Fatturazione al Sistema TS per Fisioterapisti e Psicologi 2026: Guida Operativa Passo-Passo

Se sei un fisioterapista o uno psicologo con partita IVA, ogni anno devi inviare al Sistema TS (Tessera Sanitaria) i dati delle spese sanitarie sostenute dai tuoi pazienti. Un obbligo che pesa soprattutto su chi gestisce in autonomia la propria attività senza un software dedicato: scadenze da rispettare, portale da navigare, credenziali da tenere aggiornate.

Questa guida operativa ti accompagna passo dopo passo attraverso tutto il processo: cosa devi trasmettere, entro quando, come accedere al portale e come evitare gli errori più comuni che possono costare caro. Trovi anche le novità previste dal 2027 e i consigli su quali strumenti possono aiutarti ad automatizzare gli adempimenti.

Indice dei contenuti

• Che cos’è il Sistema Tessera Sanitaria
• Chi è obbligato: fisioterapisti e psicologi
• Scadenze invio dati 2026
• Come inviare i dati al portale: passo dopo passo
• Integrazione con la fatturazione elettronica
• Opposizione del paziente e novità 2027
• Errori comuni e sanzioni
• Software e strumenti: come semplificare
• Domande frequenti (FAQ)

Che cos’è il Sistema Tessera Sanitaria

Il Sistema Tessera Sanitaria (Sistema TS) è la piattaforma informatica del Ministero dell’Economia e delle Finanze che raccoglie i dati delle spese sanitarie sostenute dai cittadini italiani. L’obiettivo è duplice: da un lato consentire la precompilazione del modello 730 da parte dell’Agenzia delle Entrate, dall’altro creare una banca dati delle spese mediche utile per il monitoraggio della spesa sanitaria pubblica.

In parole semplici: ogni volta che un tuo paziente paga la tua prestazione professionale, quell’importo deve essere comunicato al Sistema TS, che lo trasmette all’Agenzia delle Entrate. In questo modo il paziente trova già i suoi pagamenti sanitari precompilati nel 730, senza dover cercare le ricevute.

L’obbligo è stato introdotto dall’art. 3, comma 3, del D.Lgs. 175/2014 ed è diventato operativo progressivamente per diverse categorie di professionisti sanitari.

Chi è obbligato: fisioterapisti e psicologi

L’obbligo di trasmissione al Sistema TS riguarda i professionisti che erogano prestazioni sanitarie esenti IVA ai sensi dell’art. 10, n. 18, del DPR 633/1972. Sia i fisioterapisti che gli psicologi rientrano in questa categoria, con alcune precisazioni.

Fisioterapisti (FKT)

I fisioterapisti iscritti all’albo TSRM-PSTRP (l’ordine professionale delle professioni sanitarie tecniche, della riabilitazione e della prevenzione) sono obbligati all’invio dei dati al Sistema TS per tutte le prestazioni erogate a pazienti persone fisiche, a patto che:

• Le prestazioni siano di tipo riabilitativo o terapeutico (fisioterapia, chinesiterapia, riabilitazione ortopedica, ecc.);
• Il paziente sia un privato (non un ente pubblico o una compagnia assicurativa);
• Il professionista operi con partita IVA propria, in regime forfettario o ordinario.

Sono escluse le prestazioni erogate nell’ambito di convenzioni con il Servizio Sanitario Nazionale (SSN), dove gli adempimenti ricadono sulla struttura convenzionata.

Psicologi

Gli psicologi iscritti all’Ordine degli Psicologi sono soggetti all’obbligo di trasmissione per le sedute di psicoterapia e le valutazioni psicodiagnostiche erogate a privati. La prestazione psicologica è qualificata come prestazione sanitaria a tutti gli effetti e beneficia dell’esenzione IVA ex art. 10 DPR 633/72.

Attenzione: lo psicologo che svolge anche attività di coaching, formazione aziendale o consulenze organizzative deve distinguere attentamente queste prestazioni (soggette a IVA e non trasmissibili al Sistema TS) da quelle cliniche e terapeutiche.

Puoi approfondire la normativa sull’esenzione IVA per le prestazioni sanitarie nel nostro articolo dedicato: Fatturazione Elettronica Prestazioni Sanitarie 2026: Esenzione IVA art. 10 e Divieto SDI.

