Scegliere un software fatturazione elettronica per commercialisti non significa solo trovare un programma che invii le fatture allo SdI. Chi segue decine di partite IVA, soprattutto in regime forfettario, ha un problema diverso: sapere in ogni momento come stanno i clienti, senza rincorrerli per telefono a fine trimestre e senza chiedere ogni volta di spedire le fatture via email.

Lo SdI (Sistema di Interscambio) è la piattaforma dell’Agenzia delle Entrate da cui passano tutte le fatture elettroniche. Il file che viaggia è un XML, cioè un documento strutturato che i programmi di contabilità sanno leggere. Il vero valore, per uno studio professionale o un CAF, è avere questi dati già ordinati e pronti da importare.

In questa guida vediamo come funziona l’area per CAF e commercialisti di Fatturazione Italia, il portale di fatturazione elettronica di Be Smart: la delega del cliente, il cruscotto multi-P.IVA, l’accesso in sola lettura, l’esportazione per periodo e il Piano Studio a 39 € per partita IVA l’anno IVA inclusa. Alla fine avrai tutti gli elementi per capire se questo software fatturazione elettronica per commercialisti fa al caso del tuo studio.

Software fatturazione elettronica per commercialisti: perché serve uno strumento multi-P.IVA

Un software fatturazione elettronica per commercialisti nasce da un’esigenza concreta. La maggior parte dei programmi di fatturazione è pensata per il singolo titolare: una partita IVA, un accesso, un archivio. Quando lo studio deve seguire trenta o cinquanta clienti, ognuno con il proprio programma e le proprie credenziali, il lavoro si frammenta.

Il risultato lo conosce chiunque lavori in uno studio: fatture chieste via email all’ultimo momento, file mancanti, clienti forfettari che si accorgono tardi di essere vicini al limite di 85.000 € di ricavi (legge 23 dicembre 2014, n. 190, art. 1, commi 54-89). Questo limite è la soglia oltre la quale, dall’anno successivo, si esce dal regime forfettario; se si superano i 100.000 €, l’uscita è immediata già nell’anno. Per un approfondimento sulle regole del regime puoi leggere la nostra guida al regime forfettario 2026.

Uno strumento multi-P.IVA ribalta la prospettiva. È il cliente a emettere le fatture nel proprio portale, mentre il commercialista vede tutte le posizioni da un’unica schermata, con i numeri che contano già calcolati. In pratica, gli strumenti che servono a uno studio sono pochi ma decisivi:

• una delega chiara, concessa e revocabile dal cliente;
• un cruscotto con fatturato, soglia, stato delle fatture e scadenze;
• un accesso di controllo che non permetta modifiche;
• un’esportazione ordinata di XML e registri per periodo;
• un prezzo per posto sostenibile anche con molti clienti.

Nelle sezioni che seguono vediamo come Fatturazione Italia risponde a ciascuno di questi punti. Se invece vuoi prima un quadro generale del mercato, trovi un confronto nella nostra guida al miglior software di fatturazione elettronica 2026.

Come funziona la delega del cliente al commercialista

Tutto parte dalla delega. Nel portale il commercialista non può «prendersi» da solo una posizione: è il titolare della partita IVA che decide chi può vedere i suoi dati. È una scelta di impostazione importante, perché lascia il controllo al cliente e tutela lo studio da contestazioni sull’accesso ai dati.

Il meccanismo è lineare. Il cliente, dalla sezione Impostazioni del suo account, invita il proprio commercialista indicando l’indirizzo email. A questo punto le strade sono due:

• se il commercialista ha già un account, accetta la delega con il link ricevuto;
• se non ha ancora un account, si registra gratuitamente dallo stesso link e la delega si attiva subito.

Il titolare può revocare la delega in ogni momento, sempre dalle Impostazioni. Pensa al caso di un cliente che cambia studio: basta una revoca e il vecchio commercialista non vede più la posizione, senza dover cambiare password o scambiarsi credenziali.

Questo approccio evita una pratica ancora molto diffusa: farsi dare username e password del cliente per controllare le fatture. È una scorciatoia comoda, ma espone lo studio a rischi, perché con le credenziali del cliente si può anche modificare o emettere documenti. Con la delega, invece, ogni professionista entra con il proprio account e con permessi definiti.

