Fatturare alla Pubblica Amministrazione non è come emettere una fattura verso un’azienda privata o un consumatore finale. Cambia il formato del file XML, cambiano i dati obbligatori da inserire, cambia il trattamento dell’IVA e cambiano perfino i tempi di pagamento. Un architetto che firma una perizia per un Comune, un ingegnere incaricato da un’ASL, un geometra che lavora per un Tribunale o un consulente che vince un piccolo affidamento diretto si trovano davanti a una serie di adempimenti tecnici che, se sbagliati, possono bloccare l’incasso per mesi.

In questa guida completa 2026 vediamo passo per passo tutto quello che serve sapere per fatturare alla Pubblica Amministrazione senza errori: il formato FatturaPA (FPA12), il Codice Univoco Ufficio, il funzionamento del Sistema di Interscambio, lo split payment e il motivo per cui i forfettari ne sono esclusi, la ritenuta d’acconto, i codici CIG e CUP, il bollo da 2 euro, i termini di pagamento previsti dalla legge e l’obbligo di conservazione sostitutiva. Il linguaggio è volutamente semplice: ogni sigla viene spiegata, perché fatturare alla Pubblica Amministrazione è più facile di quanto sembri quando si conoscono le regole del gioco.

Fatturare alla Pubblica Amministrazione: obbligo di FatturaPA e differenza tra FPA12 e FPR12

La fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione è obbligatoria da molto prima di quella tra privati: è partita il 6 giugno 2014 per ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza, ed è stata estesa a tutte le altre amministrazioni (Comuni, Regioni, ASL, scuole, università, Tribunali, enti pubblici) dal 31 marzo 2015, in attuazione della Legge 244/2007 e del DM 55/2013. La regola è netta: se non emetti una fattura elettronica nel formato corretto, l’ente non può pagarti, nemmeno parzialmente.

La FatturaPA è un file XML (un formato di testo strutturato leggibile dai computer) che segue le stesse specifiche tecniche della fattura elettronica ordinaria, ma con un’etichetta diversa nel campo FormatoTrasmissione. Questo campo è il primo elemento da cui capire se stiamo trattando una fattura pubblica o privata.

• FPA12: è il formato da usare quando devi fatturare alla Pubblica Amministrazione. Richiede il Codice Univoco Ufficio a 6 caratteri e attiva alcuni controlli aggiuntivi del Sistema di Interscambio.
• FPR12: è il formato delle fatture B2B e B2C, cioè verso aziende, altri professionisti e consumatori privati. Il codice destinatario è di 7 caratteri (oppure sette zeri se si usa la PEC o l’indirizzo telematico registrato).

Le differenze non finiscono qui. Nel tracciato FPA12 diventano di fatto indispensabili i dati del contratto, della convenzione, dell’ordine o della determina che hanno originato l’incarico, insieme ai codici CIG e CUP quando previsti. Inoltre il campo EsigibilitaIVA va spesso valorizzato con la lettera S, che segnala la scissione dei pagamenti (lo split payment che vedremo tra poco). Chi è abituato a emettere fatture elettroniche B2B deve quindi rivedere le proprie abitudini: la logica è simile, ma i controlli sono molto più severi.

Un ultimo aspetto pratico: alcuni soggetti, come le società a controllo pubblico o i gestori di pubblici servizi, ricevono fatture in formato FPR12 pur applicando lo split payment. Capire in quale categoria rientra il tuo committente è il primo passo per fatturare alla Pubblica Amministrazione in modo corretto ed evitare uno scarto immediato.

Codice Univoco Ufficio e codice IPA: il dato che non puoi sbagliare

Il Codice Univoco Ufficio è una sequenza di sei caratteri alfanumerici che identifica con precisione l’ufficio dell’ente destinatario della fattura. Non identifica il Comune o l’ASL nel loro complesso, ma lo specifico ufficio abilitato a ricevere le fatture: un Comune di medie dimensioni può averne uno solo, mentre una grande azienda sanitaria può averne decine, uno per ciascun servizio o presidio.

