Tag Archivio per: fattura elettronica 2026

Fattura Elettronica Semplificata 2026: Quando Usarla, Limiti e Vantaggi

La fattura elettronica semplificata e una versione “leggera” della fattura ordinaria, prevista dall’articolo 21-bis del DPR 633/72, che permette di emettere documenti fiscali con dati ridotti per operazioni di importo contenuto. Nel 2026 resta uno strumento prezioso per bar, ristoranti, negozi al dettaglio, artigiani e professionisti che fatturano piccoli importi: meno campi da compilare, stesso valore fiscale, integrazione completa con il Sistema di Interscambio (SDI).

In questa guida pratica del CAF Centro Fiscale di Udine spieghiamo quando si puo usare la fattura semplificata, qual e la soglia 2026 (400 euro IVA inclusa), quali dati minimi sono obbligatori, le differenze rispetto alla fattura ordinaria, i tipi documento XML (TD07, TD08, TD09), i casi pratici per piccoli esercenti e artigiani, e quando invece conviene usare la fattura ordinaria.

Indice dei contenuti

Cos’e la fattura elettronica semplificata
Differenza tra fattura semplificata e ordinaria
Quando puo essere usata: soglia 400 euro 2026
Dati minimi obbligatori
Vantaggi della fattura semplificata
Limiti e casi in cui non puo essere usata
XML semplificata: TD07, TD08, TD09
Quando non conviene usarla
Software che supportano la fattura semplificata
Deducibilita per il cliente
Casi pratici: bar, negozi, artigiani
Come compilarla nel software
Domande frequenti (FAQ)

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Qonto: il conto business per Partita IVA

Tra le opzioni piu complete sul mercato per liberi professionisti e PMI: IBAN italiano, fatturazione elettronica integrata, supporto in italiano e categorizzazione automatica delle spese.

✓ Apertura 100% online in 10 minuti
✓ Da 9 euro al mese – Prova gratuita disponibile
✓ IBAN italiano (utile per F24 e Agenzia Entrate)
✓ Integrazione con Fatture in Cloud, Aruba e altri software

Visita Qonto e prova gratis →

Link affiliato: aprendo il conto tramite questo link, il CAF puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

Cos’e la fattura elettronica semplificata

La fattura semplificata e un documento fiscale elettronico, introdotto dall’articolo 21-bis del DPR 633/1972, che permette di certificare cessioni di beni e prestazioni di servizi con un set ridotto di dati rispetto alla fattura ordinaria (art. 21 DPR 633/72). E pensata per operazioni di importo modesto, dove la compilazione completa risulterebbe sproporzionata rispetto al valore dell’operazione.

Nel sistema della fatturazione elettronica B2B/B2C, la fattura semplificata si trasmette al Sistema di Interscambio (SDI) esattamente come una fattura ordinaria, ma utilizzando un tracciato XML differente e un tipo documento dedicato (TD07 per le fatture, TD08 per le note di credito, TD09 per le note di debito). Pur essendo “ridotta”, ha lo stesso valore fiscale della fattura ordinaria: e detraibile per il cliente che ha P.IVA, deducibile come costo, e si registra nei registri IVA.

Differenza tra fattura semplificata e ordinaria

La principale differenza tra le due tipologie sta nella quantita di dati obbligatori e nella modalita di indicazione dell’imponibile e dell’IVA. Vediamo le differenze chiave nella tabella seguente.

Elemento	Fattura ordinaria (art. 21)	Fattura semplificata (art. 21-bis)
Importo massimo	Nessun limite	400 euro IVA inclusa
Tipo documento XML	TD01 (fattura), TD04 (NC), TD05 (ND)	TD07, TD08, TD09
Identificazione cliente	Nome, indirizzo, P.IVA + CF	Solo P.IVA o solo CF
Imponibile e IVA	Scorporo obbligatorio	Si puo indicare il solo totale
Descrizione operazione	Dettagliata (natura, qualita, quantita)	Anche generica
Validita fiscale	Piena	Piena (entro 400 euro)

In sostanza, la fattura semplificata conserva la stessa efficacia probatoria della fattura ordinaria, ma riduce il numero di informazioni richieste per snellire l’operativita di chi emette molti documenti di piccolo importo (bar, tabaccherie, parrucchieri, idraulici, elettricisti).

Quando puo essere usata: soglia 400 euro 2026

Nel 2026 la fattura semplificata puo essere emessa nei seguenti casi:

Operazioni di importo non superiore a 400 euro IVA inclusa: e questa la soglia generale stabilita dall’art. 21-bis comma 1 DPR 633/72, eventualmente elevabile con decreto ministeriale per specifiche categorie merceologiche.
Note di variazione (note di credito o debito): indipendentemente dall’importo, le note di variazione (che rettificano fatture gia emesse) possono essere emesse in forma semplificata utilizzando i codici TD08 (NC semplificata) o TD09 (ND semplificata).
Cliente B2C senza partita IVA: e la situazione tipica del piccolo commercio (bar, ristoranti, parrucchieri), dove il cliente e un privato e basta indicare il codice fiscale.
Cliente B2B con P.IVA italiana: e ammessa anche verso aziende, purche l’importo non superi i 400 euro complessivi.

Attenzione: la soglia dei 400 euro si riferisce al totale documento IVA inclusa, non all’imponibile. Quindi una fattura con imponibile 350 euro + IVA 22% (77 euro) = totale 427 euro non puo essere emessa come semplificata, perche supera la soglia.

Dati minimi obbligatori

L’articolo 21-bis del DPR 633/72 elenca in modo tassativo i dati che la fattura semplificata deve contenere. Sono molto meno rispetto alla fattura ordinaria, ma la loro mancanza rende il documento irregolare e non valido ai fini fiscali.

Data di emissione del documento
Numero progressivo univoco (la numerazione puo essere indipendente da quella delle fatture ordinarie o continuativa, a scelta dell’emittente)
Dati del fornitore: ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome (per le persone fisiche), residenza o domicilio fiscale, partita IVA
Identificazione del cliente: e sufficiente indicare uno solo tra:
- Partita IVA del cessionario/committente, se soggetto IVA italiano
- Codice fiscale, se persona fisica privata
- Numero di identificazione IVA attribuito da altro Stato UE
Descrizione della cessione di beni o prestazione di servizi (puo essere anche generica, es. “consumazione bar”, “prestazione professionale”)
Corrispettivo totale (IVA inclusa)
Aliquota IVA o imposta: in alternativa, si puo indicare la sola dicitura “corrispettivi comprensivi di IVA al [X]%”

Importante: nella fattura semplificata NON e obbligatorio lo scorporo dell’IVA. Si puo indicare direttamente il totale comprensivo, specificando l’aliquota applicata. Questo semplifica notevolmente la compilazione manuale, soprattutto per chi emette fattura “al volo” presso il punto vendita.

Vantaggi della fattura semplificata

L’utilizzo della fattura semplificata, quando consentito, offre numerosi benefici operativi:

Compilazione piu veloce: meno campi da inserire, ideale per chi fattura al banco (bar, panetterie, parrucchieri).
Identificazione cliente semplificata: basta P.IVA o codice fiscale, senza dover chiedere indirizzo e dati completi.
Nessun obbligo di scorporo IVA: il totale puo essere riportato gia comprensivo, accelerando l’emissione.
Descrizione generica: ammessa una causale sintetica come “consumazione” o “prestazione professionale”.
Riduzione errori: meno campi = meno rischio di errori formali in compilazione.
Costi software inferiori: alcuni gestionali offrono piani dedicati alle semplificate con tariffe ridotte.
Stesso valore fiscale: il cliente con P.IVA puo detrarre l’IVA e dedurre il costo, esattamente come con una fattura ordinaria.

Limiti e casi in cui non puo essere usata

Nonostante i vantaggi, la fattura semplificata ha vincoli precisi: emetterla in casi non previsti dalla legge equivale a un’irregolarita formale sanzionabile.

Importo superiore a 400 euro IVA inclusa: oltre la soglia bisogna obbligatoriamente usare la fattura ordinaria (TD01).
Cessioni intracomunitarie: per le operazioni con clienti di altri Stati UE serve la fattura ordinaria con tutti i dati anagrafici e il numero di identificazione IVA estero (art. 41 DL 331/1993).
Cessioni di beni a cessionari residenti o domiciliati nel territorio di un altro Stato membro (art. 41 DL 331/93): semplificata vietata.
Operazioni verso la Pubblica Amministrazione: la PA accetta solo la fattura ordinaria con i tracciati FatturaPA standard, oltre al codice univoco ufficio (Codice IPA).
Cessione di beni o prestazione di servizi non soggette a IVA per cui sono previste fatture con dicitura specifica (es. operazioni in inversione contabile complesse).
Esigenza di tracciabilita dettagliata: se serve riportare quantita, lotti, scadenze, codici prodotto, e meglio la fattura ordinaria.

In tutti questi casi, anche se l’importo fosse inferiore a 400 euro, la fattura semplificata non e ammessa e si deve emettere quella ordinaria.

XML semplificata: TD07, TD08, TD09

Anche la fattura semplificata transita attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) e segue le regole del tracciato XML FatturaPA versione 1.2.2 (in vigore nel 2026). I tipi documento dedicati alla forma semplificata sono tre:

Codice	Tipologia	Quando si usa
TD07	Fattura semplificata	Cessione/prestazione fino a 400 euro IVA inclusa
TD08	Nota di credito semplificata	Rettifica in diminuzione di una fattura semplificata o ordinaria
TD09	Nota di debito semplificata	Rettifica in aumento di una fattura gia emessa

Il tracciato XML della fattura semplificata e diverso e ridotto rispetto a quello della fattura ordinaria. Le principali differenze nei tag XML:

Blocco FatturaElettronicaBody contiene il sotto-blocco DatiBeniServizi con tag piu sintetici (es. DatiBeniServiziSemplificata).
Tag Importo rappresenta il totale comprensivo di IVA, anziche separare imponibile e imposta.
Possibilita di indicare l’IVA come Aliquota + Importo oppure tramite il tag DatiIVA con dicitura sintetica.
Sezione CessionarioCommittente richiede solo IdFiscaleIVA oppure CodiceFiscale, non entrambi.
I dati anagrafici completi del cliente (indirizzo, nome) sono opzionali.

Esempio di blocco XML semplificato (frammento illustrativo):

<DatiGeneraliDocumento>
  <TipoDocumento>TD07</TipoDocumento>
  <Divisa>EUR</Divisa>
  <Data>2026-09-09</Data>
  <Numero>2026/S/0123</Numero>
  <Importo>120.00</Importo>
</DatiGeneraliDocumento>
<DatiBeniServizi>
  <Descrizione>Consumazione bar</Descrizione>
  <Importo>120.00</Importo>
  <DatiIVA>
    <Aliquota>22.00</Aliquota>
  </DatiIVA>
</DatiBeniServizi>

Il file XML e firmato digitalmente (se richiesto) e trasmesso al SDI esattamente come una fattura ordinaria. La conservazione sostitutiva a norma e altrettanto obbligatoria, per 10 anni.

Quando non conviene usarla

Anche quando la fattura semplificata sarebbe tecnicamente ammessa, in alcuni casi non e la scelta ottimale. Ecco le situazioni in cui conviene preferire la fattura ordinaria:

Cliente UE con P.IVA estera: per le cessioni intracomunitarie e obbligatoria la fattura ordinaria con dati anagrafici completi del cessionario, indirizzo e identificativo IVA.
Operazioni con la PA: la fattura PA richiede sempre il codice univoco ufficio (Codice IPA) e tracciato ordinario.
Esigenza di gestione contabile dettagliata: chi tiene contabilita analitica con codici articolo, lotti, magazzino, preferisce la fattura ordinaria per integrare meglio i flussi.
Cliente abituale B2B: anche sotto i 400 euro, se il cliente e un’azienda strutturata abituata a ricevere fatture ordinarie, e meglio uniformarsi al loro standard.
Necessita di scorporo IVA per il cliente: alcune aziende preferiscono ricevere documenti con imponibile e IVA separati per facilitare la registrazione contabile.
Operazioni con piu aliquote IVA: se la fattura include voci con aliquote diverse (4%, 10%, 22%), la fattura ordinaria gestisce meglio la separazione.

Software che supportano la fattura semplificata

Tutti i principali gestionali e portali di fatturazione elettronica italiani supportano nativamente i tipi documento TD07, TD08 e TD09. Vediamo le opzioni piu diffuse nel 2026:

Aruba Fattura Elettronica: pieno supporto a fattura semplificata. Si seleziona “Tipo documento: TD07” dal menu a tendina in fase di emissione. Disponibili anche nei piani base.
Fatture in Cloud (TeamSystem): supporta TD07/TD08/TD09. La piattaforma propone automaticamente il tipo “semplificata” se il totale e inferiore a 400 euro.
Servizio gratuito Agenzia Entrate (FatturaeCorrispettivi.it): sezione dedicata “Fattura semplificata” nel menu di emissione. Gratuito per tutti i contribuenti.
Fatture24, Easyfatt (Danea), Tieni Conto, FattureGo: tutti supportano i tipi documento semplificati.
App mobili (es. ZUCCHETTI, Aruba app): permettono di emettere fatture semplificate direttamente da smartphone, utile per artigiani e professionisti in mobilita.