Scadenze invio dati 2026

Dalle spese sostenute nel 2025 l’invio dei dati al Sistema TS avviene con cadenza annuale, non più semestrale: le spese di un intero anno si trasmettono entro il 31 gennaio dell’anno successivo (art. 5 del D.Lgs. 81/2025 e DM MEF 29 ottobre 2025). Se il 31 gennaio cade di sabato o di domenica, il termine slitta al primo giorno lavorativo successivo. Le scadenze che ti interessano sono queste:

Attenzione: le vecchie scadenze semestrali non esistono più. Nel 2026 non c’è alcun invio a luglio o a settembre: i dati di tutte le spese incassate da gennaio a dicembre 2026 vanno trasmessi in un’unica scadenza, entro il 1° febbraio 2027. Puoi comunque inviarli anche durante l’anno, man mano che emetti le fatture: è il modo più sicuro per non accumulare tutto a gennaio.

La logica è semplice: si trasmettono le spese nel momento in cui il paziente le ha effettivamente pagate (criterio di cassa), non quando hai emesso la fattura.

Come inviare i dati al portale: passo dopo passo

Il portale ufficiale per la trasmissione è sistemats.sanita.finanze.it. Ecco come procedere.

Passo 1: Accesso al portale

Puoi accedere al Sistema TS con tre modalità:

• SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale): il metodo più comodo se hai già attivato lo SPID;
• CIE (Carta d’Identità Elettronica): con lettore smart card;
• TS-CNS (Tessera Sanitaria con Certificato di Autenticazione Nazionale): la tessera sanitaria con il chip attivato, da usare con un lettore di smart card USB.

Se non hai ancora attivato le credenziali, il modo più rapido è usare lo SPID. Se non lo hai, puoi richiederlo gratuitamente tramite uno degli identity provider autorizzati (Poste, Aruba, ecc.).

Passo 2: Sezione di riferimento

Una volta dentro il portale, naviga in:

• Spesa sanitaria → Inserimento dati spesa sanitaria (per le fatture dei singoli pazienti);
• Spesa sanitaria → Trasmissione file CSV (per gli invii massivi se gestisci molti pazienti).

Passo 3: Dati da inserire per ogni spesa

Per ogni ricevuta o fattura dovrai indicare:

• Codice fiscale del paziente (obbligatorio);
• Data del pagamento (non della fattura);
• Importo pagato;
• Tipologia di prestazione: seleziona il codice corretto tra quelli disponibili nel menu a tendina. Per le sedute di fisioterapia e di psicologia la voce è di norma “SP – Prestazioni sanitarie”; la voce “AD” (dispositivi medici) riguarda solo l’eventuale vendita o noleggio di un dispositivo;
• Flag opposizione: se il paziente ha espresso l’opposizione alla trasmissione dei dati (vedi sezione dedicata), devi comunque inserire la spesa ma spuntare l’apposita casella. Il dato viene trasmesso all’Agenzia delle Entrate come “non utilizzabile” per la precompilazione;
• Modalità di pagamento: contante, bonifico, POS, ecc.

Passo 4: Invio massivo via file CSV

Se hai molti pazienti, inserire i dati uno alla volta è impraticabile. Il portale Sistema TS consente di caricare un file CSV con i dati di molte spese in un’unica operazione. Il tracciato del file è disponibile nelle specifiche tecniche pubblicate sul sito del MEF.

I migliori software di fatturazione per professionisti sanitari generano automaticamente questo file nel formato corretto, eliminando il rischio di errori manuali. Ne parliamo nella sezione dedicata ai software più avanti.

Integrazione con la fatturazione elettronica

Un aspetto fondamentale che crea spesso confusione: le prestazioni sanitarie esenti IVA erogate a privati non devono essere trasmesse allo SDI (Sistema di Interscambio, il canale della fattura elettronica). Questo per tutelare la privacy dei pazienti e per evitare la duplicazione dei dati con il Sistema TS.

In pratica, fisioterapisti e psicologi seguono questo schema:

La fattura per i pazienti privati con prestazione esente IVA va emessa in formato cartaceo o PDF (non transita per SDI), conservata per 10 anni e i dati vengono trasmessi esclusivamente tramite il portale Sistema TS.

Per tutti i dettagli sull’esenzione IVA e il divieto di emissione elettronica verso privati, leggi: Fatturazione Elettronica Prestazioni Sanitarie 2026: Esenzione IVA art. 10 e Divieto SDI.

Opposizione del paziente e novità 2027

Il paziente ha il diritto di opporsi alla trasmissione dei propri dati al Sistema TS. L’opposizione può essere espressa in due modi:

• Prima del pagamento: il paziente comunica al professionista di non voler trasmettere i dati. Il professionista inserisce ugualmente la spesa nel portale Sistema TS, ma imposta il flag di opposizione. Il dato viene registrato ma non è utilizzato dall’Agenzia delle Entrate per la precompilazione del 730;
• Dopo il pagamento: il paziente può opporsi in autonomia, senza passare dal professionista. Può chiedere all’Agenzia delle Entrate di escludere un tipo di spesa dalla precompilata (per le spese 2025 la finestra andava dal 1° ottobre 2025 al 2 febbraio 2026), oppure, dopo la scadenza di trasmissione, escludere le singole spese accedendo al portale Sistema TS con SPID, CIE o TS-CNS (per le spese 2025: dal 9 febbraio al 9 marzo 2026).