Questo codice è pubblicato nell’IPA, l’Indice dei domicili digitali della Pubblica Amministrazione e dei gestori di pubblici servizi, l’anagrafe ufficiale gestita da AgID in cui ogni ente registra i propri uffici di fatturazione. In pratica, è l’elenco telefonico digitale delle amministrazioni italiane.

Da dove si recupera concretamente? Nella stragrande maggioranza dei casi il codice è già scritto nei documenti che hai ricevuto dall’ente:

• nella determina di affidamento o nella lettera di incarico;
• nel contratto o nella convenzione firmata con l’amministrazione;
• nell’ordine di acquisto o nella comunicazione dell’ufficio ragioneria;
• talvolta anche nella PEC con cui l’ente ti ha comunicato l’incarico.

Se il codice manca o è ambiguo, non improvvisare: una fattura inviata all’ufficio sbagliato viene consegnata formalmente ma finisce in un ufficio che non ha alcun titolo per liquidarla, con il risultato di un rifiuto o di un silenzio che dura mesi. Prima di fatturare alla Pubblica Amministrazione è sempre bene far verificare il dato a un professionista: il CAF Centro Fiscale di Udine controlla il codice ufficio e tutti gli altri dati obbligatori prima dell’invio, sia in ufficio che online.

Sistema di Interscambio (SdI): consegna, accettazione e i 15 giorni per il rifiuto

Il Sistema di Interscambio, in sigla SdI, è la piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate attraverso cui transitano tutte le fatture elettroniche italiane. Funziona come un ufficio postale digitale: riceve il file, lo controlla, lo consegna al destinatario e restituisce al mittente una serie di notifiche che certificano cosa è successo.

Quando si tratta di fatturare alla Pubblica Amministrazione, il percorso della fattura prevede più passaggi rispetto al B2B:

1. Controlli formali dello SdI: se un dato obbligatorio manca o è incoerente arriva una Notifica di Scarto, di norma entro cinque giorni. La fattura si considera mai emessa e va ritrasmessa corretta.
2. Ricevuta di Consegna: il file è arrivato all’ufficio destinatario. Da questo momento decorrono i termini per la risposta dell’ente.
3. Notifica di Esito Committente: la PA può accettare oppure rifiutare la fattura entro 15 giorni dalla data di ricevimento.
4. Notifica di Decorrenza Termini: se entro i 15 giorni l’amministrazione non dice nulla, la fattura si intende accettata e il documento non può più essere rifiutato.

Questo meccanismo del silenzio-assenso è una tutela importante per chi lavora con gli enti pubblici: trascorsi quindici giorni senza risposta, la partita si sposta sul piano del pagamento e non più su quello della validità del documento. Attenzione però a non confondere accettazione e pagamento: sono due momenti distinti, e una fattura accettata può comunque restare impagata per settimane.

Le cause di rifiuto ammesse dal DM 132/2020

Fino al 2020 le amministrazioni rifiutavano le fatture per i motivi più disparati, spesso per semplici sviste sanabili. Il Decreto MEF 24 agosto 2020 n. 132, in vigore dal 6 novembre 2020, ha messo ordine stabilendo un elenco tassativo di cause di rifiuto. “Tassativo” significa che la PA non può inventarne altre: fuori da questi casi, il rifiuto è illegittimo.

• Fattura riferita a un’operazione non effettuata a favore dell’amministrazione destinataria (classico caso della fattura inviata all’ente sbagliato).
• Omessa o errata indicazione del CIG o del CUP, quando obbligatori per legge.
• Omessa o errata indicazione del codice di repertorio per i dispositivi medici.
• Omessa o errata indicazione del codice AIC e del relativo quantitativo per i farmaci.
• Omessa o errata indicazione del numero e della data del DDT nelle fatture differite di beni.