Nella maggior parte dei software, la procedura e la stessa: si seleziona il tipo documento “TD07 – Fattura semplificata”, si compilano i campi richiesti (data, numero, cliente, descrizione, importo) e il sistema genera automaticamente l’XML conforme al tracciato.

Deducibilita per il cliente

Una domanda frequente: il cliente che riceve una fattura semplificata puo detrarre l’IVA e dedurre il costo allo stesso modo della fattura ordinaria? La risposta e si, a condizione che il documento sia formalmente regolare.

Detrazione IVA: il cliente con P.IVA puo detrarre l’IVA indicata in fattura, anche se espressa come totale comprensivo. L’importante e che sia indicata l’aliquota o l’IVA stessa.
Deduzione del costo: il costo e deducibile dal reddito d’impresa o di lavoro autonomo, purche sia inerente all’attivita e documentato dalla fattura semplificata regolarmente registrata.
Registrazione contabile: la fattura semplificata si registra nei registri IVA e nel libro giornale come una fattura ordinaria, con le stesse modalita.
Conservazione decennale: anche le semplificate sono soggette all’obbligo di conservazione sostitutiva a norma per 10 anni.

Eccezione importante: alcune categorie di costi (es. spese di rappresentanza, omaggi, spese auto) hanno regole di deducibilita specifiche che si applicano indipendentemente dalla forma del documento. Quindi una cena con un cliente fatturata come semplificata da 80 euro e deducibile al 75% (spesa di vitto e alloggio) come lo sarebbe con una fattura ordinaria.

Casi pratici: bar, negozi, artigiani

Vediamo alcuni casi concreti che capitano ogni giorno nelle attivita commerciali e artigianali italiane, per capire quando la fattura semplificata e la scelta giusta.

Caso 1: bar/ristorante con cliente azienda – consumazione 50 euro

Un bar di Udine serve un caffe e tre cornetti a un piccolo gruppo aziendale: totale 12 euro. Il responsabile chiede fattura intestata alla sua S.r.l. perche e una colazione di lavoro. La fattura semplificata TD07 e perfetta:

Importo ben sotto 400 euro
Cliente B2B italiano (basta indicare la P.IVA della S.r.l.)
Descrizione: “consumazione bar”
Totale: 12,00 euro IVA inclusa al 10%

La S.r.l. detrae l’IVA al 10% (1,09 euro) e deduce il costo di 10,91 euro al 75% (regola spese vitto/alloggio).

Caso 2: negozio con vendita 200 euro a privato con codice fiscale

Una boutique di abbigliamento vende un capo da 200 euro IVA inclusa a una cliente privata, che chiede la fattura per uso personale. Soluzione: TD07 semplificata:

Importo 200 euro – sotto soglia
Cliente privato: basta il codice fiscale (16 caratteri alfanumerici)
Descrizione: “abbigliamento”
Totale 200,00 euro IVA inclusa al 22%

La cliente puo eventualmente utilizzare la fattura per detrazioni 730 (es. abbigliamento per professione, casi specifici) o semplicemente per garanzia.

Caso 3: idraulico con piccola riparazione 100 euro

Un idraulico friulano interviene per una perdita in una abitazione privata: 1 ora di lavoro + materiali = 100 euro IVA inclusa. Il cliente, persona fisica, chiede fattura. TD07 e perfetta:

Importo sotto 400 euro
Cliente B2C: basta il CF
Descrizione: “Riparazione impianto idraulico abitazione privata”
Totale 100,00 euro IVA inclusa al 22%

Importante: se l’intervento da’ diritto al bonus ristrutturazione o al bonus mobili, e necessario che il cliente paghi con bonifico parlante. La forma semplificata della fattura non incide sul diritto al bonus, ma assicurati che la descrizione richiami i lavori agevolabili.

Caso 4: commercialista con consulenza 150 euro

Un commercialista emette fattura a un cliente persona fisica per una consulenza di 150 euro. Anche qui e ammessa la TD07: descrizione “consulenza fiscale”, totale 150 euro inclusa cassa professionale e IVA.

Caso NON ammesso: vendita 600 euro a privato

Un negozio vende un elettrodomestico da 600 euro IVA inclusa. Anche se il cliente e un privato, la semplificata NON puo essere usata perche supera la soglia. Va emessa fattura ordinaria TD01.

Come compilarla nel software

La compilazione di una fattura semplificata in un qualsiasi software gestionale segue una procedura comune, sebbene l’interfaccia possa variare. Vediamo i passaggi standard:

Apri il modulo “Nuova fattura” nel software (Aruba, Fatture in Cloud, AdE, ecc.).
Seleziona il tipo documento: cerca “TD07 – Fattura semplificata” nella tendina dei tipi disponibili.
Inserisci data emissione e numero progressivo: la numerazione puo essere indipendente (es. “2026/S/001”) o continuativa con le ordinarie.
Compila i dati del cliente: cerca il cliente in anagrafica o inserisci ex novo. Basta uno solo tra: P.IVA italiana, codice fiscale, ID IVA estero (UE non ammessa).
Inserisci la descrizione: e ammessa una causale generica (es. “consumazione”, “prestazione professionale”).
Indica il totale e l’IVA: nella semplificata si puo indicare il solo totale comprensivo, specificando l’aliquota (es. 22%) o l’imposta. Il software calcola automaticamente lo scorporo per i registri IVA.
Verifica il preview XML: prima di trasmettere, controlla l’anteprima dell’XML generato (Tipo Documento = TD07).
Invia al SDI: clic su “Trasmetti” e attendi la ricevuta di consegna entro pochi minuti.
Conserva: il software gestisce la conservazione sostitutiva (verifica che sia attiva nel piano sottoscritto).

Suggerimento: configura nel gestionale un numeratore separato per le semplificate (es. serie “S”) per distinguere a colpo d’occhio le due tipologie nei report mensili.

Domande frequenti (FAQ)

Posso emettere fattura semplificata per un cliente UE?

No. Per le cessioni intracomunitarie e necessaria la fattura ordinaria (TD01) con dati anagrafici completi del cessionario, indirizzo e numero di identificazione IVA estero, anche se l’importo e sotto i 400 euro.

La numerazione delle semplificate puo essere separata dalle ordinarie?

Si. Si puo adottare una serie distinta (es. “2026/S/001”, “2026/S/002”) oppure una numerazione continuativa con le ordinarie. L’importante e che la numerazione sia univoca, progressiva e cronologica all’interno della stessa serie.

Cosa succede se emetto una semplificata sopra i 400 euro?

Il SDI scarta il file XML perche il tipo documento TD07 e incompatibile con importi superiori alla soglia. Bisogna ri-emettere come TD01 (fattura ordinaria) con dati completi del cliente.

La fattura semplificata si puo emettere in regime forfettario?

Si. Anche i contribuenti in regime forfettario possono utilizzare TD07 per operazioni sotto i 400 euro. La descrizione include anche la dicitura tipica del forfettario: “Operazione senza applicazione dell’IVA art. 1 c. 54-89 L. 190/2014” e l’eventuale ritenuta non applicata.

Devo conservare le fatture semplificate per 10 anni?

Si, esattamente come le fatture ordinarie. La conservazione sostitutiva a norma decennale e obbligatoria per tutti i tipi documento elettronici (TD01-TD27), incluse semplificate e note di variazione (TD08, TD09).

Posso emettere una nota di credito semplificata su una fattura ordinaria?

Si, e ammesso. La nota di credito semplificata (TD08) puo rettificare una fattura ordinaria (TD01) precedente, purche l’importo della rettifica sia tale da rendere appropriato il documento semplificato (sotto i 400 euro o per importi minori).

Lo scorporo dell’IVA e davvero facoltativo nella semplificata?

Si. Si puo indicare il solo totale (IVA inclusa) e l’aliquota applicata, oppure scegliere di scorporare per chiarezza. Il SDI accetta entrambe le modalita. Il software del cliente, in fase di registrazione, scorpora autonomamente l’IVA per il registro acquisti.

Quale codice destinatario uso se il cliente non ne ha uno?

Per i privati senza P.IVA si usa il codice destinatario standard “0000000” (sette zeri). Il SDI rendera disponibile la fattura nell’area riservata del cliente sul portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

Hai bisogno di assistenza con la fatturazione elettronica?

Il CAF Centro Fiscale di Udine assiste partite IVA, professionisti e piccole imprese del Friuli Venezia Giulia nella gestione completa della fatturazione elettronica: emissione, conservazione decennale, registri IVA, dichiarazioni periodiche. Se hai dubbi su quando usare la fattura semplificata, sui codici TD07/TD08/TD09 o su come configurare il tuo gestionale, siamo qui per aiutarti.

Contattaci subito:

Indirizzo: Viale Giuseppe Tullio 13, scala B – Udine
Telefono: 0432 1638640
WhatsApp: 366 6018121
Email: info@centrofiscale.com

Articolo a cura del CAF Centro Fiscale – Udine. Riferimenti normativi: art. 21-bis DPR 633/72; Provvedimento Agenzia Entrate 30/04/2018 e successive modifiche; tracciato FatturaPA versione 1.2.2 in vigore nel 2026. Le informazioni sono aggiornate alla data di pubblicazione; verifica sempre con il tuo consulente fiscale per casi specifici.

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Apri un conto business con Qonto

Una soluzione completa per freelance, professionisti e PMI: gestisci fatturazione, spese e contabilita in un unico posto.

🇮🇹

IBAN italiano

⚡

Apertura in 10 min

📄

Fattura elettronica

💳

Carta Mastercard

🚀 Visita Qonto e apri il conto →

Link affiliato. Aprendo il conto tramite questo link, il CAF Centro Fiscale puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

Questo articolo è stato redatto con l’ausilio di strumenti di intelligenza artificiale e verificato dalla redazione di Centro Fiscale, che ne è responsabile dei contenuti.

Settembre 9, 2026/da Andrea Damiani

Guide Fatturazione Elettronica

Ravvedimento Operoso Fattura Tardiva 2026: Calcolo Sanzioni e Interessi

Hai emesso una fattura elettronica oltre i termini previsti dalla normativa? Niente panico: il ravvedimento operoso ti permette di sanare la violazione pagando spontaneamente una sanzione ridotta e gli interessi legali, evitando il rischio di sanzioni piene fino al 90% dell’IVA dovuta. In questa guida aggiornata al 2026 trovi termini di emissione, calcolo delle sanzioni ridotte (1/10, 1/9, 1/8, 1/7, 1/6, 1/5), interessi legali al 2,5%, codici tributo F24 (8911 sanzione e 1991 interessi) ed esempi pratici di calcolo passo passo.

Articolo a cura del CAF Centro Fiscale di Udine. Aggiornato a maggio 2026 con interessi legali fissati al 2,5% annuo dal D.M. MEF.

Indice dei contenuti

Cosa fare quando hai emesso in ritardo una fattura elettronica
Termini di emissione: immediata e differita
Cosa succede se emetti oltre i termini: sanzioni ordinarie
Ravvedimento operoso: cos’è e come funziona
Calcolo della sanzione ridotta (tabella 2026)
Interessi legali 2026 al 2,5%
Esempi pratici di calcolo
Come si versa: F24 e codici tributo
Compilazione F24 passo passo
Cosa fare operativamente in 3 step
Attenzione: onere della prova
Quando il ravvedimento NON è applicabile
Forfettario e sanzioni: stesse regole
Come evitare la tardività in futuro
FAQ

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Qonto: il conto business per Partita IVA

Tra le opzioni piu complete sul mercato per liberi professionisti e PMI: IBAN italiano, fatturazione elettronica integrata, supporto in italiano e categorizzazione automatica delle spese.

✓ Apertura 100% online in 10 minuti
✓ Da 9 euro al mese – Prova gratuita disponibile
✓ IBAN italiano (utile per F24 e Agenzia Entrate)
✓ Integrazione con Fatture in Cloud, Aruba e altri software

Visita Qonto e prova gratis →

Link affiliato: aprendo il conto tramite questo link, il CAF puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

Cosa fare quando hai emesso in ritardo una fattura elettronica

Se ti accorgi di aver superato i termini di emissione di una fattura elettronica, la regola operativa è una sola: emetti subito la fattura con la data corretta e regolarizza la posizione tramite ravvedimento operoso. Più aspetti, più alto sarà il coefficiente di riduzione applicato e maggiori saranno gli interessi legali maturati.

La buona notizia è che il legislatore italiano premia la spontaneità: chi sana la violazione prima di accertamenti, controlli o PVC paga molto meno di chi attende l’iniziativa dell’Agenzia delle Entrate. In molti casi, per una fattura tardiva di pochi giorni, bastano 25 euro di sanzione + pochi centesimi di interessi.

Termini di emissione: immediata e differita

Prima di parlare di sanzioni, ricordiamo i termini ordinari previsti dal DPR 633/72 e dal D.L. 119/2018:

Fattura immediata: deve essere emessa e trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI) entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione (consegna del bene o ultimazione del servizio).
Fattura differita: per cessioni di beni accompagnate da DDT o per prestazioni di servizi documentate, va emessa entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione, con riferimento allo stesso mese.
Autofatture e reverse charge: termini specifici (in genere 15 del mese successivo) — verifica la fattispecie prima di applicare il ravvedimento.

Per un approfondimento dedicato puoi leggere la nostra guida sui termini di emissione della fattura elettronica 2026.