Il cruscotto multi-P.IVA: tutti i clienti in una sola schermata

Il cuore di un buon software fatturazione elettronica per commercialisti è il cruscotto, cioè la schermata di sintesi da cui si tiene sotto controllo l’intero portafoglio clienti. In Fatturazione Italia, per ogni partita IVA seguita, il cruscotto mostra:

• il fatturato dell’anno;
• l’avanzamento verso la soglia di 85.000 €, per i clienti forfettari;
• le fatture per stato SdI (per esempio consegnate o scartate);
• l’incassato e il da incassare;
• le scadenze nei prossimi 30 giorni;
• lo stato del Sistema TS e dell’abbonamento.

Da qui si apre il dettaglio di ogni posizione in sola lettura, con gli XML scaricabili. Lo stato SdI merita due parole di spiegazione: quando una fattura viene inviata, il Sistema di Interscambio restituisce un esito. Una fattura scartata, per esempio per un codice fiscale sbagliato, non è mai stata emessa ai fini fiscali e va corretta e rinviata. Vederlo subito dal cruscotto evita brutte sorprese in sede di liquidazione o di dichiarazione.

Un esempio pratico: la soglia degli 85.000 €

Supponiamo che lo studio della dottoressa Bianchi segua 40 forfettari. A settembre il cruscotto mostra che un grafico ha già fatturato 78.000 €. Con questa informazione in tempo utile, la commercialista può chiamarlo e ragionare con lui sulle fatture di fine anno, invece di scoprire il superamento della soglia a febbraio, quando ormai non c’è più margine. È un servizio di consulenza proattiva che il cliente percepisce subito come valore aggiunto.

Clienti sanitari e Sistema TS

Per gli studi che seguono professionisti sanitari (psicologi, fisioterapisti, biologi nutrizionisti e così via), il cruscotto mostra anche lo stato del Sistema TS. Il Sistema Tessera Sanitaria è la banca dati a cui i sanitari comunicano le spese dei pazienti, che poi finiscono nel 730 precompilato. Dalle spese 2025 la comunicazione è annuale (art. 5 del D.Lgs. 12 giugno 2025, n. 81), entro il 31 gennaio dell’anno successivo. Nel portale il Sistema TS è incluso con le funzioni del piano Pro, quindi anche nel Piano Studio.

Entra come: l’accesso in sola lettura alla posizione del cliente

A volte il cruscotto non basta e il commercialista ha bisogno di vedere il portale esattamente come lo vede il cliente: le anagrafiche, le singole fatture, i preventivi. Per questo esiste la funzione «Entra come», che permette di aprire la posizione del cliente con la sua stessa interfaccia.

Le garanzie sono tre, e sono il motivo per cui questa funzione è sicura sia per lo studio sia per il cliente:

• l’accesso è in sola lettura: nessuna modifica è possibile;
• durante la sessione è sempre visibile un banner che ricorda in quale posizione ci si trova;
• ogni accesso viene registrato.

La registrazione degli accessi è un dettaglio che fa la differenza. Il cliente sa che il commercialista può consultare i suoi dati, ma sa anche che ogni consultazione lascia traccia. Lo studio, dal canto suo, può dimostrare di aver solo guardato e mai modificato. È lo stesso principio della delega: trasparenza e ruoli separati, senza bisogno di condividere password.

Immagina di dover rispondere a un cliente che chiede perché una fattura non risulta al suo committente. Con «Entra come» apri la posizione, controlli il documento e il suo esito SdI, e gli dai una risposta in pochi minuti, senza chiedergli screenshot o inoltri.

Esportazione di XML, registri CSV e riepilogo per periodo

Per la contabilità dello studio il momento critico è la raccolta dei documenti. Un software fatturazione elettronica per commercialisti deve consegnare i dati in un formato pronto da importare, non una cartella di PDF da ricopiare a mano.

