data fattura

Molti professionisti confondono la data di emissione della fattura con la data di pagamento. Il Sistema TS vuole la data in cui il paziente ha effettivamente pagato (principio di cassa). Se un paziente paga una fattura di novembre 2025 nel gennaio 2026, la spesa va nel 1° semestre 2026, non nel 2° del 2025.

Errore 4: inserire prestazioni non sanitarie

Lo psicologo che inserisce nel Sistema TS anche le proprie fatture per attività di formazione o coaching commette un errore. Solo le prestazioni sanitarie esenti IVA rientrano nel perimetro dell’obbligo di trasmissione.

Errore 5: non gestire le rettifiche

Se un paziente chiede la restituzione di un importo (rimborso parziale o totale), devi trasmettere una rettifica al Sistema TS. Il portale consente di annullare o modificare una comunicazione già inviata entro i termini stabiliti.

Software e strumenti: come semplificare

Gestire manualmente il Sistema TS — inserire ogni ricevuta, costruire il file CSV, rispettare le scadenze semestrali — è possibile, ma richiede tempo e attenzione. I software di fatturazione integrati con il Sistema TS semplificano enormemente il processo.

Le funzionalità da cercare in un buon software per professionisti sanitari:

• Generazione automatica del file CSV nel formato MEF, a partire dalle fatture emesse nel periodo;
• Invio diretto al portale Sistema TS (tramite API o caricamento guidato del file);
• Gestione delle opposizioni: flag automatico per i pazienti che hanno espresso l’opposizione;
• Distinzione automatica tra fatture da trasmettere al Sistema TS (prestazioni esenti, privati) e quelle da inviare allo SDI (fatture a enti, prestazioni imponibili);
• Archivio ricevute con conservazione digitale per 10 anni.

Piattaforme come quelle analizzate nella nostra guida ai software di fatturazione per sanitari offrono queste funzionalità in modo integrato. Se stai valutando di passare a uno strumento più moderno, considera anche Fatturazione Italia, che supporta nativamente la gestione delle fatture per professionisti sanitari con integrazione Sistema TS.

Per una panoramica completa sulle opzioni disponibili, leggi anche: Partita IVA Fisioterapista 2026: Codice ATECO, Gestione Separata INPS e Regime Forfettario.

Domande frequenti (FAQ)

Gli psicologi in regime forfettario devono trasmettere al Sistema TS?

Sì. Il regime fiscale adottato (forfettario o ordinario) non incide sull’obbligo di trasmissione al Sistema TS. L’obbligo dipende dal tipo di prestazione (sanitaria, esente IVA, erogata a privati) e dall’iscrizione all’ordine professionale, non dal regime contabile.

Cosa succede se dimentico di trasmettere entro la scadenza?

Puoi inviare i dati in ritardo tramite il portale Sistema TS. La trasmissione tardiva è comunque soggetta a sanzione (100 euro per comunicazione omessa), ma se la effettui spontaneamente — cioè prima di ricevere un avviso dall’Amministrazione — potresti beneficiare di una riduzione sanzionatoria applicando il ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/1997).

Come faccio a sapere se un paziente ha opposto il diniego?

L’opposizione può essere comunicata dal paziente direttamente a te (prima del pagamento) oppure esercitata dal paziente stesso sul portale Sistema TS (entro il 31 gennaio dell’anno successivo). Nel secondo caso non sei avvisato direttamente: il paziente gestisce l’opposizione in autonomia e il sistema non te lo notifica. L’unica accortezza è chiedere sempre al paziente, prima della prima seduta, se intende esercitare il diritto di opposizione.

Il fisioterapista in convenzione con il SSN deve inviare dati al Sistema TS?

No. Le prestazioni erogate in regime di convenzione con il Servizio Sanitario Nazionale non rientrano nell’obbligo di trasmissione individuale al Sistema TS. In quel contesto è la struttura sanitaria pubblica o accreditata a gestire gli adempimenti. Se invece eroghi anche prestazioni private al di fuori della convenzione, quelle ricadono nell’obbligo.

Posso delegare la trasmissione al Sistema TS al mio commercialista o CAF?

Sì. Il portale Sistema TS consente l’accesso tramite intermediari abilitati. Il tuo commercialista o il CAF possono essere delegati ad accedere al portale per tuo conto e trasmettere i dati delle spese sanitarie. Dovrai fornire loro i dati dei pazienti (codice fiscale, data pagamento, importo) mantenendo piena riservatezza nel trattamento.

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Questo articolo è stato redatto con l’ausilio di strumenti di intelligenza artificiale e verificato dalla redazione di Centro Fiscale, che ne è responsabile dei contenuti.

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Hai bisogno di supporto con il Sistema TS o la fatturazione sanitaria?

La gestione degli adempimenti fiscali per un professionista sanitario è complessa: Sistema TS, esenzione IVA, regime forfettario, contributi alla cassa previdenziale. Il CAF Centro Fiscale di Udine supporta fisioterapisti, psicologi e altri sanitari con servizi di assistenza fiscale personalizzati. Richiedi un preventivo personalizzato per la tua situazione.