Importante: ai fini del rispetto del termine fa fede la data di trasmissione allo SdI e non la data di compilazione del documento. Se il file XML viene scartato, hai 5 giorni per ritrasmetterlo conservando la data originaria.

Cosa succede se emetti oltre i termini: sanzioni ordinarie

Le sanzioni applicabili in caso di tardiva o omessa emissione della fattura sono disciplinate dall’art. 6 del D.Lgs. 471/1997 e si articolano così:

Tardiva emissione che NON incide sulla liquidazione IVA: sanzione fissa da 250 euro a 2.000 euro per documento (situazione tipica della fattura emessa con qualche giorno di ritardo ma all’interno dello stesso periodo di liquidazione).
Tardiva o omessa fatturazione che incide sulla liquidazione IVA: sanzione dal 70% al 100% dell’imposta non documentata (in vigore dal 2024 — prima era 90%-180%), con un minimo di 250 euro per ciascuna operazione.
Omessa fatturazione di operazione esente, non imponibile o reverse charge: sanzione dal 5% al 10% dei corrispettivi non documentati, con minimo 500 euro; se la violazione non rileva ai fini della liquidazione IVA si applica la sanzione fissa da 250 a 2.000 euro.

In sintesi: per la maggior parte dei casi pratici di fattura tardiva, la sanzione di riferimento per il calcolo del ravvedimento è 250 euro per documento (sanzione minima edittale). Su questo importo si applica il coefficiente di riduzione previsto dall’art. 13 del D.Lgs. 472/97.

Ravvedimento operoso: cos’è e come funziona

Il ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/1997) è lo strumento che consente al contribuente di regolarizzare spontaneamente una violazione tributaria pagando una sanzione ridotta. Più la regolarizzazione è tempestiva, più alto è lo sconto.

Per essere valido, il ravvedimento richiede tre azioni contestuali da parte del contribuente:

Rimozione della violazione: emissione effettiva della fattura tardiva (se non era stata emessa) o trasmissione corretta allo SdI.
Pagamento della sanzione ridotta tramite F24, codice tributo 8911.
Pagamento degli interessi legali maturati dal giorno successivo al termine ordinario fino al giorno del versamento, codice tributo 1991.

Se l’IVA della fattura tardiva era già confluita nella liquidazione del periodo (perché contabilizzata in modo corretto pur senza fattura emessa), non c’è IVA omessa da versare. Diversamente, anche l’IVA non versata va sanata con codice tributo dedicato (es. 6001-6012 per liquidazioni mensili).

Calcolo della sanzione ridotta (tabella 2026)

Ecco la tabella aggiornata al 2026 dei coefficienti di riduzione della sanzione minima (250 euro nel caso della fattura tardiva ordinaria):

Quando ravvedi	Riduzione	Sanzione ridotta (su 250 euro)	Riferimento
Entro 30 giorni dalla violazione	1/10 della sanzione minima	25,00 euro	art. 13 c.1 lett. a-bis
Entro 90 giorni dalla violazione	1/9	27,78 euro (~28 euro)	art. 13 c.1 lett. a-bis
Entro 1 anno (o entro la dichiarazione)	1/8	31,25 euro (~31 euro)	art. 13 c.1 lett. b
Entro 2 anni (o dichiarazione anno successivo)	1/7	35,71 euro (~36 euro)	art. 13 c.1 lett. b-bis
Oltre 2 anni	1/6	41,67 euro (~42 euro)	art. 13 c.1 lett. b-ter
Dopo PVC / accertamento (se ancora ammesso)	1/5	50,00 euro	art. 13 c.1 lett. b-quater

Attenzione: i coefficienti 1/7, 1/6 e 1/5 si applicano solo se la violazione non è stata constatata con accertamento o avviso bonario notificato. Una volta arrivata la comunicazione, il ravvedimento si chiude.

Ravvedimento sprint (entro 14 giorni): per i versamenti tributari c’è una riduzione ulteriore (1/10 con 1/15 per ogni giorno di ritardo). Per la fatturazione tardiva non si applica il ravvedimento “sprint” perché la violazione non è di omesso versamento ma di tardiva fatturazione.

Interessi legali 2026 al 2,5%

Oltre alla sanzione, il ravvedimento richiede il versamento degli interessi legali calcolati al tasso annuo fissato annualmente dal Ministero dell’Economia. Per il 2026 il tasso è del 2,5% annuo (rivalutato a fine anno con D.M. MEF, decorrenza 1° gennaio).

La formula di calcolo è:

Interessi = Imposta IVA × giorni di ritardo × tasso / 365

I giorni si contano dal giorno successivo alla scadenza ordinaria fino al giorno effettivo di versamento. Se il ritardo attraversa più anni con tassi diversi, occorre frazionare il calcolo applicando il tasso vigente in ciascun periodo.

Storico tassi recenti (utile per ravvedimenti pluriennali): 2023 = 5%, 2024 = 2,5%, 2025 = 2%, 2026 = 2,5%.

Attenzione: gli interessi si calcolano solo sull’IVA effettivamente non versata. Se la fattura tardiva è stata comunque ricompresa nella liquidazione IVA del periodo (ipotesi frequente), gli interessi possono essere zero o simbolici.

Esempi pratici di calcolo

Vediamo due casi tipici per capire quanto si paga davvero con il ravvedimento operoso.

Esempio 1: fattura tardiva di 20 giorni — IVA 220 euro su imponibile 1.000 euro

Mario Rossi, idraulico forfettario in regime IVA ordinario, esegue un intervento il 1° aprile 2026. Avrebbe dovuto emettere fattura entro il 13 aprile (12 giorni). La emette invece il 21 aprile, con 8 giorni di effettivo ritardo, ma decide di ravvedersi versando il 3 maggio. Sono passati 20 giorni complessivi dal termine ordinario.

Sanzione ordinaria: minimo 250 euro
Ravvedimento entro 30 giorni (1/10): 250 / 10 = 25,00 euro
Interessi legali: 220 × 20 × 2,5% / 365 = 220 × 20 × 0,025 / 365 = 0,30 euro
Totale da versare con F24: 25,00 + 0,30 = 25,30 euro

Per una fattura da 1.000 euro emessa con 20 giorni di ritardo, il ravvedimento costa meno di un caffè in più al giorno. È sempre conveniente regolarizzare.

Esempio 2: fattura omessa da 6 mesi — IVA 880 euro

Lucia, consulente in regime IVA ordinario, dimentica di fatturare una consulenza svolta il 1° gennaio 2026 (imponibile 4.000 euro, IVA 880 euro). Si accorge dell’errore il 1° luglio 2026 (180 giorni dopo la scadenza dei 12 giorni) e si ravvede.

Sanzione ordinaria (omessa fattura che incide sulla liquidazione): 90% di 880 = 792 euro (con minimo 250 euro)
Sanzione di riferimento per il ravvedimento: nei casi in cui la sanzione minima edittale sia 250 euro, si applica il coefficiente sul minimo
Ravvedimento entro 1 anno (1/8 di 250): 250 / 8 = 31,25 euro
Interessi legali: 880 × 180 × 2,5% / 365 = 880 × 180 × 0,025 / 365 = ~10,85 euro
Totale (sanzione + interessi): 31,25 + 10,85 = ~42,10 euro

IMPORTANTE: a questi importi si aggiunge l’eventuale ravvedimento dell’IVA non versata in liquidazione, se la fattura tardiva ha modificato il debito IVA del periodo. In quel caso si versa anche il codice tributo 6001-6012 (a seconda del mese) con sanzione ridotta calcolata sul 30% del tributo non versato.

Come si versa: F24 e codici tributo

Sanzione e interessi del ravvedimento si pagano con modello F24 telematico (Entratel, F24 web Agenzia delle Entrate o home banking abilitato). I codici tributo da utilizzare per la fatturazione tardiva sono:

Codice tributo	Descrizione	Sezione F24
8911	Sanzione pecuniaria per ravvedimento — altre violazioni tributarie	Erario
1991	Interessi sul ravvedimento — IVA	Erario
6001-6012	IVA mensile (mese di riferimento) — solo se IVA non versata	Erario
6031-6034	IVA trimestrale (trimestre di riferimento) — solo se IVA non versata	Erario

L’anno di riferimento da indicare nei codici 8911 e 1991 è quello in cui è stata commessa la violazione (es. 2026 per una fattura tardiva del 2026), non l’anno in cui si effettua il versamento.

Compilazione F24 passo passo

Ecco come compilare correttamente il modello F24 ELIDE / F24 ordinario per il ravvedimento di una fattura tardiva:

Sezione “Contribuente”: codice fiscale, dati anagrafici e domicilio fiscale del titolare di partita IVA.
Sezione “Erario” — riga sanzione:
- Codice tributo: 8911
- Anno di riferimento: anno della violazione (es. 2026)
- Importi a debito: importo della sanzione ridotta (es. 25,00)
Sezione “Erario” — riga interessi:
- Codice tributo: 1991
- Anno di riferimento: 2026
- Importi a debito: importo degli interessi (es. 0,30)
Eventuale riga IVA non versata (se applicabile): codice 6001-6012 o 6031-6034 con anno di riferimento.
Totale da versare e firma. Il pagamento può essere effettuato anche con compensazione di crediti fiscali, fermi i limiti di compensazione vigenti.

Suggerimento operativo: conserva sempre la ricevuta telematica F24 insieme alla copia della fattura tardiva. In caso di controllo, la documentazione cartacea/digitale è la prova della spontaneità della regolarizzazione.

Cosa fare operativamente in 3 step

Sintetizziamo l’iter pratico per chiudere correttamente un ravvedimento operoso da fattura tardiva:

Emetti subito la fattura tardiva. Trasmetti il file XML allo SdI con la data effettiva di operazione (anche se passata) o, se il termine “data documento” non lo consente, con la data corrente indicando in descrizione la data reale dell’operazione. Ciò chiude la violazione formale.
Calcola e versa F24 con codici tributo 8911 (sanzione) e 1991 (interessi). Aggiungi eventuale IVA omessa con codice 6001-6012/6031-6034.
Conserva ricevute SdI (consegnata/MC), F24 e calcolo interessi. Annota la regolarizzazione nel registro IVA vendite e nel libro giornale (per chi è in contabilità ordinaria).

Tutti e tre i passaggi devono essere contestuali: la giurisprudenza ha più volte ribadito che il ravvedimento è valido solo se la rimozione della violazione e il pagamento di sanzione e interessi avvengono nello stesso arco temporale.

Attenzione: onere della prova

Il ravvedimento non è automatico: in caso di controllo, l’onere della prova ricade sul contribuente. Devi essere in grado di dimostrare:

La data effettiva della prestazione o della cessione (DDT, contratti, e-mail di conferma, timesheet, ricevute di pagamento).
La spontaneità del ravvedimento, ossia che il versamento è avvenuto prima di qualsiasi notifica di accertamento, PVC o avviso bonario.
La correttezza del calcolo di sanzione e interessi (utile predisporre un foglio di calcolo allegato alla pratica).

Se la data dell’operazione è incerta o contestabile, il rischio è che l’Agenzia ricalcoli giorni di ritardo e coefficienti, riportando il ravvedimento alla sanzione piena. Documentare bene è fondamentale.

Quando il ravvedimento NON è applicabile

Il ravvedimento operoso è precluso nei seguenti casi:

Dopo la notifica di un atto di accertamento, di una cartella di pagamento o di un avviso bonario riferito alla stessa violazione.
Dopo la consegna di un processo verbale di constatazione (PVC) della Guardia di Finanza o dell’Agenzia delle Entrate, salvo il ravvedimento “lungo” 1/5 per le violazioni non oggetto di rilievo.
Per violazioni penalmente rilevanti (es. emissione/utilizzo di fatture per operazioni inesistenti — D.Lgs. 74/2000).
Per fatture false, frode IVA o altre fattispecie di particolare gravità tributaria e penale.

Negli altri casi (semplice tardività, dimenticanze, errori formali) il ravvedimento è la strada più conveniente per chiudere la posizione con il minimo aggravio economico.

Forfettario e sanzioni: stesse regole

I contribuenti in regime forfettario non addebitano IVA in fattura, ma restano soggetti agli stessi obblighi formali di emissione e trasmissione elettronica. Quindi:

Si applica la sanzione fissa minima di 250 euro per fattura tardiva (anche se non c’è IVA esposta).
Il ravvedimento operoso funziona con gli stessi coefficienti (1/10, 1/9, 1/8 ecc.).
Gli interessi legali di norma sono pari a zero (non c’è IVA da versare in ritardo), salvo casi di ritenute o ulteriori tributi collegati.
Si versa con F24, codice 8911 per la sanzione (interessi 1991 spesso non dovuti).

Per molti forfettari, quindi, la sanzione minima pratica è di 25 euro entro 30 giorni. Una cifra che giustifica sempre la regolarizzazione, evitando rischi di accertamento e di applicazione della sanzione piena (250-2.000 euro per documento).