Il decreto precisa inoltre che la PA non può rifiutare la fattura quando l’errore è correggibile con una nota di variazione, cioè con una nota di credito o di debito. Se ti capita un rifiuto motivato genericamente (“importo non corrispondente”, “manca il visto del responsabile”), hai tutti gli strumenti per contestarlo. Abbiamo approfondito le contromosse pratiche nella guida su cosa fare quando la fattura elettronica viene rifiutata dalla PA.

Split payment (art. 17-ter DPR 633/1972): come funziona e chi lo applica nel 2026

Lo split payment, in italiano scissione dei pagamenti, è disciplinato dall’art. 17-ter del DPR 633/1972 ed è il meccanismo che più di ogni altro cambia il modo di fatturare alla Pubblica Amministrazione. Spiegato in parole semplici: tu emetti la fattura con l’IVA indicata regolarmente, ma quell’IVA non te la paga l’ente. Il committente pubblico ti versa solo l’imponibile (più eventuali contributi previdenziali) e trattiene l’IVA, versandola direttamente all’Erario.

Facciamo un esempio concreto. Un ingegnere in regime ordinario emette una parcella da 2.000 euro di compenso verso un Comune, con IVA al 22% pari a 440 euro. Il totale documento è di 2.440 euro, ma il Comune gli accrediterà solo i 2.000 euro di imponibile (al netto della ritenuta d’acconto, come vedremo), mentre i 440 euro di IVA verranno versati dall’ente allo Stato. Il professionista non incassa l’IVA e quindi non dovrà versarla nella liquidazione periodica: l’operazione è neutra, ma incide sulla liquidità perché non c’è più l'”anticipo” di cassa che l’IVA rappresentava.

Operativamente, nella fattura elettronica occorre valorizzare il campo EsigibilitaIVA con la lettera S e inserire la dicitura “scissione dei pagamenti – art. 17-ter DPR 633/1972”. Un dettaglio storico utile: fino al 30 giugno 2017 i compensi soggetti a ritenuta d’acconto erano esclusi dallo split payment, ma il DL 50/2017 ha eliminato quell’esclusione. Dal 1° luglio 2017, quindi, anche avvocati, ingegneri, architetti e consulenti con partita IVA ordinaria applicano la scissione dei pagamenti.

Split payment dopo il 30 giugno 2026: cosa è cambiato

Lo split payment è una misura in deroga alla direttiva IVA europea e necessita di un’autorizzazione dell’Unione Europea a tempo. La precedente autorizzazione scadeva il 30 giugno 2026, ma la proroga richiesta dall’Italia è stata approvata in via definitiva: con la Decisione di esecuzione (UE) 2026/1728 del Consiglio del 10 luglio 2026, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale dell’Unione europea del 15 luglio 2026, il meccanismo è autorizzato fino al 30 giugno 2029, con effetto dal 1° luglio 2026. Il Dipartimento delle Finanze ha confermato la continuità applicativa: chi già applicava la scissione dei pagamenti continua a farlo senza interruzioni anche dopo il 30 giugno 2026.

Resta invece fuori dal meccanismo una categoria uscita in precedenza: le società quotate nell’indice FTSE MIB, escluse dallo split payment dal 1° luglio 2025 per effetto del DL 84/2025. Per tutti gli altri soggetti – amministrazioni statali, enti locali, ASL, scuole, università, società controllate e partecipate incluse negli elenchi pubblicati dal MEF – nulla cambia.

Forfettari fuori dallo split payment: perché non ti riguarda

Questo è il punto che genera più confusione tra i professionisti che iniziano a fatturare alla Pubblica Amministrazione. La risposta breve è netta: il forfettario non applica lo split payment. E il motivo è semplice, quasi banale, una volta compreso il meccanismo.

Chi opera nel regime forfettario (Legge 190/2014) non addebita l’IVA in fattura: emette documenti senza applicazione dell’imposta, con codice natura N2.2 e la dicitura di legge “operazione effettuata ai sensi dell’art. 1 comma 58 della L. 190/2014”. Se in fattura non c’è IVA, non esiste alcuna imposta da “scindere”: la PA non ha nulla da trattenere e da versare all’Erario. Manca, tecnicamente, la materia imponibile su cui lo split payment potrebbe operare.

