Chi esercita una professione sanitaria con partita IVA – medico, psicologo, fisioterapista, veterinario, odontoiatra o altra figura iscritta a un albo sanitario – si trova a gestire un meccanismo di fatturazione diverso da quello della maggior parte dei liberi professionisti. Nella maggior parte dei casi, infatti, la prestazione resa a un paziente persona fisica non genera una fattura elettronica ordinaria trasmessa tramite Sistema di Interscambio (SDI), ma un invio di dati al Sistema Tessera Sanitaria (Sistema TS). Capire come funziona questo doppio binario – e quali caratteristiche cercare in un software di fatturazione capace di gestirlo correttamente – è essenziale per evitare errori e sanzioni.

In questa guida del CAF Centro Fiscale di Udine vediamo perché i sanitari non emettono (di regola) fattura elettronica ai pazienti, come funziona l’invio dei dati al Sistema TS, cosa cambia quando il paziente esercita il proprio diritto di opposizione e quali funzionalità deve avere un software di fatturazione pensato per la specificità della professione sanitaria.

Indice dei contenuti

• Perche i sanitari non emettono fattura elettronica ordinaria (di regola)
• Come funziona l’invio dei dati al Sistema TS
• Il diritto di opposizione del paziente e cosa cambia
• Le funzionalita da cercare in un software di fatturazione per sanitari
• A chi si applica: medici, psicologi, fisioterapisti, veterinari e altre professioni
• Adempimenti operativi per la P.IVA sanitaria
• Domande frequenti

Perché i sanitari non emettono fattura elettronica ordinaria (di regola)

Per le prestazioni sanitarie di diagnosi, cura e riabilitazione rese a persone fisiche, i professionisti sanitari trasmettono i dati della prestazione al Sistema Tessera Sanitaria, che li mette a disposizione dell’Agenzia delle Entrate per la costruzione della dichiarazione dei redditi precompilata e per il riconoscimento della detrazione IRPEF del 19% sulle spese sanitarie sostenute dal cittadino. In questi casi il professionista non emette una fattura elettronica ordinaria tramite SDI per quella prestazione: l’invio dei dati al Sistema TS sostituisce, ai fini della comunicazione verso l’Erario, la trasmissione tramite Sistema di Interscambio.

Il professionista sanitario, in ogni caso, deve comunque emettere un documento verso il paziente (fattura o altro documento fiscalmente valido secondo le regole della propria attività), ma la trasmissione telematica verso l’Agenzia delle Entrate avviene attraverso il canale Sistema TS anziché tramite SDI. Questo meccanismo riguarda le prestazioni rese a persone fisiche nell’ambito dell’attività sanitaria; è diverso il trattamento per le prestazioni rese a soggetti diversi dalle persone fisiche (ad esempio altre partite IVA, aziende, enti), per le quali si applicano le regole ordinarie di fatturazione elettronica.

Va sottolineato che questo doppio binario – Sistema TS in alternativa alla fattura elettronica ordinaria per le prestazioni sanitarie ai privati – è un meccanismo consolidato negli anni, ma le condizioni di dettaglio (soggetti tenuti, modalità di invio, eventuali proroghe di aspetti specifici) possono essere oggetto di aggiornamento normativo periodico. Per la situazione normativa aggiornata al periodo d’imposta corrente, ti consigliamo di verificare con il tuo commercialista o con un CAF, soprattutto se la tua attività è di recente regolamentazione professionale (come avviene ad esempio per alcune professioni sanitarie di istituzione più recente).

Come funziona l’invio dei dati al Sistema TS

Il Sistema Tessera Sanitaria è la piattaforma del Ministero dell’Economia e delle Finanze a cui i professionisti sanitari trasmettono, in via telematica, i dati delle spese sanitarie sostenute dai propri pazienti. Operativamente, questo significa che il professionista – direttamente o tramite il proprio software di fatturazione – invia periodicamente i dati identificativi della prestazione (data, importo, tipologia) senza che sia necessario generare e trasmettere una fattura elettronica tramite SDI per quella singola operazione.