Come evitare la tardività in futuro

Prevenire è meglio che ravvedere. Alcune buone pratiche per non incorrere più in fatture fuori termine:

Software di fatturazione elettronica con promemoria automatici sui DDT non ancora fatturati e sui giorni residui per l’emissione (Aruba, Fatture in Cloud, Danea, TeamSystem, Buffetti).
Fatturazione automatica al raggiungimento di milestone contrattuali (es. consegna, accettazione, mensilità ricorrenti).
Calendario fiscale condiviso con il commercialista o il CAF: scadenze IVA, F24, fatturazione differita del mese.
Controllo settimanale dei DDT non ancora fatturati per chi vende beni (regola dei 12 giorni / del 15 del mese successivo).
Backup delle ricevute SdI e archivio PEC: in caso di scarto, hai 5 giorni per ritrasmettere senza tardività.

Un buon software riduce drasticamente il rischio di tardività e ti avvisa automaticamente prima della scadenza. Per i forfettari, vale la pena valutare anche il bollo a forfait e i servizi di archivio sostitutivo.

FAQ — Domande frequenti

Quanto costa il ravvedimento per una fattura tardiva di 5 giorni?

Per una fattura tardiva di pochi giorni la sanzione ridotta è 25 euro (1/10 di 250), più gli interessi legali al 2,5% sull’eventuale IVA. Su importi modesti, gli interessi sono pochi centesimi: il totale si aggira sui 25-26 euro.

Posso ravvedermi se la fattura tardiva non incide sulla liquidazione IVA?

Sì. La sanzione di riferimento è la fissa minima di 250 euro e si applicano i coefficienti standard (1/10, 1/9, 1/8…). Gli interessi sono pari a zero perché non c’è IVA da versare in ritardo.

Se l’XML della fattura viene scartato dallo SdI sono in tardiva emissione?

No, se ritrasmetti il file corretto entro 5 giorni dalla notifica di scarto la fattura conserva la data originaria e non sei in tardiva emissione. Oltre i 5 giorni scatta la violazione e devi ravvederti.

Il ravvedimento operoso si applica anche dopo l’avviso bonario?

No. La notifica di un atto impositivo (avviso bonario, accertamento, cartella) preclude il ravvedimento per la violazione contestata. È invece ancora possibile sanare violazioni diverse e non rilevate, applicando il coefficiente 1/5 (post-PVC).

Devo ravvedere anche l’IVA se la fattura tardiva era già stata inserita in liquidazione?

No. Se hai già contabilizzato e versato l’IVA nella liquidazione corretta, devi ravvedere solo la sanzione formale (codice 8911) e gli eventuali interessi sono nulli o simbolici. Se invece l’IVA non è stata versata, occorre ravvedere anche l’imposta con i codici tributo 6001-6012 / 6031-6034.

Posso compensare il ravvedimento con un credito IVA?

Sì. Sanzione (8911), interessi (1991) ed eventuale IVA possono essere compensati orizzontalmente in F24 con crediti d’imposta disponibili, nel rispetto dei limiti di legge (es. visto di conformità per crediti IVA superiori a 5.000 euro annui).

Quali sono i codici tributo F24 per il ravvedimento di una fattura tardiva?

I codici principali sono 8911 (sanzione) e 1991 (interessi) in sezione Erario. Per l’eventuale IVA non versata si usano i codici 6001-6012 (mensili) o 6031-6034 (trimestrali) a seconda della periodicità di liquidazione.

Sono forfettario: cambia qualcosa per il ravvedimento di una fattura tardiva?

Le regole sono le stesse: sanzione minima 250 euro ridotta secondo i coefficienti standard. Gli interessi legali sono di norma pari a zero (niente IVA esposta). Anche per il forfettario, l’obbligo di emissione tempestiva della fattura elettronica è pieno.

Hai bisogno di aiuto con un ravvedimento operoso?

Calcolare correttamente sanzioni e interessi, compilare l’F24 con i codici giusti e conservare la documentazione probatoria è essenziale per chiudere il ravvedimento senza errori. Se hai emesso una fattura in ritardo o sei nel dubbio, il CAF Centro Fiscale di Udine ti supporta con:

Calcolo personalizzato di sanzione ridotta e interessi legali
Compilazione del modello F24 con i codici tributo corretti
Verifica dell’ammissibilità del ravvedimento al tuo caso
Assistenza completa per partite IVA, professionisti, forfettari e imprese

Contatta il CAF Centro Fiscale di Udine per una consulenza dedicata e regolarizza la tua fattura tardiva con la massima tranquillità.

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Apri un conto business con Qonto

Una soluzione completa per freelance, professionisti e PMI: gestisci fatturazione, spese e contabilita in un unico posto.

🇮🇹

IBAN italiano

⚡

Apertura in 10 min

📄

Fattura elettronica

💳

Carta Mastercard

🚀 Visita Qonto e apri il conto →

Link affiliato. Aprendo il conto tramite questo link, il CAF Centro Fiscale puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

Questo articolo è stato redatto con l’ausilio di strumenti di intelligenza artificiale e verificato dalla redazione di Centro Fiscale, che ne è responsabile dei contenuti.

Settembre 4, 2026/0 Commenti/da Andrea Damiani

Guide Fatturazione Elettronica

Note di Credito e Debito Elettroniche 2026: Guida Completa con Esempi

Le note di credito e debito elettroniche sono documenti fiscali fondamentali per correggere, integrare o stornare una fattura già emessa. Dal 2019, in Italia, devono essere emesse obbligatoriamente in formato elettronico tramite il Sistema di Interscambio (SdI), esattamente come le fatture. In questa guida 2026 spieghiamo passo passo cosa sono, quando emetterle, come compilarle (con esempi XML reali) e quali sono i limiti temporali previsti dall’art. 26 del DPR 633/72.

Se gestisci una partita IVA, sei un professionista o un imprenditore, prima o poi ti troverai a dover emettere una nota di credito (per uno sconto, un reso o un errore) o una nota di debito (per integrare un importo). Capire come si compilano correttamente è essenziale per evitare sanzioni, scarti dello SdI e problemi con la detrazione IVA.

Cos’è la nota di credito elettronica

La nota di credito è un documento fiscale che serve a stornare, ridurre o annullare una fattura precedentemente emessa. In pratica, è una sorta di “fattura al contrario”: riduce il debito del cliente verso il fornitore e, di conseguenza, il ricavo del fornitore.

Immagina che Marco, idraulico in regime ordinario, abbia emesso una fattura da 1.500 euro a un cliente. Il cliente, dopo qualche giorno, restituisce parte del materiale per un valore di 300 euro. Marco non può modificare la fattura originale (è già transitata nello SdI), quindi emette una nota di credito da 300 euro per stornare la parte resa.

Dal 1° gennaio 2019, la nota di credito deve essere emessa obbligatoriamente in formato elettronico e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI), proprio come la fattura. Non sono più ammesse note di credito cartacee, salvo le rarissime eccezioni previste dalla legge (es. operazioni con soggetti non residenti senza stabile organizzazione).

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Qonto: il conto business per Partita IVA

Tra le opzioni piu complete sul mercato per liberi professionisti e PMI: IBAN italiano, fatturazione elettronica integrata, supporto in italiano e categorizzazione automatica delle spese.

✓ Apertura 100% online in 10 minuti
✓ Da 9 euro al mese – Prova gratuita disponibile
✓ IBAN italiano (utile per F24 e Agenzia Entrate)
✓ Integrazione con Fatture in Cloud, Aruba e altri software

Visita Qonto e prova gratis →

Link affiliato: aprendo il conto tramite questo link, il CAF puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

Cos’è la nota di debito elettronica

La nota di debito è il documento speculare alla nota di credito: serve ad aumentare o integrare l’importo di una fattura già emessa. Si utilizza quando, dopo l’emissione della fattura, emerge la necessità di addebitare al cliente ulteriori somme.

Esempi tipici di nota di debito:

Aumento del prezzo concordato successivamente alla fattura
Spese accessorie non incluse nella fattura originale (trasporto, imballaggio, oneri amministrativi)
Errori in difetto: la fattura è stata emessa per un importo inferiore a quello dovuto
Interessi di mora per ritardato pagamento
Penali contrattuali a carico del cliente

Anche la nota di debito è obbligatoriamente elettronica e segue lo stesso iter di trasmissione tramite SdI. La differenza con la nota di credito è il codice TipoDocumento da indicare nel file XML: TD05 invece di TD04.

Codici TipoDocumento: TD04 e TD05

Nel file XML della fatturazione elettronica, il campo TipoDocumento identifica la natura del documento. Per le note esistono due codici specifici:

Codice	Descrizione	Uso
TD04	Nota di credito	Storno totale o parziale di una fattura
TD05	Nota di debito	Integrazione/aumento di una fattura

Esistono altri codici “TD” per casi particolari (autofatture, integrazioni reverse charge, ecc.), ma per le note “ordinarie” tra cedente e cessionario residenti in Italia i codici da usare sono esclusivamente TD04 e TD05.

Quando emettere una nota di credito

L’art. 26 del DPR 633/72 elenca le situazioni in cui è possibile (e talvolta obbligatorio) emettere una nota di credito. Vediamole una per una con esempi concreti.

1. Errore nella fattura originale

Se hai sbagliato un importo, una descrizione, l’aliquota IVA o i dati del cliente, la fattura è già “viva” nel sistema SdI. Per correggerla devi emettere una nota di credito a storno totale e poi una nuova fattura corretta.

2. Storno di vendita (reso merce)

Il cliente restituisce la merce (in tutto o in parte). La nota di credito storna il valore della merce resa. Tipico nel commercio al dettaglio, e-commerce e B2B.

3. Sconti e abbuoni successivi

Concedi al cliente uno sconto dopo l’emissione della fattura (es. sconto fedeltà, abbuono per pagamento anticipato). La nota di credito documenta la riduzione del prezzo.

4. Procedure concorsuali del cliente

Se il cliente fallisce, è in liquidazione giudiziale o in altra procedura concorsuale, puoi emettere una nota di credito per recuperare almeno l’IVA versata su un credito che non incasserai. La procedura è specifica e richiede documentazione (vedi sezione dedicata).

5. Risoluzione del contratto

Se il contratto viene risolto per inadempimento, recesso, nullità o altra causa, le fatture già emesse vanno stornate con nota di credito. È una causa “sopravvenuta” che non ha limiti temporali.

6. Variazioni in diminuzione del corrispettivo

Qualunque riduzione concordata o imposta dell’importo originario (es. a seguito di contestazioni, perizie, accordi transattivi) richiede l’emissione di una nota di credito.

Quando emettere una nota di debito

La nota di debito si emette quando l’importo originario della fattura deve aumentare. I casi più frequenti sono:

Aumento prezzo successivo: il cliente accetta una variazione in aumento (es. costi materie prime aumentati, lavoro extra concordato).
Recupero spese non fatturate: trasporto, imballaggio, montaggio o altre spese accessorie non addebitate inizialmente.
Errori in difetto: hai fatturato 1.000 euro invece di 1.200. Puoi emettere nota di debito per la differenza di 200 euro (oppure stornare con nota di credito ed emettere fattura corretta).
Interessi di mora: per ritardato pagamento, secondo quanto previsto dalle condizioni contrattuali o dal D.Lgs. 231/2002.
Penali contrattuali: addebito al cliente di penali previste dal contratto.

Una precisazione importante: non tutte le note di debito sono soggette a IVA. Per esempio, gli interessi di mora e le penali contrattuali sono fuori campo IVA (codice natura N2.2). Il software gestionale dovrebbe gestire correttamente questi casi.

Tempi e limiti: art. 26 DPR 633/72

L’art. 26 del DPR 633/72 distingue due categorie di cause che danno origine a una variazione, ciascuna con tempi diversi per l’emissione della nota di credito:

Cause “originarie” o errori formali: 1 anno

Se la variazione dipende da cause originarie (errore di calcolo, sopravvenuto accordo tra le parti, sconti contrattualmente previsti dopo l’emissione), la nota di credito deve essere emessa entro un anno dall’effettuazione dell’operazione. Oltre questo termine, non è più possibile recuperare l’IVA.

Cause “sopravvenute”: nessun limite temporale

Per le cause sopravvenute (risoluzione contrattuale, dichiarazione di nullità, annullamento, rescissione, fallimento o procedura concorsuale del cliente, ecc.) non è previsto alcun limite temporale. La nota di credito può essere emessa anche dopo molti anni dall’operazione originaria, purché entro la scadenza della dichiarazione IVA dell’anno in cui si è verificato il presupposto per il recupero.

Procedure concorsuali: regola specifica

Per il caso di mancato pagamento del corrispettivo a causa di procedure concorsuali, il D.L. 73/2021 (cd. “Decreto Sostegni-bis”) ha modificato l’art. 26 prevedendo che la nota di credito possa essere emessa già dalla data di apertura della procedura (sentenza dichiarativa di fallimento, decreto di omologazione del concordato, ecc.), senza attendere la chiusura.

Ravvedimento operoso

Se hai dimenticato di emettere una nota di credito nei termini, in alcuni casi è possibile ricorrere al ravvedimento operoso per regolarizzare la posizione, pagando una sanzione ridotta. La valutazione caso per caso è fondamentale: rivolgiti al CAF Centro Fiscale o al tuo commercialista.