Lo stesso ragionamento vale per chi si trova ancora nel vecchio regime di vantaggio (il cosiddetto regime dei minimi, DL 98/2011) e, più in generale, per tutte le operazioni esenti, non imponibili o fuori campo IVA: dove l’imposta non viene addebitata, la scissione dei pagamenti non si applica.

Cosa deve fare in concreto un forfettario che lavora con un ente pubblico? Ecco la sintesi operativa:

• emettere la fattura in formato FPA12 con il Codice Univoco Ufficio dell’ente;
• indicare natura operazione N2.2 e la dicitura del regime forfettario;
• non compilare il campo esigibilità con la “S” dello split payment;
• inserire la dicitura che chiede di non applicare la ritenuta d’acconto ai sensi dell’art. 1 comma 67 della L. 190/2014;
• applicare il bollo da 2 euro se l’importo supera i 77,47 euro (ne parliamo tra poco);
• riportare sempre CIG e CUP, che valgono anche per chi non ha IVA.

Capita che l’ufficio ragioneria di un piccolo Comune chieda comunque la “S” in fattura per abitudine: in quel caso la fattura va difesa, non modificata. Se hai dubbi sul tuo regime o stai valutando di aprire la partita IVA agevolata, trovi tutti i requisiti aggiornati nella guida al regime forfettario del CAF Centro Fiscale di Udine.

Ritenuta d’acconto dei professionisti: non confonderla con lo split payment

Split payment e ritenuta d’acconto vengono spesso scambiati l’uno con l’altra, ma agiscono su due piani completamente diversi. Lo split payment riguarda l’IVA; la ritenuta d’acconto riguarda l’IRPEF, cioè l’imposta sul reddito del professionista.

La ritenuta, disciplinata dall’art. 25 del DPR 600/1973, è un anticipo d’imposta pari al 20% del compenso che il committente (in questo caso la PA, che agisce come sostituto d’imposta) trattiene e versa allo Stato per conto tuo. Quella somma non è persa: la ritrovi come credito nella dichiarazione dei redditi, certificata dalla Certificazione Unica che l’ente ti rilascerà l’anno successivo.

Riprendiamo l’esempio dell’ingegnere in regime ordinario con 2.000 euro di compenso verso un Comune. Ipotizzando anche il contributo integrativo Inarcassa del 4% (che non subisce ritenuta), il conto è questo:

• Compenso professionale: 2.000 euro
• Contributo integrativo 4%: 80 euro
• Imponibile IVA: 2.080 euro – IVA 22%: 457,60 euro (trattenuta dall’ente con lo split payment)
• Ritenuta d’acconto 20% sui soli 2.000 euro di compenso: 400 euro
• Netto effettivamente incassato: 1.680 euro

Il forfettario, invece, non subisce né l’una né l’altro: niente split payment perché non espone IVA e niente ritenuta d’acconto perché il suo reddito è tassato con imposta sostitutiva, una tassa unica che prende il posto di IRPEF e addizionali. È fondamentale inserire in fattura la dicitura che richiama l’art. 1 comma 67 della L. 190/2014, altrimenti l’ufficio ragioneria applicherà la trattenuta “per prassi” e recuperare quella somma richiederà mesi.

CIG e CUP: la tracciabilità dei flussi finanziari (L. 136/2010)

Chi deve fatturare alla Pubblica Amministrazione incontra prima o poi due sigle che sembrano gemelle ma non lo sono affatto:

• CIG – Codice Identificativo di Gara: identifica il singolo affidamento o contratto pubblico. Lo genera la stazione appaltante attraverso le piattaforme certificate collegate all’ANAC e accompagna l’appalto dalla nascita al pagamento finale.
• CUP – Codice Unico di Progetto: identifica il progetto d’investimento pubblico nel suo insieme (ad esempio la ristrutturazione di una scuola finanziata dal PNRR). Un unico CUP può contenere decine di contratti, ciascuno con il proprio CIG.