Come professionista sanitario, il tuo obbligo è informare il paziente di questa possibilità prima di erogare la prestazione, in ossequio alle norme sulla privacy (GDPR e Codice Privacy italiano). Puoi farlo con un modulo cartaceo o con un’informativa digitale che il paziente firma all’inizio del percorso terapeutico.

Cosa cambia dal 2027

Per il 2027 non è prevista alcuna trasmissione mensile: la novità è già arrivata ed è il passaggio all’invio annuale, operativo dalle spese 2025. Ecco cosa vale per i prossimi invii:

• Spese 2026: trasmissione entro il 1° febbraio 2027 (il 31 gennaio 2027 cade di domenica);
• Spese 2027: trasmissione entro il 31 gennaio 2028;
• Invio tramite software: i dati possono già essere trasmessi da un software di fatturazione collegato al Sistema TS, anche durante l’anno, senza entrare ogni volta nel portale.

Le regole sono fissate dall’art. 5 del D.Lgs. 81/2025 e dal DM MEF 29 ottobre 2025: eventuali proroghe o modifiche andranno verificate sul portale Sistema TS e sui comunicati del MEF.

Errori comuni e sanzioni

La normativa prevede sanzioni in caso di omessa, tardiva o errata trasmissione. L’art. 3, comma 5-bis, del D.Lgs. 175/2014 stabilisce una sanzione di 100 euro per ogni comunicazione, con un massimo di 50.000 euro, e alcune attenuanti.

Vediamo i casi più frequenti e come evitarli:

Errore 1: omessa trasmissione

Non trasmettere i dati entro la scadenza è la violazione più grave. La sanzione è di 100 euro per ogni comunicazione omessa, con un massimo di 50.000 euro. Se ti accorgi di aver dimenticato delle spese, inviale il prima possibile: se la comunicazione corretta arriva entro 60 giorni dalla scadenza, la sanzione è ridotta a un terzo, con un massimo di 20.000 euro.

Errore 2: codice fiscale sbagliato

Trasmettere un codice fiscale errato invalida la comunicazione. Controlla sempre il codice fiscale sul documento d’identità o sulla tessera sanitaria del paziente. Il portale Sistema TS effettua una validazione formale, ma non certifica che il CF corrisponda effettivamente al paziente.

Errore 3: data pagamento vs data fattura

Molti professionisti confondono la data di emissione della fattura con la data di pagamento. Il Sistema TS vuole la data in cui il paziente ha effettivamente pagato (principio di cassa). Se un paziente paga una fattura di novembre 2025 nel gennaio 2026, la spesa va tra quelle del 2026 (da trasmettere entro il 1° febbraio 2027), non tra quelle del 2025.

Errore 4: inserire prestazioni non sanitarie

Lo psicologo che inserisce nel Sistema TS anche le proprie fatture per attività di formazione o coaching commette un errore. Solo le prestazioni sanitarie esenti IVA rientrano nel perimetro dell’obbligo di trasmissione.

Errore 5: non gestire le rettifiche

Se un paziente chiede la restituzione di un importo (rimborso parziale o totale), devi trasmettere una rettifica al Sistema TS. Il portale consente di annullare o modificare una comunicazione già inviata entro i termini stabiliti.

Software e strumenti: come semplificare

Gestire manualmente il Sistema TS — inserire ogni ricevuta, costruire il file CSV, rispettare le scadenze — è possibile, ma richiede tempo e attenzione. I software di fatturazione integrati con il Sistema TS semplificano enormemente il processo.

Le funzionalità da cercare in un buon software per professionisti sanitari:

• Generazione automatica del file CSV nel formato MEF, a partire dalle fatture emesse nel periodo;
• Invio diretto al portale Sistema TS (tramite API o caricamento guidato del file);
• Gestione delle opposizioni: flag automatico per i pazienti che hanno espresso l’opposizione;
• Distinzione automatica tra fatture da trasmettere al Sistema TS (prestazioni esenti, privati) e quelle da inviare allo SDI (fatture a enti, prestazioni imponibili);
• Archivio ricevute con conservazione digitale per 10 anni.