Compilazione della nota di credito XML

Il file XML di una nota di credito è strutturalmente simile a quello di una fattura, ma con alcuni campi specifici. Vediamo i punti chiave da compilare correttamente:

TipoDocumento: TD04 per nota di credito, TD05 per nota di debito.
Data: la data di emissione della nota (non quella della fattura originale).
Numero: progressivo univoco. Può essere continuo con quello delle fatture (es. F2026/123, F2026/124 NC) oppure separato con una serie dedicata (es. NC2026/1, NC2026/2). Entrambe le scelte sono ammesse, basta che sia coerente nel tempo.
DatiFattureCollegate: blocco fondamentale che identifica la fattura originale a cui la nota si riferisce. Contiene IdDocumento (numero fattura originale) e Data (data fattura originale).
Importi: a seconda del software, gli importi possono essere indicati come negativi (es. -200,00) o come positivi con il segno di “diminuzione” intrinseco al TipoDocumento TD04. Verifica come il tuo gestionale gestisce questa casistica.
Aliquota IVA: deve essere la stessa applicata nella fattura originale.
Causale: campo opzionale ma molto utile (es. “Storno parziale per reso merce”, “Errore di fatturazione”).

Esempio pratico XML di nota di credito

Ecco una porzione semplificata di un file XML di nota di credito (TD04). Mostriamo solo i campi più rilevanti per chiarezza, omettendo intestazioni e dati anagrafici completi:

<FatturaElettronicaBody>
  <DatiGenerali>
    <DatiGeneraliDocumento>
      <TipoDocumento>TD04</TipoDocumento>
      <Divisa>EUR</Divisa>
      <Data>2026-08-31</Data>
      <Numero>NC2026/15</Numero>
      <Causale>Storno parziale per reso merce</Causale>
    </DatiGeneraliDocumento>
    <DatiFattureCollegate>
      <RiferimentoNumeroLinea>1</RiferimentoNumeroLinea>
      <IdDocumento>F2026/107</IdDocumento>
      <Data>2026-07-15</Data>
    </DatiFattureCollegate>
  </DatiGenerali>
  <DatiBeniServizi>
    <DettaglioLinee>
      <NumeroLinea>1</NumeroLinea>
      <Descrizione>Reso parziale merce - storno</Descrizione>
      <Quantita>1.00</Quantita>
      <PrezzoUnitario>200.00</PrezzoUnitario>
      <PrezzoTotale>200.00</PrezzoTotale>
      <AliquotaIVA>22.00</AliquotaIVA>
    </DettaglioLinee>
    <DatiRiepilogo>
      <AliquotaIVA>22.00</AliquotaIVA>
      <ImponibileImporto>200.00</ImponibileImporto>
      <Imposta>44.00</Imposta>
    </DatiRiepilogo>
  </DatiBeniServizi>
</FatturaElettronicaBody>

Il blocco DatiFattureCollegate è obbligatorio: senza di esso lo SdI accetta comunque il documento, ma il cliente non riesce a collegare la nota alla fattura originaria, con problemi di registrazione contabile e detrazione IVA.

Tre esempi pratici reali

Vediamo tre casi tipici che capitano nella pratica quotidiana di una partita IVA, con la soluzione corretta da adottare.

Esempio 1: Errore di importo nella fattura

Maria, consulente in regime ordinario, emette la fattura F2026/45 al cliente Alpha Srl per 1.000 euro + IVA. Si accorge il giorno dopo che il compenso pattuito era 1.200 euro + IVA. Ha sbagliato in difetto.

Soluzioni possibili:

Soluzione A (più pulita): Maria emette nota di credito TD04 da 1.000 euro per stornare totalmente la fattura sbagliata, e poi emette una nuova fattura da 1.200 euro. Il cliente registra entrambe e tutto torna.
Soluzione B: Maria emette una nota di debito TD05 da 200 euro per integrare la differenza. Più rapida, ma meno chiara dal punto di vista contabile.

Entrambe le soluzioni sono legittime. Il consiglio: se la differenza è piccola, usa la nota di debito; se è significativa o coinvolge altri elementi (descrizione, aliquota), preferisci lo storno totale + nuova fattura.

Esempio 2: Reso parziale di merce

Luca, e-commerce di articoli sportivi, vende a un cliente B2B 5 paia di scarpe per un totale di 500 euro + IVA con fattura F2026/210. Il cliente, dopo una settimana, restituisce 2 paia (200 euro di merce).

Soluzione: Luca emette una nota di credito TD04 da 200 euro + IVA, indicando nel campo DatiFattureCollegate il riferimento alla fattura F2026/210. La nota di credito storna parzialmente la fattura: il cliente paga effettivamente solo 300 euro + IVA per le 3 paia trattenute.

Esempio 3: Cliente in fallimento

Roberto, fornitore di servizi IT, ha emesso nel 2025 una fattura da 5.000 euro + 1.100 euro di IVA = 6.100 euro al cliente Beta Spa. Il cliente non paga e nel 2026 viene dichiarato fallito (oggi: liquidazione giudiziale).

Soluzione: Roberto, dalla data della sentenza di apertura della procedura, può emettere una nota di credito TD04 da 5.000 euro + 1.100 euro IVA. Recupera così l’IVA di 1.100 euro che aveva già versato all’erario. Il credito chirografario di 5.000 euro resta nella massa fallimentare e verrà eventualmente recuperato pro-quota.

Documentazione necessaria:

Sentenza dichiarativa di fallimento o decreto di apertura della procedura
Eventuale insinuazione al passivo
Conservazione della corrispondenza con il curatore

IVA su crediti non riscossi: la procedura specifica

Recuperare l’IVA su crediti non riscossi è uno dei casi più complessi della disciplina delle note di credito. La regola generale prevede che il fornitore possa recuperare l’IVA versata su una fattura non incassata, ma solo in casi specifici e con documentazione precisa.

Casi ammessi al recupero IVA

Procedure concorsuali (fallimento, liquidazione giudiziale, concordato preventivo, amministrazione straordinaria)
Procedure esecutive individuali rimaste infruttuose (pignoramento negativo)
Accordi di ristrutturazione del debito omologati ex art. 182-bis L.F.
Piani attestati di risanamento ex art. 67 L.F.

Documentazione giuridica necessaria

Per ogni caso serve documentazione specifica:

Sentenza/decreto dell’autorità giudiziaria
Atti del curatore o commissario
Provvedimenti di omologazione
Verbale di pignoramento negativo (per esecuzioni individuali)

Attenzione: il semplice mancato pagamento, senza alcuna procedura giudiziale, non dà diritto al recupero IVA. Anche un cliente “scomparso” o “che non risponde” non basta: serve sempre un atto formale.

Contabilizzazione delle note di credito e debito

Vediamo come si registrano le note in contabilità, dal punto di vista del fornitore (chi le emette) e del cliente (chi le riceve).

Lato fornitore (chi emette la nota di credito)

Storna il ricavo precedentemente registrato (in tutto o in parte)
Storna l’IVA a debito nella liquidazione del periodo
Riduce il credito verso il cliente

Lato cliente (chi riceve la nota di credito)

Storna il costo precedentemente registrato
Storna l’IVA detratta (se l’aveva detratta)
Riduce il debito verso il fornitore

Effetti sulla liquidazione IVA

La rettifica IVA si effettua nella liquidazione del periodo in cui la nota di credito è registrata. Per il fornitore l’IVA precedentemente versata torna a credito; per il cliente l’IVA precedentemente detratta torna a debito. Il sistema si auto-bilancia, garantendo neutralità fiscale.

Note di credito e regime forfettario

Per chi è in regime forfettario le regole sono semplificate, ma esistono comunque alcune particolarità da conoscere.

Stesso obbligo di emissione elettronica: dal 2024 anche i forfettari (a prescindere dal volume d’affari) sono tenuti alla fatturazione elettronica, e quindi anche all’emissione elettronica delle note di credito e debito.
Nessuna IVA da stornare: il forfettario non addebita IVA in fattura (regime sostitutivo), quindi la nota di credito storna solo l’imponibile.
Codice natura N2.2: come nelle fatture, va indicato che l’operazione non è imponibile IVA per regime forfettario.
Bollo da 2 euro: se la fattura originale prevedeva l’imposta di bollo (per importi superiori a 77,47 euro), anche la nota di credito potrebbe richiederlo, da gestire secondo le indicazioni del software.
Effetto sul fatturato: la nota di credito riduce il fatturato del forfettario nell’anno di emissione. È rilevante per il calcolo del reddito imponibile e per la verifica del limite di 85.000 euro.

Vuoi approfondire le regole del regime forfettario e capire se ti conviene? Leggi la nostra guida completa al regime forfettario 2026.

Invio tramite SdI e conservazione

Le note di credito e debito seguono esattamente lo stesso iter delle fatture elettroniche. Vediamo i passaggi:

Compilazione del file XML tramite il software gestionale (Fatture in Cloud, Aruba, Danea Easyfatt, TeamSystem o altro)
Firma digitale (facoltativa per fatture B2B/B2C, obbligatoria solo per la PA)
Trasmissione allo SdI tramite il proprio canale (web, PEC, FTP, SDIcoop)
Recapito al cliente tramite codice destinatario o PEC indicati nella nota
Ricevuta di consegna o di mancato recapito (con messa a disposizione nell’area riservata del cliente)
Conservazione digitale per 10 anni ai sensi dell’art. 2220 c.c. e dei DM 17/06/2014 e succ. modifiche

Il codice destinatario da indicare nella nota è lo stesso del cliente nella fattura originale. Se il cliente non ha codice SDI, si usa il codice convenzionale “0000000” e si inserisce la sua PEC.

Per la conservazione decennale, l’Agenzia delle Entrate offre il servizio gratuito “Conservazione” tramite il portale Fatture e Corrispettivi: una soluzione comoda e sicura che molti software integrano automaticamente.

Errori comuni da evitare

Anche i professionisti più esperti incappano in errori quando si tratta di note di credito e debito. Ecco i più frequenti, con il modo per evitarli.

1. Dimenticare il blocco DatiFattureCollegate

È l’errore più comune. Se non specifichi il riferimento alla fattura originale, il cliente non riesce a collegare la nota in contabilità e potrebbe rifiutarla. Verifica sempre che il software inserisca correttamente IdDocumento e Data della fattura.

2. Numerazione progressiva sbagliata

Se decidi di tenere una numerazione separata per le note (es. NC2026/1, NC2026/2), assicurati di mantenerla coerente. Saltare numeri o duplicarli causa scarti SDI e problemi nel registro IVA.

3. Emissione fuori termine

Per le cause originarie (errori, sconti) hai 1 anno. Oltre questo termine, l’IVA non è più recuperabile. Tieni un calendario delle fatture aperte e dei resi pendenti per non rischiare di perdere il diritto.

4. Aliquota IVA diversa dalla fattura originale

La nota di credito deve usare la stessa aliquota IVA applicata nella fattura originale. Se la fattura era al 22% e la nota la fai al 10%, lo storno è errato: il cliente registra una rettifica sbagliata.

5. Confondere TD04 e TD05

TD04 = nota di credito (riduce). TD05 = nota di debito (aumenta). Sembra banale, ma molti gestionali permettono la modifica manuale e qualcuno sbaglia. Verifica sempre prima di trasmettere.

6. Non conservare la documentazione di supporto

Per le note di credito su procedure concorsuali o cause sopravvenute, conserva sempre i documenti giuridici (sentenze, decreti, accordi). In caso di verifica fiscale sono indispensabili.

Domande frequenti (FAQ)

Posso emettere una nota di credito cartacea?

No, dal 2019 (e dal 2024 anche per i forfettari) tutte le note di credito tra soggetti residenti in Italia devono essere emesse obbligatoriamente in formato elettronico tramite SdI. Le uniche eccezioni riguardano operazioni con soggetti non residenti senza stabile organizzazione, casi marginali e rari.

La numerazione delle note deve essere separata da quella delle fatture?

Non è obbligatorio. Puoi scegliere se usare una numerazione continua con le fatture (es. F2026/100 e poi NC F2026/101) oppure una numerazione separata con sigla dedicata (NC2026/1, NC2026/2). L’importante è la coerenza nel tempo e l’univocità per anno solare.

Cosa succede se dimentico DatiFattureCollegate?

Lo SdI accetta comunque la nota e la trasmette al cliente. Tuttavia, dal punto di vista contabile, la nota risulta “scollegata” dalla fattura originale: il cliente potrebbe avere difficoltà a registrarla correttamente e a detrarre/stornare l’IVA. Inoltre, in caso di verifica, manca la tracciabilità del rapporto causale. Riemetti subito una nota corretta o concorda con il cliente come gestire la situazione.

Posso emettere una nota di credito a distanza di 5 anni dalla fattura?

Sì, ma solo per cause sopravvenute (risoluzione contrattuale, fallimento, nullità contrattuale, ecc.) e comunque entro la scadenza della dichiarazione IVA dell’anno in cui si verifica il presupposto. Per errori formali o cause originarie, il termine è di 1 anno.

Il forfettario può emettere note di credito senza IVA?

Sì, il forfettario non addebita IVA in fattura (regime sostitutivo) e quindi anche la nota di credito è senza IVA. Si storna solo l’imponibile, indicando il codice natura N2.2 (“operazioni non soggette ad altri casi”). L’effetto è sul fatturato dell’anno e sul calcolo del reddito imponibile.

Cosa fare se il cliente rifiuta la nota di credito?

Lo SdI non prevede il rifiuto di una nota di credito da parte del cliente B2B (a differenza delle fatture verso la PA). Una volta emessa correttamente e trasmessa, la nota è valida ai fini fiscali. Eventuali contestazioni si gestiscono in via stragiudiziale o giudiziale.