L’obbligo nasce dalla Legge 136/2010 sulla tracciabilità dei flussi finanziari, una norma antimafia pensata per seguire il percorso del denaro pubblico dall’ente fino all’ultimo subappaltatore. Da qui discendono tre obblighi concreti per il professionista: indicare CIG e CUP in fattura, incassare su un conto corrente dedicato (anche non esclusivo) comunicato all’ente, e utilizzare bonifici bancari o postali tracciabili per i pagamenti relativi alla commessa.

E se il CIG o il CUP mancano? Le conseguenze sono pesanti e su due livelli. Sul piano della fattura, l’omessa o errata indicazione del CIG o del CUP è una delle cause tassative di rifiuto previste dal DM 132/2020: la PA rifiuta il documento e il pagamento si blocca. Sul piano contrattuale, l’art. 3 comma 8 della L. 136/2010 prevede la nullità assoluta del contratto privo della clausola di tracciabilità, e le violazioni degli obblighi sono punite con sanzioni amministrative pecuniarie.

La regola d’oro è semplice: non emettere mai una fattura verso un ente pubblico senza aver chiesto formalmente il CIG e, se previsto, il CUP. Basta una PEC al responsabile del procedimento. Se l’ente risponde che per quell’affidamento il CIG non è dovuto (accade per alcune fattispecie escluse dal Codice dei contratti pubblici, D.lgs. 36/2023), conserva la risposta scritta: è la tua prova in caso di contestazione.

Bollo virtuale da 2 euro sulle fatture senza IVA sopra 77,47 euro

Il tema del bollo è decisivo soprattutto per i forfettari, ma riguarda chiunque emetta fatture esenti, non imponibili, fuori campo IVA o comunque prive di imposta. La regola, contenuta nell’art. 13 della Tariffa allegata al DPR 642/1972, prevede l’applicazione di un’imposta di bollo da 2 euro su ogni fattura senza IVA il cui importo superi 77,47 euro.

La soglia dei 77,47 euro sembra arbitraria perché deriva dalla conversione delle vecchie 150.000 lire. Attenzione: la verifica va fatta sull’importo non assoggettato a IVA, non sul totale documento. Un forfettario che fattura 500 euro a un Comune deve quindi applicare il bollo; se fattura 60 euro, no.

Nella fattura elettronica non si incolla più il francobollo: si utilizza il bollo virtuale, valorizzando l’apposito campo DatiBollo del file XML. Il versamento avviene poi con cadenza trimestrale tramite modello F24, usando i codici tributo 2521, 2522, 2523 e 2524. Per gli importi più contenuti sono previste facilitazioni che consentono di posticipare il versamento dei primi trimestri, accorpandoli alle scadenze successive.

Un dubbio ricorrente: chi paga il bollo? Il soggetto obbligato verso l’Erario è chi emette la fattura, ma l’importo può essere addebitato al cliente in fattura come rimborso, esponendolo come somma esclusa dalla base imponibile ai sensi dell’art. 15 del DPR 633/1972. Molti enti pubblici lo accettano senza problemi, altri lo contestano: verificare prima cosa prevede il contratto evita discussioni in fase di liquidazione. La gestione automatica del bollo è uno dei motivi per cui conviene appoggiarsi a un buon software di fatturazione anziché compilare l’XML a mano.

Quando paga la PA: termini del D.lgs. 231/2002 e Piattaforma Crediti Commerciali

Veniamo alla domanda che ogni professionista si pone: quanto tempo ha la PA per pagare? La risposta è nel D.lgs. 231/2002, la norma che recepisce la direttiva europea contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali.

• 30 giorni dal ricevimento della fattura: è il termine ordinario per tutte le pubbliche amministrazioni.
• 60 giorni: termine applicabile agli enti del Servizio Sanitario Nazionale (ASL, aziende ospedaliere, IRCCS) e, in casi particolari, quando un termine più lungo è pattuito espressamente per iscritto e giustificato dalla natura del contratto.
• Se è prevista una verifica di conformità o il collaudo della prestazione, i 30 giorni decorrono dalla data della verifica, che comunque non può superare i 30 giorni salvo diverso accordo scritto.