I dati trasmessi al Sistema TS confluiscono nella dichiarazione precompilata del paziente, che potrà così vedersi riconosciuta automaticamente (salvo verifica) la detrazione IRPEF del 19% sulle spese sanitarie sostenute, senza dover conservare e inserire manualmente ogni singola ricevuta. Per il professionista, questo comporta un adempimento aggiuntivo rispetto alla semplice emissione del documento di incasso: la trasmissione tempestiva e corretta dei dati al sistema, secondo le scadenze e le modalità tecniche previste.

Le scadenze di invio e le specifiche tecniche del tracciato dati possono essere aggiornate periodicamente: è quindi importante che il software di fatturazione utilizzato sia mantenuto aggiornato dal fornitore rispetto alle regole vigenti, per evitare invii scartati o fuori termine.

Il diritto di opposizione del paziente e cosa cambia

Il paziente ha il diritto di opporsi all’invio dei propri dati sanitari al Sistema Tessera Sanitaria, per ragioni di riservatezza legate alla natura sensibile del dato sanitario. Quando il paziente esercita questo diritto di opposizione, il professionista sanitario non trasmette i dati di quella specifica prestazione al Sistema TS.

A differenza di quanto si potrebbe pensare, l’opposizione del paziente non fa scattare l’obbligo di fattura elettronica ordinaria tramite SDI. Il divieto di fatturazione elettronica tramite Sistema di Interscambio per le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche resta valido in ogni caso, anche quando il paziente si oppone all’invio al Sistema TS (lo prevede espressamente la normativa che estende il divieto di fatturazione via SDI a tutti i soggetti che rendono prestazioni sanitarie a persone fisiche, indipendentemente dall’obbligo di trasmissione al Sistema TS). Cambia quindi solo il canale del documento, non l’obbligo di fatturazione elettronica via SDI: se il paziente si oppone, il professionista deve comunque emettere un documento fiscalmente valido (fattura cartacea o fattura elettronica extra-SDI, cioè non trasmessa tramite Sistema di Interscambio), ma non può emettere fattura elettronica ordinaria via SDI per quella prestazione, proprio a tutela della riservatezza del dato sanitario.

Un meccanismo di opposizione concettualmente simile – seppur relativo a un ambito diverso – è quello descritto nel nostro approfondimento su opposizione 730 e spese sanitarie: anche in quel caso la scelta del paziente di non far confluire il dato nella precompilata ha effetti diretti sugli adempimenti del professionista che ha emesso il documento.

Per il professionista, questo significa che il software di fatturazione utilizzato deve permettere di tracciare in modo affidabile quali pazienti si sono opposti, in modo da sapere, prestazione per prestazione, se generare un invio al Sistema TS oppure predisporre il documento alternativo (fattura cartacea o extra-SDI) con i codici IVA corretti, senza mai instradare quella prestazione verso il canale SDI.

Le funzionalità da cercare in un software di fatturazione per sanitari

Non tutti i software di fatturazione elettronica gestiscono in modo nativo la specificità della fatturazione sanitaria. Prima di scegliere lo strumento, un professionista sanitario con partita IVA dovrebbe verificare che il software offra queste funzionalità:

• Integrazione diretta con il Sistema TS: possibilità di trasmettere i dati delle prestazioni direttamente dal gestionale, senza dover usare canali separati o inserire manualmente i dati su altre piattaforme;
• Gestione del flag “paziente opposto”: un campo o una funzione dedicata per segnalare, prestazione per prestazione, se il paziente si è opposto all’invio al Sistema TS, in modo da instradare automaticamente la pratica verso il documento corretto (fattura cartacea o extra-SDI, mai fattura elettronica ordinaria via SDI) quando necessario;
• Codici natura IVA corretti per le prestazioni esenti: gestione automatica del codice natura N4 (operazioni esenti, tra cui le prestazioni sanitarie) nelle fatture elettroniche eventualmente emesse, oltre alla corretta gestione del codice N2.2 per chi opera in regime forfettario (ne parliamo nel dettaglio nella nostra guida sulla fatturazione elettronica forfettario e codice N2.2);
• Tracciamento storico delle opposizioni: un archivio consultabile che permetta di dimostrare, in caso di controllo, quali pazienti si sono opposti e quando, a tutela sia del professionista sia del paziente;
• Conservazione digitale a norma: sia per le fatture elettroniche ordinarie sia per la documentazione relativa agli invii al Sistema TS, nel rispetto degli obblighi di conservazione sostitutiva;
• Aggiornamento costante alle regole tecniche vigenti: sia per il tracciato dati del Sistema TS sia per le specifiche della fatturazione elettronica (formato FatturaPA), che possono essere modificate nel tempo.