Fatturazione Italia prevede un’esportazione per periodo in un unico file zip, che contiene:

• gli XML delle fatture attive, cioè quelle emesse dal cliente;
• gli XML delle fatture passive, cioè quelle ricevute dai fornitori;
• i registri in formato CSV, apribili con qualsiasi foglio di calcolo;
• un riepilogo del periodo.

L’esportazione si può fare per una singola partita IVA oppure per tutte le partite IVA seguite in un colpo solo. Il CSV è un formato di testo a colonne, molto semplice, che la maggior parte dei gestionali di contabilità accetta in importazione: per questo è la scelta più pratica quando i software dello studio sono diversi da quello del cliente.

C’è poi un accorgimento utile per chi lavora a trimestri: le fatture esportate vengono segnate come inviate al commercialista. Così, alla chiusura successiva, è facile distinguere i documenti già acquisiti da quelli nuovi ed evitare doppie registrazioni. Supponiamo che a gennaio lo studio esporti il quarto trimestre per tutti i clienti: se un cliente registra in ritardo una fattura passiva di dicembre, quel documento risulterà non ancora inviato e salterà subito all’occhio.

Piano Studio: quanto costa il software fatturazione elettronica per commercialisti

Veniamo al prezzo. Il Piano Studio è il piano pensato per CAF e commercialisti e costa 39 € per partita IVA l’anno, IVA inclusa, con un minimo di 10 posti. La spesa minima è quindi di 390 € l’anno. Il «posto» è semplicemente una partita IVA coperta dallo studio.

Il punto più interessante è cosa ottiene il cliente. Ogni cliente delegato coperto dal Piano Studio usa il portale con tutte le funzioni del piano Pro, compresi il Sistema TS e 500 fatture SdI l’anno, senza pagare nulla in proprio. Per lo studio diventa un servizio da includere nel proprio pacchetto di assistenza, con un costo prevedibile.

Per avere un riferimento, ecco il listino completo di Fatturazione Italia (prezzi annuali, IVA inclusa):

• Start: 49 € l’anno, 150 fatture SdI;
• Pro: 89 € l’anno, 500 fatture SdI, Sistema TS incluso (solo nel Pro);
• Studio: 39 € per partita IVA l’anno, minimo 10, con le funzioni del Pro per ogni cliente.

Un esempio di calcolo per uno studio

Immagina lo Studio Rossi, che segue 25 partite IVA. Con il Piano Studio la spesa è di 25 × 39 € = 975 € l’anno IVA inclusa. Se ciascun cliente acquistasse da sé il piano Pro, la spesa complessiva sarebbe di 25 × 89 € = 2.225 €. Lo studio può quindi decidere se assorbire il costo nel proprio onorario o ribaltarlo, sapendo che il cliente riceve le stesse funzioni del Pro. Uno studio più piccolo, con 6 clienti, pagherebbe comunque il minimo di 10 posti, cioè 390 €.

Il prezzo è bloccato per 3 anni per contratto, dal primo pagamento. Alla scadenza del blocco si applica il listino in vigore, comunicato con almeno 60 giorni di anticipo. Per uno studio che deve fare un preventivo ai propri clienti, sapere quanto costerà lo strumento nei prossimi tre anni è un vantaggio concreto.

Confronto: cosa distingue il Piano Studio dagli altri software

Il mercato dei programmi di fatturazione è affollato e molti prodotti sono validi. Quando però si cerca un software fatturazione elettronica per commercialisti che tenga insieme tre elementi, la scelta si restringe molto. Secondo i listini che abbiamo consultato a fine settembre 2026, nessun concorrente della stessa fascia di prezzo offre insieme:

• un cruscotto multi-P.IVA per lo studio;
• il Sistema TS per i clienti sanitari;
• un prezzo per posto sotto i 40 € l’anno.

Il Sistema TS è spesso il punto discriminante. Per fare un esempio concreto, in Fatture in Cloud la funzione è disponibile solo dal piano Premium, a 252 € l’anno IVA esclusa per singola partita IVA; Aruba, secondo il listino consultato, non offre il Sistema TS. Sono prodotti solidi; la differenza sta nel modello di prezzo, perché il Sistema TS, dove presente, si paga sull’abbonamento di ogni singolo titolare e non con un prezzo per posto pensato per lo studio. I prezzi dei concorrenti cambiano spesso: prima di decidere conviene sempre verificarli sui siti ufficiali.