Superato il termine, gli interessi moratori decorrono automaticamente, senza bisogno di alcun sollecito o messa in mora: il tasso è quello di riferimento BCE maggiorato di 8 punti percentuali. In più, il creditore ha diritto a un importo forfettario di 40 euro a titolo di rimborso dei costi di recupero, oltre all’eventuale risarcimento del maggior danno.

La PCC e la certificazione dei crediti verso la PA

Ogni fattura inviata alla PA viene registrata nella PCC – Piattaforma dei Crediti Commerciali, il sistema del Ministero dell’Economia e delle Finanze (Ragioneria Generale dello Stato) che traccia lo stato dei debiti delle amministrazioni verso i fornitori. Sulla PCC si legge se la fattura è stata contabilizzata, se è stata liquidata e se il pagamento è stato disposto.

La piattaforma consente anche la certificazione del credito: l’amministrazione attesta formalmente che il credito è certo, liquido ed esigibile. Un credito certificato diventa uno strumento finanziario a tutti gli effetti, perché può essere:

• compensato con debiti fiscali e contributivi tramite modello F24;
• ceduto a banche o intermediari finanziari;
• utilizzato per ottenere anticipazioni bancarie a condizioni agevolate;
• portato a base di un decreto ingiuntivo in caso di inerzia prolungata dell’ente.

La procedura di certificazione ha tempi stretti e passaggi formali che è bene non affrontare all’ultimo momento. Se hai crediti fermi da mesi verso un Comune o un’azienda sanitaria, gli operatori del CAF Centro Fiscale ti affiancano nella predisposizione dell’istanza e nella valutazione della compensazione più conveniente, in ufficio a Udine o da remoto.

Architetti, ingegneri e geometri che fatturano a Comuni, ASL e Tribunali

Le professioni tecniche sono quelle che più frequentemente devono fatturare alla Pubblica Amministrazione: progettazioni, direzione lavori, collaudi, perizie, incarichi di consulenza tecnica d’ufficio. Ogni tipologia di ente ha le sue particolarità, e conoscerle in anticipo evita blocchi nei pagamenti.

• Comuni ed enti locali: incarichi di progettazione e direzione lavori, quasi sempre con CIG e, per le opere finanziate, anche CUP. Attenzione ai quadri economici: la fattura deve rispecchiare esattamente la determina di affidamento.
• ASL e aziende ospedaliere: termine di pagamento a 60 giorni, codici ufficio molto frammentati, spesso richiesta di indicare il numero di ordine interno.
• Tribunali: i compensi di CTU e periti seguono il regime delle spese di giustizia, con liquidazione tramite decreto del giudice e tempi tecnici particolari.
• Scuole e università: importi spesso modesti, ma controlli formali rigidi sui codici ufficio.

A questo si aggiungono i contributi previdenziali di categoria: il contributo integrativo (4% per Inarcassa, cassa di architetti e ingegneri; 5% del volume d’affari per la CIPAG dei geometri) entra nella base imponibile IVA ma non subisce ritenuta, ed è soggetto anch’esso allo split payment quando l’IVA è esposta. Per chi sta muovendo i primi passi, abbiamo dedicato guide specifiche all’apertura della partita IVA per ingegneri e al caso particolare dell’architetto dipendente pubblico con partita IVA, situazione frequentissima tra chi collabora con gli enti.

Discorso analogo per i professionisti sanitari convenzionati o incaricati da aziende ospedaliere e case di riposo pubbliche, che sommano alle regole della fattura elettronica anche le particolarità del proprio settore: trovi il quadro completo nella guida dedicata alla partita IVA dei professionisti sanitari.