Quanti anni devo conservare le note di credito?

Come tutte le scritture contabili, le note vanno conservate per 10 anni in formato digitale (art. 2220 c.c.). Puoi usare il servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate o un servizio privato che rispetti i requisiti di legge (DM 17/06/2014).

Posso emettere una nota di debito per interessi di mora?

Sì, gli interessi di mora previsti contrattualmente o per legge (D.Lgs. 231/2002) si addebitano con nota di debito TD05. Sono fuori campo IVA (codice natura N2.2): non hanno natura corrispettiva ma risarcitoria.

Hai bisogno di aiuto con le note di credito e debito?

La gestione delle note di credito e debito è uno degli aspetti più delicati della fatturazione elettronica. Sbagliare un codice TipoDocumento, dimenticare il riferimento alla fattura collegata o emettere fuori termine può costarti caro: scarti SDI, problemi con la detrazione IVA e, in caso di verifica, sanzioni.

Il CAF Centro Fiscale di Udine offre un servizio completo di assistenza alla fatturazione elettronica per partite IVA, professionisti e piccole imprese: dall’emissione delle note alla gestione di casi complessi (procedure concorsuali, recupero IVA, ravvedimento operoso). Lavoriamo con i principali software di fatturazione e ti seguiamo passo passo.

Prenota una consulenza presso il CAF Centro Fiscale di Udine:

Indirizzo: Viale Giuseppe Tullio 13, scala B – Udine
Telefono: 0432 1638640
WhatsApp: 366 6018121
Email: info@centrofiscale.com

Approfondimenti correlati: Fatture in Cloud vs Aruba vs Danea 2026 | Regime forfettario 2026

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Apri un conto business con Qonto

Una soluzione completa per freelance, professionisti e PMI: gestisci fatturazione, spese e contabilita in un unico posto.

🇮🇹

IBAN italiano

⚡

Apertura in 10 min

📄

Fattura elettronica

💳

Carta Mastercard

🚀 Visita Qonto e apri il conto →

Link affiliato. Aprendo il conto tramite questo link, il CAF Centro Fiscale puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

Questo articolo è stato redatto con l’ausilio di strumenti di intelligenza artificiale e verificato dalla redazione di Centro Fiscale, che ne è responsabile dei contenuti.

Agosto 31, 2026/0 Commenti/da Andrea Damiani

Fatture in Cloud

Fatture in Cloud vs Aruba vs Danea 2026: Confronto Definitivo Software Fatturazione

Scegliere il software di fatturazione elettronica giusto nel 2026 non è una decisione banale: con l’obbligo di fattura elettronica esteso a tutti (anche ai forfettari) e la moltiplicazione delle offerte sul mercato, ogni partita IVA si trova davanti a una giungla di soluzioni. Tra Fatture in Cloud, Aruba Fatturazione Elettronica e Danea Easyfatt come orientarsi? In questa guida definitiva analizziamo i tre software più popolari in Italia, mettendoli a confronto su prezzo, funzioni, facilità d’uso, supporto e adattabilità ai diversi profili professionali. Alla fine saprai esattamente quale conviene a te, e scoprirai anche un’alternativa integrata con la consulenza di un CAF di fiducia.

Hai già un software ma non sei sicuro che sia il migliore per la tua attività? Il CAF Centro Fiscale di Udine ti aiuta a scegliere e configurare la soluzione giusta. Prenota una consulenza gratuita per partire con il piede giusto.

Indice dei contenuti

Come scegliere il software di fatturazione giusto nel 2026
I 9 parametri di confronto fondamentali
Tabella comparativa: Fatture in Cloud vs Aruba vs Danea
Fatture in Cloud: analisi dettagliata
Aruba Fattura Elettronica: analisi dettagliata
Danea Easyfatt: analisi dettagliata
Casi d’uso tipici: quale software per chi
Altri software da considerare nel 2026
L’alternativa: portale fatturazione integrato CAF Centro Fiscale
Come provare un software prima di acquistare
Cosa evitare nella scelta del software
Posso cambiare software a metà anno?
FAQ – Domande frequenti

Come scegliere il software di fatturazione giusto nel 2026

Prima di tuffarti nel confronto tecnico, fermati un attimo e poniti tre domande chiave: che tipo di partita IVA hai? Quante fatture emetti al mese? Quanto sei a tuo agio con la tecnologia? La risposta a queste domande pesa più di qualsiasi recensione, perché il software “migliore in assoluto” non esiste: esiste quello giusto per il tuo profilo.

Nel 2026 il mercato della fatturazione elettronica è maturo e l’obbligo è esteso anche ai forfettari sotto i 25.000 euro di ricavi. Questo significa che ogni partita IVA, senza eccezioni, deve emettere fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio (SdI). La buona notizia? La concorrenza ha abbassato i prezzi e migliorato l’usabilità. La cattiva notizia? Districarsi tra decine di soluzioni può far perdere ore preziose.

I tre software che analizziamo in questa guida — Fatture in Cloud, Aruba Fattura Elettronica e Danea Easyfatt — coprono il 70% del mercato italiano delle PMI e dei professionisti. Sono soluzioni diverse per filosofia, target e modello di prezzo: capire le differenze ti farà risparmiare soldi, tempo e mal di testa.

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Qonto: il conto business per Partita IVA

Tra le opzioni piu complete sul mercato per liberi professionisti e PMI: IBAN italiano, fatturazione elettronica integrata, supporto in italiano e categorizzazione automatica delle spese.

✓ Apertura 100% online in 10 minuti
✓ Da 9 euro al mese – Prova gratuita disponibile
✓ IBAN italiano (utile per F24 e Agenzia Entrate)
✓ Integrazione con Fatture in Cloud, Aruba e altri software

Visita Qonto e prova gratis →

Link affiliato: aprendo il conto tramite questo link, il CAF puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

I 9 parametri di confronto fondamentali

Prima di mettere a confronto i tre software, è importante capire quali sono i criteri di valutazione che fanno davvero la differenza. Non tutti i parametri pesano allo stesso modo: per un forfettario freelance il prezzo è cruciale, per un’azienda con magazzino contano di più le funzioni gestionali integrate. Ecco i 9 elementi su cui valutare ogni software di fatturazione nel 2026.

1. Prezzo: il primo filtro

I modelli di prezzo dei software di fatturazione si dividono in tre famiglie: abbonamento mensile, abbonamento annuale e licenza una tantum. Attenzione ai prezzi pubblicizzati: spesso si riferiscono al solo modulo base, escludendo conservazione sostitutiva, multi-utente o app mobile, che diventano costi aggiuntivi. Calcola sempre il costo totale annuo a 12 mesi, includendo tutti i moduli che ti servono davvero.

2. Funzioni: cosa serve veramente

Un buon software deve gestire fatture elettroniche attive e passive (ricevute), proforma, note di credito, ricevute fiscali, scadenzario clienti e fornitori. Le funzioni “premium” — come preventivi, gestione magazzino, contabilità integrata, prima nota — possono essere indispensabili o inutili a seconda della tua attività. Non pagare per ciò che non userai mai.

3. Facilità d’uso (UX)

Se passi due ore a capire come emettere la prima fattura, qualcosa non va. La curva di apprendimento conta soprattutto se non sei “smanettone”: un’interfaccia moderna, in italiano, con tutorial integrati ti farà risparmiare tempo ogni mese. Le versioni desktop tendono a essere più ricche ma meno intuitive; le soluzioni cloud puntano sulla semplicità.

4. Supporto in italiano

Quando una fattura viene scartata dal Sistema di Interscambio devi risolvere subito, non aspettare 48 ore. Verifica sempre se il supporto è in italiano, gratuito o a pagamento, via chat/telefono/email, e in quali orari è disponibile. Per i professionisti l’assistenza tempestiva può valere più di 100 euro l’anno di differenza nel canone.

5. Conservazione sostitutiva inclusa

Per legge, le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per 10 anni in modalità “a norma” (conservazione sostitutiva). Alcuni software la includono nel canone base, altri la fanno pagare a parte. Senza conservazione sostitutiva non sei in regola con il fisco: è un parametro non negoziabile.

6. Multi-utente: lavorare in team

Se hai un collaboratore, una segretaria o un commercialista che deve accedere ai documenti, serve la gestione multi-utente con permessi differenziati. Quasi tutti i software base sono single-user: per aggiungere altri accessi bisogna salire di piano, con costi che possono raddoppiare il canone.

7. Mobile app: fatturare in mobilità

Per artigiani, idraulici, elettricisti, agenti di commercio e professionisti che lavorano fuori sede, l’app mobile è essenziale. Verifica se permette di emettere fatture complete (non solo bozze), scansionare ricevute spese e gestire l’incasso. Le app più evolute integrano anche pagamenti istantanei tramite link.

8. Integrazioni: banca, e-commerce, CRM

Le integrazioni native fanno la differenza tra un software che aiuta e uno che fa il lavoro al posto tuo. Cerca:

Banca: collegamento PSD2 ai conti correnti per riconciliazione automatica
E-commerce: connessione a Shopify, WooCommerce, Amazon, eBay per emettere fatture in automatico
CRM: sincronizzazione con HubSpot, Pipedrive, Mailchimp
Commercialista: condivisione diretta con il commercialista (canale ufficiale)
Pagamenti: Stripe, PayPal, Satispay per incassi rapidi

9. Adattabilità al regime fiscale

Forfettari, regime ordinario, semplificato, IVA per cassa, reverse charge, split payment: ogni regime ha esigenze diverse. Un buon software deve adattarsi al tuo regime fiscale senza trucchi o configurazioni complesse. Per i forfettari, ad esempio, la generazione corretta della fattura senza IVA con bollo da 2 euro deve essere automatica.

Tabella comparativa: Fatture in Cloud vs Aruba vs Danea Easyfatt

Ecco il confronto sintetico tra i tre software, con i parametri principali messi a fuoco. I prezzi sono indicativi e aggiornati a maggio 2026; possono variare in base a promozioni, sconti annuali o pacchetti aziendali.

Parametro	Fatture in Cloud	Aruba Fattura Elettronica	Danea Easyfatt
Prezzo base	18-50 euro/mese	25-60 euro/anno	100 euro/anno una tantum
Modello	SaaS cloud	SaaS cloud	Desktop (cloud opzionale)
Funzioni	Complete	Buone (essenziali)	Avanzate (gestionale)
Cloud nativo	Sì	Sì	No (solo desktop, cloud a pagamento)
App mobile	Sì (iOS/Android, completa)	Sì (base)	Limitato
Conservazione sostitutiva	Inclusa nei piani Pro	Inclusa	Modulo extra a pagamento
Multi-utente	Solo nei piani Pro	Solo nei piani Pro	Sì (Multipostazione)
Forfettari	Eccellente	Buono	Buono
E-commerce	Eccellente (Shopify, WooCommerce, Amazon)	Buono (Aruba HiSpeed E-commerce)	Avanzato (gestione magazzino)
Integrazione banche	PSD2 nativa	PSD2 base	Limitata
Magazzino	Base (piani Pro)	Limitato	Avanzato
Supporto	Chat, email, telefono (orari estesi)	Email, telefono (24/7 a pagamento)	Telefono, email (italiano)
Costo annuo medio totale	216-600 euro	25-60 euro	100-300 euro (con moduli)

Lettura veloce della tabella: se il prezzo è la priorità assoluta vince Aruba; se cerchi la soluzione cloud più completa e moderna vince Fatture in Cloud; se hai bisogno di gestionale e magazzino la scelta naturale è Danea Easyfatt. Ma la storia non finisce qui: nelle prossime sezioni vediamo i pro e contro di ciascuno in dettaglio.

Fatture in Cloud: il software cloud più completo

Fatture in Cloud (di proprietà del gruppo TeamSystem dal 2018) è oggi il software di fatturazione cloud più diffuso in Italia. Si rivolge a freelance, partite IVA digitali, piccole imprese e studi professionali con un’interfaccia moderna e una mole impressionante di integrazioni.

I pro di Fatture in Cloud

Cloud nativo: lavori da qualunque dispositivo, niente installazioni
Interfaccia intuitiva: la più curata del mercato, perfetta per chi non è tecnico
App mobile completa: emetti fatture, scansiona ricevute, riconcili pagamenti dallo smartphone
Integrazioni eccezionali: Shopify, WooCommerce, Amazon, eBay, Stripe, PayPal, Satispay, Mailchimp, Pipedrive, HubSpot
Riconciliazione bancaria PSD2: collega i conti correnti e abbina automaticamente fatture e incassi
Condivisione con commercialista: dashboard dedicata per il professionista che ti segue
Aggiornamenti continui: ogni mese nuove funzioni e miglioramenti

I contro di Fatture in Cloud

Costo nei piani avanzati: il piano Premium può arrivare a 50 euro/mese, oltre 600 euro/anno
Dipendenza da Internet: senza connessione non lavori
Funzioni “magazzino” limitate rispetto a un gestionale dedicato
Le integrazioni più potenti sono spesso vincolate ai piani Pro o Premium

A chi è adatto Fatture in Cloud

È la scelta ideale per freelance digitali, consulenti, agenzie di comunicazione, e-commerce manager, professionisti tecnologici. Se la tua attività è 100% digitale e usi già strumenti come Shopify, Stripe o HubSpot, Fatture in Cloud diventa un hub centrale che ti fa risparmiare ore di lavoro manuale ogni settimana. Anche per forfettari “evoluti” che fatturano oltre 30.000 euro/anno e gestiscono molti clienti, vale l’investimento.