Se vuoi approfondire caratteristiche e limiti del portale dal punto di vista del singolo utente, trovi un’analisi dettagliata nella nostra recensione di Fatturazione Italia. Per il quadro dei costi di gestione di un forfettario, utile anche per costruire il listino dello studio, puoi consultare la guida sul costo del commercialista per il forfettario.

Come attivare il Piano Studio come commercialista o CAF

L’attivazione del Piano Studio parte dalla pagina prezzi di Fatturazione Italia, dove è prevista la registrazione diretta come commercialista. Da lì lo studio crea il proprio account professionale e sceglie il numero di posti, partendo dal minimo di 10.

Il passo successivo è far arrivare le deleghe dai clienti. Un metodo che funziona bene è partire da un gruppo ristretto, per esempio i forfettari con più fatture o i clienti sanitari, e poi estendere il portale al resto del portafoglio. In sintesi, il percorso è questo:

1. registrazione come commercialista dalla pagina prezzi;
2. scelta del Piano Studio e del numero di posti;
3. invito dei clienti a usare il portale e a delegare lo studio dalle loro Impostazioni;
4. controllo delle posizioni dal cruscotto ed esportazione periodica per la contabilità.

Per chi offre servizi a distanza, lo strumento si integra bene con un modello di assistenza online: il cliente lavora dal proprio portale, lo studio controlla e scarica i dati quando serve. Se ti interessa capire come si muove oggi il mercato del commercialista online per forfettari, trovi una panoramica nella nostra guida dedicata.

Fonti

• Agenzia delle Entrate, Fatturazione elettronica e Sistema di Interscambio (area tematica ufficiale)
• Legge 23 dicembre 2014, n. 190, art. 1, commi 54-89: regime forfettario, soglie di 85.000 e 100.000 euro (Normattiva)
• D.Lgs. 12 giugno 2025, n. 81, art. 5: invio annuale dei dati al Sistema Tessera Sanitaria dalle spese 2025

Domande frequenti sul software fatturazione elettronica per commercialisti

Quanto costa il Piano Studio di Fatturazione Italia?

Il Piano Studio costa 39 € per partita IVA l’anno, IVA inclusa, con un minimo di 10 posti, quindi almeno 390 € l’anno. Il prezzo è bloccato per 3 anni per contratto dal primo pagamento.

Il cliente delegato deve pagare un abbonamento?

No. Ogni cliente delegato coperto dal Piano Studio usa il portale con tutte le funzioni del piano Pro, compresi il Sistema TS e 500 fatture SdI l’anno, senza pagare nulla in proprio.

Il commercialista può modificare le fatture del cliente?

No. Sia il dettaglio dal cruscotto sia la funzione «Entra come» sono in sola lettura: durante l’accesso è visibile un banner, nessuna modifica è possibile e ogni accesso viene registrato.

Il cliente può revocare la delega al commercialista?

Sì. Il titolare della partita IVA può revocare la delega in ogni momento dalle Impostazioni del proprio account. Da quel momento lo studio non vede più la posizione.

In che formato si esportano i dati per la contabilità?

L’esportazione crea un file zip per periodo con gli XML delle fatture attive e passive, i registri in CSV e un riepilogo, per una o per tutte le partite IVA seguite. Le fatture esportate vengono segnate come inviate al commercialista.

In sintesi, un software fatturazione elettronica per commercialisti serve a spostare il lavoro dello studio dalla raccolta dei documenti alla consulenza. Con delega revocabile, cruscotto multi-P.IVA, accesso in sola lettura ed esportazione per periodo, il Piano Studio di Fatturazione Italia offre a CAF e studi professionali uno strumento completo a 39 € per posto l’anno IVA inclusa, con il Sistema TS compreso per i clienti sanitari. Se stai valutando un software fatturazione elettronica per commercialisti per il tuo studio, il punto di partenza è la pagina prezzi.

Questo articolo è stato redatto con l’ausilio di strumenti di intelligenza artificiale e verificato dalla redazione di Centro Fiscale, che ne è responsabile dei contenuti.