Non esiste un unico software “giusto” per tutti i professionisti sanitari: la scelta dipende anche dal volume di pazienti, dal tipo di attività (in studio singolo, in associazione, in convenzione) e dagli strumenti già in uso (agende elettroniche, gestionali di studio). L’importante è verificare concretamente, prima dell’acquisto o dell’abbonamento, che le funzionalità sopra elencate siano effettivamente presenti e non solo genericamente pubblicizzate.

A chi si applica: medici, psicologi, fisioterapisti, veterinari e altre professioni

Il meccanismo Sistema TS / opposizione riguarda, in generale, i soggetti iscritti ad albi o elenchi di professioni sanitarie riconosciute e soggette a vigilanza, tra cui:

• Medici e odontoiatri iscritti al relativo Ordine;
• Psicologi iscritti all’Albo degli Psicologi;
• Fisioterapisti e altre professioni sanitarie riabilitative;
• Veterinari iscritti all’Ordine dei Medici Veterinari (per le prestazioni rientranti nell’ambito sanitario);
• Infermieri, ostetriche e altre professioni sanitarie infermieristiche e ostetriche;
• Altre professioni sanitarie regolamentate, incluse alcune figure di più recente istituzione (per le quali, come accade ad esempio per gli osteopati, l’obbligo può decorrere dal momento dell’effettiva iscrizione all’albo professionale una volta pienamente operativo – ne parliamo nella nostra guida dedicata alla fatturazione dell’osteopata).

Per approfondimenti su casistiche specifiche, puoi consultare anche le nostre guide dedicate a fatturazione dell’ostetrica e fatturazione del podologo, che trattano il rapporto tra Sistema TS, cassa previdenziale e detrazioni per il paziente in modo specifico per ciascuna professione.

Se hai dubbi sulla tua posizione specifica – ad esempio se la tua professione è di recente regolamentazione o se svolgi un’attività mista (sanitaria e non sanitaria) – è opportuno verificare con il tuo ordine professionale o con un consulente fiscale prima di impostare in modo definitivo il software di fatturazione.

Adempimenti operativi per la P.IVA sanitaria

Oltre alla scelta del software, un professionista sanitario che apre o gestisce una partita IVA deve tenere sotto controllo alcuni aspetti operativi:

• Codice ATECO corretto: fondamentale selezionare il codice ATECO relativo alla propria professione sanitaria specifica, che incide anche sull’inquadramento previdenziale e sulla corretta applicazione del regime IVA;
• Regime fiscale: la scelta tra regime forfettario e regime ordinario non incide sull’obbligo di gestione del Sistema TS, ma incide sulla tassazione e su alcuni adempimenti IVA generali (ne parliamo nel dettaglio nella guida sulla fatturazione elettronica in regime forfettario);
• Cassa previdenziale di riferimento: ogni professione sanitaria ha generalmente una cassa previdenziale o una gestione INPS di riferimento, con contributi che vanno calcolati e versati secondo le regole specifiche della categoria;
• Iscrizione all’albo professionale: condizione necessaria per l’esercizio dell’attività e, in molti casi, presupposto per l’applicazione delle regole di esenzione IVA e per l’obbligo di invio al Sistema TS;
• Conservazione della documentazione: sia delle fatture elettroniche eventualmente emesse, sia della documentazione relativa agli invii al Sistema TS e alle opposizioni ricevute dai pazienti.