Aruba Fattura Elettronica: l’opzione economica vincente

Aruba Fattura Elettronica è l’offerta del gruppo Aruba (lo stesso di Aruba Hosting e Aruba PEC) ed è probabilmente il software di fatturazione con il miglior rapporto qualità/prezzo sul mercato italiano. Con circa 25 euro all’anno per la versione base hai tutto l’essenziale per essere in regola con la fattura elettronica.

I pro di Aruba

Prezzo imbattibile: dai 25 euro/anno per il piano Web, 60 euro/anno per il PRO
Conservazione sostitutiva inclusa già nel piano base, per 10 anni
Integrazione con altri servizi Aruba: PEC, firma digitale, hosting, dominio
Cloud nativo: niente installazioni, accedi via browser
Affidabilità del marchio: Aruba è il principale provider italiano di servizi digitali
Supporto in italiano via telefono ed email

I contro di Aruba

Funzioni meno ricche: niente CRM evoluto, magazzino base, automazioni limitate
Interfaccia datata: meno moderna rispetto a Fatture in Cloud
Integrazioni e-commerce di base: ok per WooCommerce, ma scarse per Shopify o marketplace
App mobile semplice: utile per consultare, meno per lavorare in mobilità

A chi è adatto Aruba

È la scelta perfetta per forfettari, piccoli professionisti, artigiani con poche fatture al mese e per chi vuole l’essenziale a basso costo. Se emetti meno di 100 fatture l’anno e non hai esigenze di automazione spinta, Aruba ti basta e avanza. È particolarmente comoda se usi già la PEC Aruba: la sinergia tra i prodotti del gruppo semplifica la vita.

Per un’analisi completa dei costi reali e nascosti di Aruba (PEC, firma digitale, conservazione), leggi il nostro approfondimento dedicato: Aruba Fattura Elettronica Costi 2026: Quanto Costa Davvero e Alternative.

Danea Easyfatt: il gestionale desktop completo

Danea Easyfatt è un caso particolare: non è solo un software di fatturazione, è un vero e proprio gestionale con magazzino, ordini, scadenzario e contabilità integrata. Funziona come applicazione desktop installata sul PC, con possibilità di sincronizzazione cloud opzionale. È un prodotto storico del mercato italiano, apprezzato da migliaia di piccole imprese commerciali.

I pro di Danea Easyfatt

Software completo: fatturazione, magazzino, ordini, preventivi, scadenzario, statistiche
Licenza una tantum: paghi una volta e usi il software senza canoni mensili
Funziona offline: non dipendi dalla connessione Internet
Multi-postazione nativo: licenza per più PC senza costi proibitivi
Personalizzabile: stampe, listini, tracciati personalizzati
Esperienza pluriennale: software stabile e affidabile, in commercio dal 1998

I contro di Danea Easyfatt

Interfaccia “vecchio stile”: funzionale ma non moderna
Niente cloud nativo: per accedere da più dispositivi serve modulo “Easyfatt Cloud” a pagamento
App mobile limitata: pensata per consultazione, non per fatturare in mobilità
Conservazione sostitutiva non inclusa: serve modulo extra o servizio terzo
Curva di apprendimento più ripida: ricco di funzioni, ma serve tempo per padroneggiarle

A chi è adatto Danea Easyfatt

È la scelta naturale per piccole imprese commerciali, negozi, artigiani con magazzino, distributori, e-commerce con prodotti fisici. Se vendi merce e devi gestire scorte, ordini fornitori, listini prezzi e statistiche di vendita, Danea offre più funzioni di Fatture in Cloud e Aruba messi insieme. È anche la scelta giusta per chi preferisce il modello “compri una volta e usi a vita” rispetto agli abbonamenti mensili.

Casi d’uso tipici: quale software per chi

Per aiutarti a trovare la soluzione giusta in pochi secondi, ecco una mappa pratica dei casi d’uso più comuni con la raccomandazione corrispondente.

Sei un forfettario freelance digital?

Scegli Fatture in Cloud (piano Standard) o Aruba (piano PRO). Se fai consulenza, copywriting, sviluppo software, marketing digitale, hai pochi clienti e fatture mensili, Aruba ti basta. Se vuoi automatizzare e integrare strumenti come Stripe, Shopify, HubSpot, allora Fatture in Cloud è un investimento che si ripaga.

Sei un piccolo studio professionale?

Aruba (per il prezzo) o Fatture in Cloud (per la condivisione col commercialista). Avvocati, geometri, architetti, consulenti del lavoro, psicologi: la scelta dipende da quanto vuoi spendere e da quanto è importante per te la condivisione diretta col commercialista. Fatture in Cloud ha una dashboard dedicata al professionista che lo rende particolarmente comodo per chi vuole “passare la palla” al commercialista in modo fluido.

Hai un e-commerce con magazzino?

Danea Easyfatt o Fatture in Cloud Premium con integrazioni. Se vendi prodotti fisici e gestisci scorte, hai bisogno di un vero gestionale: Danea è la scelta storica, ma anche Fatture in Cloud Premium con i moduli e-commerce funziona bene per shop con poche centinaia di SKU. Per oltre 1.000 referenze in magazzino, Danea (o un gestionale enterprise) è quasi obbligato.

Sei un’azienda con più sedi o oltre 10 dipendenti?

Sali di categoria: TeamSystem, Zucchetti o SAP Business One. Quando l’azienda cresce, Fatture in Cloud, Aruba e Danea iniziano a stare stretti. Servono software ERP enterprise con multi-sede, multi-magazzino, contabilità integrata, controllo di gestione. Per un confronto specifico tra TeamSystem e Danea, leggi TeamSystem 2026: Fatture in Cloud vs Danea Easyfatt.

Sei un artigiano “old school” (idraulico, elettricista, falegname)?

Aruba o Danea Easyfatt. Se non sei a tuo agio con il digitale, Danea sul PC dello studio o di casa è la scelta più stabile e collaudata. Aruba è una buona alternativa se vuoi qualcosa di più “leggero” e cloud, senza installazioni.

Altri software da considerare nel 2026

Fatture in Cloud, Aruba e Danea coprono il grosso del mercato, ma non sono le uniche opzioni. Ecco altri software che vale la pena conoscere prima di decidere.

TeamSystem: gestionale enterprise per aziende strutturate, integrazione con software contabili professionali. Costi da 50 euro/mese in su
FattureWeb: soluzione cloud economica, simile ad Aruba ma meno integrata
Facile Fattura: software desktop italiano, alternativa a Danea per piccole imprese
DocEasy: pensato per chi gestisce molti documenti e ha esigenze di archiviazione
Fatture.it: software cloud minimal, prezzi bassi, ottimo per forfettari
Servizio “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate: gratuito, ma molto basico, senza app, senza integrazioni e con interfaccia spartana. Va bene solo per chi emette pochissime fatture l’anno
Zucchetti: gestionali enterprise per aziende medio-grandi
Libero Sì Fatture: soluzione cloud emergente con buoni prezzi

Il consiglio è di concentrarti sui tre software principali analizzati in questa guida: nel 95% dei casi la scelta giusta sta tra Fatture in Cloud, Aruba e Danea Easyfatt. Le alternative più piccole hanno funzioni interessanti ma comunità di utenti e supporto meno ampi.

L’alternativa: portale fatturazione integrato CAF Centro Fiscale

C’è una quarta opzione che spesso non viene considerata, ma che per molti utenti è la più sensata: utilizzare un portale di fatturazione integrato con la consulenza del proprio CAF. È la soluzione che stiamo lanciando al CAF Centro Fiscale di Udine: un portale proprietario semplice, in italiano, perfettamente integrato con le pratiche fiscali che già seguiamo per i nostri clienti.

I vantaggi del portale CAF Centro Fiscale

Tutto incluso: fatture elettroniche, conservazione sostitutiva 10 anni, supporto in italiano
Consulenza umana inclusa: non solo software, ma un consulente fiscale a portata di mano
Sinergia con dichiarazioni: i dati delle fatture confluiscono direttamente nelle dichiarazioni dei redditi
Prezzo trasparente: nessun costo nascosto, niente upselling
Assistenza presso lo studio: per chi è a Udine e provincia, supporto in presenza
Adatto a forfettari, ordinari, piccole aziende: configurato per ogni regime fiscale

Vuoi un software di fatturazione con consulenza fiscale inclusa?

Il portale di fatturazione del CAF Centro Fiscale di Udine ti dà tutto quello che ti serve, con un consulente umano a fianco quando ne hai bisogno. Trasparente, semplice, in italiano.

Scopri il portale CAF Centro Fiscale

Chiamaci al 0432 1638640 o scrivici su WhatsApp 366 6018121

Come provare un software prima di acquistare

Tutti i software seri offrono periodi di prova gratuiti. Sfruttali sempre prima di pagare. Ecco le tempistiche tipiche:

Fatture in Cloud: 30 giorni di prova gratuita su tutti i piani, nessuna carta di credito richiesta
Aruba Fattura Elettronica: 12 mesi promo a prezzo ridotto, poi rinnovo a tariffa piena
Danea Easyfatt: versione “Standard” gratuita illimitata fino a un certo numero di fatture/anno; le versioni Pro hanno trial 30 giorni

Cosa testare durante la prova

Per sfruttare al meglio il periodo di prova, segui questa checklist pratica:

Emetti almeno 5 fatture reali (anche di test) e verifica la procedura completa fino al SdI
Importa l’anagrafica clienti da un file Excel o CSV
Prova ad emettere una nota di credito
Configura il tuo regime fiscale (forfettario/ordinario)
Testa l’app mobile, se disponibile
Invia una richiesta al supporto e cronometra il tempo di risposta
Verifica la conservazione sostitutiva (è realmente attiva?)
Esporta i dati: in caso di cambio software, è facile portare via tutto?

Cosa evitare nella scelta del software

Alcuni errori sono purtroppo comuni e possono costarti caro, sia in termini di soldi che di problemi col fisco. Ecco cosa non fare mai.

Software senza supporto in italiano

Esistono software esteri (spesso americani) che fanno fatturazione “internazionale”. Per il mercato italiano non sono adatti: la fattura elettronica italiana ha specifiche tecniche uniche (formato XML del SdI), e quando hai un problema il supporto in inglese può essere frustrante e poco efficace. Scegli sempre software italiani o con supporto italiano dedicato.

Servizi senza conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è obbligatoria per legge: le fatture vanno conservate 10 anni in modalità a norma. Alcuni software base non la includono e devi pagare un servizio aggiuntivo (PEC, conservatori terzi). Verifica sempre prima di firmare il contratto.

Soluzioni “fai da te” non a norma

Word, Excel, generatori XML online gratuiti: NON usare strumenti improvvisati per emettere fatture elettroniche. La fattura va trasmessa al SdI con firma digitale (per chi è obbligato), va conservata correttamente, va archiviata in formato XML. Soluzioni “fai da te” rischiano scarti, sanzioni e perdita di documenti.

Abbonamenti pluriennali troppo aggressivi

Diffida dalle offerte “5 anni a 50 euro!” se l’azienda è piccola o poco conosciuta. Se chiude o cambia condizioni, hai perso i tuoi dati e i tuoi soldi. Preferisci sempre abbonamenti annuali rinnovabili con marchi affidabili.

Trascurare il backup e l’export dei dati

Prima di scegliere un software, verifica come si fa il backup e come si esportano i dati. Se domani vuoi cambiare software, devi poter portare via clienti, fatture, articoli, listini in formato standard (CSV, XML, Excel). Software che “intrappolano” i dati sono trappole.

Posso cambiare software a metà anno?

Sì, puoi cambiare software di fatturazione in qualunque momento dell’anno. Non c’è alcun obbligo fiscale di mantenere lo stesso software per l’intero esercizio. Ma ci sono alcune cautele tecniche da rispettare per non perdere dati e restare in regola.

I 4 passi per cambiare software senza problemi

Esporta tutte le fatture passate in formato XML dal vecchio software (sia attive che passive). I file XML sono il formato ufficiale e vanno conservati per 10 anni
Verifica la conservazione sostitutiva: il vecchio fornitore deve continuare a custodire le fatture conservate finché non scadono i 10 anni, oppure devi spostare l’archivio. Chiedi una copia integrale dell’archivio conservato
Importa anagrafica clienti e fornitori nel nuovo software (di solito tramite CSV o Excel)
Aggiorna il tuo commercialista: deve essere informato del cambio, soprattutto se aveva accesso al precedente software

Il momento migliore per cambiare software è l’inizio dell’anno solare (gennaio): parti con un’anagrafica pulita e fai conservare le fatture vecchie nel sistema precedente. Cambiare a metà anno è possibile ma comporta gestire due archivi per le fatture future.

Attenzione alla conservazione sostitutiva precedente. È l’aspetto più delicato: assicurati che il vecchio fornitore mantenga la conservazione, o che l’archivio venga trasferito a un nuovo conservatore. Senza questo passaggio, in caso di controllo dell’Agenzia delle Entrate non potrai produrre i documenti richiesti.

FAQ – Domande frequenti

Qual è il software di fatturazione migliore per i forfettari nel 2026?