Conservazione sostitutiva a norma: l’obbligo decennale che tutti dimenticano

Inviare la fattura e incassare non chiude il cerchio. Ogni fattura elettronica, comprese quelle emesse per fatturare alla Pubblica Amministrazione, deve essere conservata digitalmente a norma per dieci anni, come previsto dall’art. 2220 del Codice civile e dalle regole tecniche sulla conservazione digitale (DM 17 giugno 2014 e Linee guida AgID).

Cosa significa “a norma”? Che non basta salvare il PDF sul computer o in una cartella cloud. La conservazione sostitutiva è un processo tecnico che garantisce integrità, autenticità, leggibilità e riferimento temporale certo dei documenti, con marca temporale e firma digitale del responsabile della conservazione. Solo così il file ha pieno valore probatorio in caso di controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate o della Guardia di Finanza.

Le fatture verso la PA hanno una sensibilità in più: sono documenti legati a contratti pubblici e possono essere richiesti anche a distanza di anni nell’ambito di verifiche amministrative, contabili o della Corte dei conti. Affidarsi a un software di fatturazione elettronica che includa la conservazione a norma è la scelta più sicura ed economica: sul tema abbiamo approfondito le soluzioni disponibili nella guida alla fatturazione elettronica B2B 2026.

Gli errori più frequenti quando si fattura alla Pubblica Amministrazione

Dopo anni di assistenza a professionisti e piccole partite IVA, gli errori che vediamo ripetersi quando si tratta di fatturare alla Pubblica Amministrazione sono sempre gli stessi. Riconoscerli in anticipo vale più di qualsiasi manuale tecnico.

• Formato sbagliato: fattura emessa come FPR12 verso un ente che richiede FPA12, con conseguente scarto o mancato recapito.
• CIG o CUP dimenticati: causa di rifiuto tassativa, la più diffusa in assoluto.
• Split payment applicato da un forfettario: errore concettuale che genera fatture incoerenti e ritardi nella liquidazione.
• Bollo da 2 euro omesso sulle fatture senza IVA sopra i 77,47 euro, con sanzioni in caso di controllo.
• Ritenuta d’acconto applicata al forfettario perché manca la dicitura di esonero.
• Nessun monitoraggio delle notifiche SdI: la fattura è stata scartata, il professionista non se ne accorge e scopre mesi dopo di non avere alcun credito esigibile.

La buona notizia è che si tratta di errori tutti evitabili con un controllo preventivo dei dati e con un software che blocchi l’invio quando un campo obbligatorio è mancante. Il tempo speso a impostare correttamente la prima fattura verso un ente si ripaga su tutte le successive.

Domande frequenti su come fatturare alla Pubblica Amministrazione

Un forfettario deve applicare lo split payment?
No. Il professionista in regime forfettario non applica lo split payment perché non addebita l’IVA in fattura: emette documenti senza imposta con natura N2.2. Se in fattura non c’è IVA, non esiste alcuna imposta che la PA possa trattenere e versare all’Erario. Il forfettario deve però rispettare tutte le altre regole: formato FPA12, Codice Univoco Ufficio, CIG, CUP e bollo da 2 euro sopra i 77,47 euro.

Cosa succede se manca il CIG o il CUP in fattura?
L’omessa o errata indicazione del CIG o del CUP è una delle cause tassative di rifiuto previste dal DM 132/2020: la PA rifiuta la fattura entro 15 giorni e il pagamento si blocca fino alla riemissione del documento corretto. Sul piano contrattuale, la mancanza della clausola di tracciabilità prevista dalla L. 136/2010 comporta la nullità assoluta del contratto e l’applicazione di sanzioni amministrative.

Quanto tempo ha la PA per pagare una fattura?
Il D.lgs. 231/2002 fissa il termine ordinario in 30 giorni dal ricevimento della fattura, elevabile a 60 giorni per gli enti del Servizio Sanitario Nazionale (ASL e aziende ospedaliere) o in presenza di un accordo scritto giustificato dalla natura del contratto. Scaduto il termine, gli interessi moratori decorrono automaticamente al tasso BCE maggiorato di 8 punti percentuali, oltre a 40 euro forfettari per i costi di recupero.