Per la corretta gestione simultanea di questi aspetti – fiscali, previdenziali e di adempimento verso il Sistema TS – può essere utile affidarsi a un CAF o a un consulente che segua in modo integrato la posizione della partita IVA sanitaria, evitando errori che possono generare sanzioni o difficoltà nella dichiarazione precompilata dei propri pazienti.

Domande frequenti

Un medico o uno psicologo con partita IVA deve emettere fattura elettronica ai pazienti?
No, in nessun caso per le prestazioni sanitarie di diagnosi, cura e riabilitazione rese a persone fisiche: il divieto di fattura elettronica ordinaria tramite SDI verso il paziente persona fisica è sempre valido, sia che il professionista invii i dati al Sistema TS sia che il paziente si opponga a tale invio. Cambia solo il documento da emettere: se i dati vanno al Sistema TS non serve una fattura elettronica via SDI; se il paziente si oppone, va comunque emesso un documento fiscalmente valido ma non tramite il canale SDI (fattura cartacea o elettronica extra-SDI).

Cosa succede se il paziente si oppone all’invio dei dati al Sistema TS?
Se il paziente comunica al professionista sanitario la propria opposizione all’invio dei dati al Sistema TS, quella prestazione non viene trasmessa al Sistema TS, ma il professionista NON deve comunque emettere fattura elettronica ordinaria tramite SDI: il divieto di fatturazione elettronica via SDI verso persone fisiche per prestazioni sanitarie resta valido anche in caso di opposizione. Va emesso un documento alternativo (fattura cartacea o fattura elettronica extra-SDI). E’ quindi importante che il software di fatturazione permetta di gestire correttamente entrambi gli scenari senza instradare erroneamente verso il canale SDI.

Quali professioni sanitarie sono tenute all’invio dei dati al Sistema TS?
Sono generalmente tenuti i soggetti iscritti ad albi o elenchi di professioni sanitarie riconosciute e soggette a vigilanza (es. medici, odontoiatri, psicologi, infermieri, fisioterapisti, veterinari, ostetriche, farmacisti e altre figure sanitarie regolamentate). Per le professioni di più recente regolamentazione l’obbligo può decorrere dal momento dell’effettiva iscrizione all’albo di competenza: in caso di dubbio sulla propria posizione specifica è opportuno verificare con il proprio ordine professionale o con un consulente.

Un software di fatturazione elettronica generico va bene per un professionista sanitario?
Un software di fatturazione qualsiasi permette di emettere fatture elettroniche ordinarie, ma per un professionista sanitario è utile che gestisca anche l’invio dei dati al Sistema TS, il tracciamento delle opposizioni dei pazienti e i codici di esenzione IVA corretti (es. natura N4 per le prestazioni sanitarie esenti). Verificare queste funzionalità prima di scegliere lo strumento evita di dover gestire due sistemi separati.

Fino a quando è valido l’esonero dalla fattura elettronica per i sanitari?
Il meccanismo per cui i dati delle prestazioni sanitarie vengono inviati al Sistema TS anziché tramite fattura elettronica ordinaria è una misura che negli anni è stata più volte confermata dal legislatore. Le condizioni e le eventuali proroghe possono essere aggiornate di anno in anno: per la situazione normativa vigente nel periodo d’imposta corrente è consigliabile verificare con il proprio commercialista o con un CAF.

Un professionista sanitario in regime forfettario deve comunque gestire il Sistema TS?
Sì: l’obbligo di invio dei dati al Sistema TS riguarda l’attività sanitaria svolta e non dipende dal regime fiscale scelto (forfettario o ordinario). Il regime forfettario incide sulla tassazione e sugli adempimenti IVA generali, non sull’obbligo di trasmissione al Sistema TS né sul meccanismo dell’opposizione del paziente.

Questo articolo è stato redatto con l’ausilio di strumenti di intelligenza artificiale e verificato dalla redazione di Centro Fiscale, che ne è responsabile dei contenuti.

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