Piattaforme come quelle analizzate nella nostra guida ai software di fatturazione per sanitari offrono queste funzionalità in modo integrato. Se stai valutando di passare a uno strumento più moderno, considera anche Fatturazione Italia: ai pazienti emetti fatture sanitarie in PDF senza SDI, alle strutture fatture elettroniche via SDI, e invii le spese al Sistema TS con un clic (o in automatico ogni notte, a scelta), con variazioni, cancellazioni e opposizione del paziente gestite. Il Sistema TS è incluso nel piano Pro, a 89 € + IVA l’anno (108,58 € IVA inclusa, 500 fatture), con prova gratuita di 14 giorni senza carta.

Per psicologi e psicoterapeuti ci sono alcune funzioni specifiche:

• Bonus Psicologo: al Sistema TS la quota coperta dal bonus parte con la voce AA e il resto con SP, con le diciture in fattura;
• seduta resa a un’altra persona: la fattura va al genitore e al Sistema TS il codice fiscale del figlio;
• contributo ENPAP compreso nel prezzo: se la tua tariffa è “tutto compreso”, la seduta da 70 € resta 70 € (68,63 € di prestazione più 1,37 € di contributo); in alternativa il contributo si aggiunge (70 € + 2% = 71,40 €);
• catalogo con le prestazioni tipiche già pronto e numero della marca da bollo sul PDF;
• chi arriva da PsicoGest può importare il file .xls con pazienti, fatture e fornitori, contributo ENPAP e numero della marca da bollo, senza che nessuna fattura venga rimandata allo SDI o al Sistema TS.

La scelta fra contributo in aggiunta o già compreso vale per tutti i professionisti con una cassa, e il contributo si applica riga per riga: un rimborso spese resta fuori.

Per una panoramica completa sulle opzioni disponibili, leggi anche: Partita IVA Fisioterapista 2026: Codice ATECO, Gestione Separata INPS e Regime Forfettario.

Domande frequenti (FAQ)

Gli psicologi in regime forfettario devono trasmettere al Sistema TS?

Sì. Il regime fiscale adottato (forfettario o ordinario) non incide sull’obbligo di trasmissione al Sistema TS. L’obbligo dipende dal tipo di prestazione (sanitaria, esente IVA, erogata a privati) e dall’iscrizione all’ordine professionale, non dal regime contabile.

Cosa succede se dimentico di trasmettere entro la scadenza?

Puoi inviare i dati in ritardo tramite il portale Sistema TS. La trasmissione tardiva è comunque soggetta a sanzione (100 euro per comunicazione, massimo 50.000 euro), ma se la comunicazione corretta arriva entro 60 giorni dalla scadenza la sanzione è ridotta a un terzo, con un massimo di 20.000 euro (art. 3, comma 5-bis, D.Lgs. 175/2014). Per le spese 2026 la scadenza è il 1° febbraio 2027.

Come faccio a sapere se un paziente ha opposto il diniego?

L’opposizione può essere comunicata dal paziente direttamente a te (prima del pagamento) oppure esercitata dal paziente stesso verso l’Agenzia delle Entrate o sul portale Sistema TS (per le spese 2025: all’Agenzia entro il 2 febbraio 2026, sul portale dal 9 febbraio al 9 marzo 2026). Nel secondo caso non sei avvisato direttamente: il paziente gestisce l’opposizione in autonomia e il sistema non te lo notifica. L’unica accortezza è chiedere sempre al paziente, prima della prima seduta, se intende esercitare il diritto di opposizione.

Il fisioterapista in convenzione con il SSN deve inviare dati al Sistema TS?

No. Le prestazioni erogate in regime di convenzione con il Servizio Sanitario Nazionale non rientrano nell’obbligo di trasmissione individuale al Sistema TS. In quel contesto è la struttura sanitaria pubblica o accreditata a gestire gli adempimenti. Se invece eroghi anche prestazioni private al di fuori della convenzione, quelle ricadono nell’obbligo.

Posso delegare la trasmissione al Sistema TS al mio commercialista o CAF?

Sì. Il portale Sistema TS consente l’accesso tramite intermediari abilitati. Il tuo commercialista o il CAF possono essere delegati ad accedere al portale per tuo conto e trasmettere i dati delle spese sanitarie. Dovrai fornire loro i dati dei pazienti (codice fiscale, data pagamento, importo) mantenendo piena riservatezza nel trattamento.

Questo articolo è stato redatto con l’ausilio di strumenti di intelligenza artificiale e verificato dalla redazione di Centro Fiscale, che ne è responsabile dei contenuti.

Hai bisogno di supporto con il Sistema TS o la fatturazione sanitaria?

La gestione degli adempimenti fiscali per un professionista sanitario è complessa: Sistema TS, esenzione IVA, regime forfettario, contributi alla cassa previdenziale. Il CAF Centro Fiscale di Udine supporta fisioterapisti, psicologi e altri sanitari con servizi di assistenza fiscale personalizzati. Richiedi un preventivo personalizzato per la tua situazione.