Qual è la differenza tra FPA12 e FPR12?
FPA12 è il formato di trasmissione da utilizzare per fatturare alla Pubblica Amministrazione e richiede il Codice Univoco Ufficio a 6 caratteri, oltre ai dati di contratto, ordine, CIG e CUP. FPR12 è il formato delle fatture verso privati, aziende e consumatori, con codice destinatario a 7 caratteri. Usare il formato sbagliato porta allo scarto o al mancato recapito del documento.

Dove trovo il Codice Univoco Ufficio dell’ente?
Il codice a sei caratteri è pubblicato nell’IPA, l’Indice dei domicili digitali della Pubblica Amministrazione, ed è quasi sempre già riportato nella determina di affidamento, nel contratto o nell’ordine di acquisto che hai ricevuto. Se il dato manca o l’ente ha più uffici, conviene farlo verificare prima dell’invio: una fattura recapitata all’ufficio sbagliato resta impagata anche per mesi.

Il bollo da 2 euro va sempre applicato sulle fatture alla PA?
No, solo sulle fatture senza IVA (esenti, non imponibili, fuori campo o emesse in regime forfettario) di importo superiore a 77,47 euro. Sulle fatture con IVA esposta, anche in split payment, il bollo non è dovuto. Nella fattura elettronica si utilizza il bollo virtuale, con versamento trimestrale tramite F24 e codici tributo dal 2521 al 2524.

Lo split payment esiste ancora dopo il 30 giugno 2026?
Sì. La precedente autorizzazione europea scadeva il 30 giugno 2026, ma il Consiglio dell’Unione europea, con la Decisione di esecuzione (UE) 2026/1728 del 10 luglio 2026, ha autorizzato l’Italia a proseguire con la scissione dei pagamenti fino al 30 giugno 2029, con effetto dal 1° luglio 2026. Il Dipartimento delle Finanze ha confermato la continuità applicativa senza interruzioni per i soggetti già interessati. Restano escluse le società quotate FTSE MIB, uscite dal meccanismo dal 1° luglio 2025.

La PA può rifiutare una fattura per qualsiasi motivo?
No. Dal DM 132/2020 le cause di rifiuto sono tassative e l’amministrazione non può inventarne altre. In particolare, la PA non può rifiutare una fattura quando l’errore è correggibile con una nota di variazione. Un rifiuto motivato genericamente è illegittimo e può essere contestato formalmente all’ente.

Questo articolo è stato redatto con l’ausilio di strumenti di intelligenza artificiale e verificato dalla redazione di Centro Fiscale, che ne è responsabile dei contenuti.

Assistenza per fatturare alla Pubblica Amministrazione: il CAF Centro Fiscale di Udine

Fatturare alla Pubblica Amministrazione richiede precisione su decine di dettagli: formato FPA12, Codice Univoco Ufficio, split payment, ritenuta d’acconto, CIG, CUP, bollo e conservazione decennale. Un solo campo sbagliato può trasformarsi in settimane di attesa e in un credito che non entra in cassa. Con le regole giuste e gli strumenti adatti, però, l’intero processo diventa una routine gestibile in pochi minuti per ogni fattura.

Sul fronte software, per emettere, inviare e conservare a norma le fatture elettroniche (sia FPA12 verso gli enti pubblici sia FPR12 verso privati) puoi valutare fatturazioneitalia.it, il gestionale sviluppato da BeSmart che automatizza i controlli sui campi obbligatori, la gestione del bollo virtuale e la conservazione sostitutiva.

Sul fronte fiscale e consulenziale, il CAF Centro Fiscale di Udine affianca professionisti, studi tecnici e partite IVA forfettarie nella gestione completa degli adempimenti verso la PA: verifica dei dati di fattura, corretta applicazione di split payment e ritenute, assistenza nei rifiuti illegittimi, recupero dei crediti tramite la PCC e gestione ordinaria della contabilità. Per ogni esigenza elaboriamo un preventivo personalizzato, in base alla dimensione dell’attività e al numero di adempimenti.

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