Per i forfettari “essenziali” (poche fatture al mese, pochi clienti) la scelta migliore è Aruba Fattura Elettronica: costa circa 25 euro l’anno, include la conservazione sostitutiva ed è semplice. Per forfettari evoluti con e-commerce, integrazioni o molti clienti, Fatture in Cloud giustifica il costo maggiore grazie ad automazioni e integrazioni native.

Posso usare un software di fatturazione gratuito?

Sì, puoi usare il servizio gratuito “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate. È legalmente valido al 100%, ma estremamente basico: niente app mobile, niente integrazioni, interfaccia spartana, niente conservazione automatica (devi attivarla a parte, sempre gratis). Va bene per chi emette pochissime fatture l’anno e vuole “zero spese”.

Quanto costa in media un software di fatturazione nel 2026?

I costi variano molto: dai 25 euro/anno di Aruba ai 50 euro/mese di Fatture in Cloud Premium (600 euro/anno), passando per i 100-300 euro/anno di Danea Easyfatt (con moduli inclusi). In media, un piccolo professionista o forfettario spende tra 30 e 200 euro l’anno per un software di fatturazione adeguato.

Cosa succede se cambio software a metà anno?

Puoi farlo in qualunque momento. Ricordati di esportare le fatture in XML dal vecchio software, verificare la continuità della conservazione sostitutiva (10 anni obbligatori) e aggiornare il commercialista. Inizio anno è il momento ideale, ma anche metà anno è gestibile con un minimo di organizzazione.

Aruba e Fatture in Cloud sono compatibili tra loro?

Non sono direttamente “compatibili”, ma entrambi esportano fatture in XML standard (formato Sistema di Interscambio). Quindi puoi tranquillamente migrare da uno all’altro: esporti i file XML dal vecchio software e li importi nel nuovo. L’anagrafica clienti si trasferisce via CSV/Excel.

Mi serve davvero un software a pagamento o basta quello dell’Agenzia delle Entrate?

Dipende dal volume e dalle esigenze. Se emetti meno di 10 fatture l’anno e non hai bisogno di app mobile, integrazioni o automazioni, il software gratuito dell’Agenzia delle Entrate basta. Se emetti più fatture, lavori in mobilità o vuoi automazioni, conviene investire in un software a pagamento: il tempo risparmiato vale molto più del costo del canone.

Il CAF può aiutarmi a scegliere e configurare il software giusto?

Sì, il CAF Centro Fiscale di Udine offre consulenza personalizzata per la scelta e la configurazione del software di fatturazione più adatto al tuo profilo professionale. Possiamo aiutarti a valutare i pro e contro in base al tuo regime fiscale, al volume di fatture e alle integrazioni necessarie. Prenota una consulenza per ricevere un parere su misura.

Conclusione: la scelta dipende da te

Riassumendo questo confronto definitivo: Fatture in Cloud è la scelta moderna e cloud-first per chi cerca integrazioni, mobile e automazioni; Aruba vince sul prezzo ed è perfetta per forfettari e piccoli professionisti; Danea Easyfatt resta il riferimento per chi ha bisogno di un vero gestionale con magazzino. Non c’è un vincitore assoluto: c’è il software giusto per il tuo profilo.

Il consiglio finale è: fai un test con il periodo di prova, valuta concretamente la tua quotidianità (quante fatture? quante app vuoi integrare? quanto tempo vuoi dedicare?), e solo dopo decidi. E se vuoi un parere indipendente, con una persona vera che conosce la tua situazione fiscale, il CAF Centro Fiscale di Udine è qui per aiutarti.

Hai ancora dubbi? Parla con un consulente CAF

Scegliere il software di fatturazione giusto è un investimento che dura anni. Una consulenza di 30 minuti con il CAF Centro Fiscale di Udine può farti risparmiare centinaia di euro e ore di lavoro inutile.

Prenota una consulenza gratuita

Indirizzo: Viale Giuseppe Tullio 13, scala B – Udine
Telefono: 0432 1638640 | WhatsApp: 366 6018121

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Apri un conto business con Qonto

Una soluzione completa per freelance, professionisti e PMI: gestisci fatturazione, spese e contabilita in un unico posto.

🇮🇹

IBAN italiano

⚡

Apertura in 10 min

📄

Fattura elettronica

💳

Carta Mastercard

🚀 Visita Qonto e apri il conto →

Link affiliato. Aprendo il conto tramite questo link, il CAF Centro Fiscale puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

Questo articolo è stato redatto con l’ausilio di strumenti di intelligenza artificiale e verificato dalla redazione di Centro Fiscale, che ne è responsabile dei contenuti.

Agosto 26, 2026/da Andrea Damiani

Aruba Fatturazione

Aruba Fattura Elettronica Costi 2026: Quanto Costa Davvero e Alternative

Quanto costa davvero Aruba Fatturazione Elettronica nel 2026? Tra piani base, abbonamenti PRO, costi nascosti e servizi accessori (PEC, firma digitale, conservazione), capire il prezzo reale del servizio è meno banale di quanto sembri. In questa guida analizziamo nel dettaglio tutti i piani Aruba E-Fattura aggiornati al 2026, evidenziamo i costi extra spesso non dichiarati nelle landing page, e mettiamo a confronto Aruba con le principali alternative del mercato (Fatture in Cloud, Fatture.it, servizio gratuito Agenzia Entrate). L’obiettivo è darti un quadro chiaro per capire quando Aruba conviene e quando esistono soluzioni più adatte alla tua realtà.

Indice dei contenuti

Aruba Fatturazione Elettronica: panoramica veloce
Piani Aruba 2026 – Dettaglio costi
Costi extra nascosti
Costo totale realistico
Vantaggi del prezzo Aruba
Alternative più economiche
Alternative più complete
Confronto pricing tabellare
Aruba vs Fatture in Cloud vs Fatture.it
Quando Aruba conviene
Quando NON conviene Aruba
Recensioni utenti
Cosa include la tariffa
Altri costi da considerare
Prova gratuita 30 giorni
Come disdire
FAQ

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Qonto: il conto business per Partita IVA

Tra le opzioni piu complete sul mercato per liberi professionisti e PMI: IBAN italiano, fatturazione elettronica integrata, supporto in italiano e categorizzazione automatica delle spese.

✓ Apertura 100% online in 10 minuti
✓ Da 9 euro al mese – Prova gratuita disponibile
✓ IBAN italiano (utile per F24 e Agenzia Entrate)
✓ Integrazione con Fatture in Cloud, Aruba e altri software

Visita Qonto e prova gratis →

Link affiliato: aprendo il conto tramite questo link, il CAF puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

Aruba Fatturazione Elettronica: panoramica veloce

Aruba S.p.A. è uno dei principali provider italiani di servizi digitali (hosting, PEC, firma digitale, domini) e da diversi anni offre anche un servizio di fatturazione elettronica rivolto a professionisti, partite IVA forfettarie, ditte individuali e piccole-medie imprese. Il servizio si chiama Aruba E-Fattura e copre tutto il ciclo di vita della fattura: emissione, invio allo SdI (Sistema di Interscambio), ricezione, conservazione decennale a norma di legge.

I punti di forza dichiarati sono tre: integrazione con altri servizi Aruba (PEC, firma digitale, dominio, hosting), brand affidabile con oltre 25 anni di presenza sul mercato, e pacchetti combinati che permettono di risparmiare se si acquistano più servizi insieme. Lo svantaggio principale, come vedremo, è una struttura dei prezzi non sempre trasparente: il costo annuale reale dipende dal piano scelto, dal numero di fatture, dai servizi accessori e dal tipo di contratto.

Piani Aruba 2026 – Dettaglio costi

Aruba offre quattro piani principali per la fatturazione elettronica, pensati per coprire esigenze diverse: dal forfettario che emette poche fatture l’anno, al professionista strutturato, fino all’azienda che ha bisogno di soluzioni enterprise. Vediamoli uno per uno con i prezzi indicativi 2026 (i listini possono variare nel corso dell’anno: verifica sempre sul sito ufficiale).

Aruba E-Fattura Free

Costo: 0 € (gratis)
Limite fatture: ridotto (tipicamente fino a 6-12 fatture/anno, da verificare al momento dell’attivazione)
Funzioni: emissione fatture base verso SdI, anteprima XML, invio
Conservazione decennale: NON inclusa
Adatto a: chi emette pochissime fatture sporadiche e gestisce la conservazione altrove

Aruba E-Fattura Web

Costo: circa 25-35 €/anno + IVA (in promo iniziale spesso scontato il primo anno)
Fatture: illimitate (emesse e ricevute)
Conservazione 10 anni: inclusa nel canone
Notifiche SdI: automatiche
Adatto a: partite IVA forfettarie, ditte individuali, professionisti con volumi medio-bassi

Aruba E-Fattura PRO

Costo: circa 45-60 €/anno + IVA
Funzioni avanzate: gestione anagrafica clienti/fornitori estesa, articoli/listini, esportazione dati, statistiche
Multi-utente: possibilità di gestire più operatori (commercialista + cliente)
Conservazione 10 anni: inclusa
Adatto a: studi professionali, piccole imprese, chi gestisce anche fatture per conto di altri

Aruba Cloud Fatturazione (versione enterprise)

Costo: su richiesta, dipende da volumi, integrazioni ERP/gestionali, numero di utenti
Funzioni enterprise: API, integrazione gestionali, customizzazioni
Adatto a: aziende strutturate con volumi alti e necessità di integrazione con software gestionale

Costi extra nascosti (o poco evidenti)

Il prezzo annuale del piano è solo la punta dell’iceberg. Quando confronti Aruba con altri servizi, devi considerare voci che spesso non compaiono nelle pubblicità ma che incidono pesantemente sul costo totale annuo:

Fatture aggiuntive: nel piano Free e in alcuni promo limitati, superato il tetto pagherai un extra a fattura.
PEC obbligatoria: se non ne hai già una, va acquistata separatamente. Aruba PEC standard costa circa 5-8 €/anno + IVA (Standard) e sale per le versioni Pro o Premium.
Firma digitale: non sempre necessaria per la fatturazione B2B, ma indispensabile per molti adempimenti professionali. Una firma digitale Aruba (kit con smart card o remota) costa circa 25 €/anno + IVA (la chiavetta USB/lettore è acquisto una tantum).
Conservazione di documenti diversi dalle fatture: se vuoi conservare a norma anche contratti, libri sociali, bilanci, paghe, occorre attivare il servizio dedicato di conservazione documentale, con prezzi extra (variabili in base ai GB).
Marche temporali: per firme con timestamp, le marche si acquistano a pacchetti (es. 50-100 marche).
Costi di rinnovo: attenzione ai prezzi promo del primo anno, che spesso raddoppiano dal secondo (verifica sempre il prezzo a regime).

Costo totale realistico per profilo utente

Mettendo insieme abbonamento al piano e servizi accessori “minimi indispensabili”, il costo totale annuo di Aruba si colloca in queste fasce indicative:

Forfettario base (poche fatture/anno, già ha PEC personale): 30-50 €/anno – piano Web + eventuale conservazione.
Studio professionale (avvocato, geometra, commercialista junior, consulente): 70-100 €/anno – piano PRO + PEC + firma digitale.
Azienda media (volumi sostenuti, gestione articolata, multi-utente, conservazione documentale): 150-300 €/anno – piano PRO o Cloud + PEC Pro + firma + marche temporali + conservazione estesa.

Suggerimento pratico: prima di sottoscrivere, fai una stima realistica dei volumi. Se emetti meno di 12 fatture l’anno, valuta soluzioni gratuite o piani Web in promo. Se invece superi le 100-200 fatture/anno, il piano PRO si ammortizza facilmente.

Vantaggi del prezzo Aruba

Detti i limiti, è giusto evidenziare anche i punti di forza reali del pricing Aruba:

Pacchetti integrati convenienti: se acquisti insieme PEC + firma digitale + fatturazione + dominio, le scontistiche combinate possono ridurre il costo totale del 15-30%.
Brand affidabile e maturo: Aruba ha infrastruttura italiana, datacenter certificati, assistenza in italiano, esperienza pluridecennale. Per chi cerca continuità di servizio e basso rischio di chiusura del provider, il sovrapprezzo rispetto a concorrenti minori è spesso giustificato.
Conservazione decennale inclusa nei piani a pagamento: una voce che alcuni concorrenti fanno pagare a parte.
Aggiornamenti normativi automatici: qualsiasi modifica al tracciato XML o agli adempimenti SdI viene recepita senza che tu debba intervenire.

Alternative più economiche di Aruba

Se il tuo obiettivo è spendere il meno possibile e accetti qualche limite funzionale, esistono alternative valide:

Servizio gratuito Agenzia delle Entrate: il portale Fatture e Corrispettivi mette a disposizione un sistema completamente gratuito per emettere e ricevere fatture elettroniche. È spartano, non sempre intuitivo, ma funziona e include la conservazione gratuita (su esplicita adesione al servizio dell’AdE).
Facile Fattura Free: versione gratuita di un noto software italiano, con limiti sul numero di fatture e sulle funzioni avanzate.
Fatture in Cloud Free Trial: 30 giorni di prova completa gratuita, utile per testare prima di pagare.
Software open source self-hosted: per chi è tecnico, esistono soluzioni open source che gestiscono il flusso SdI senza costi di licenza (richiedono però conoscenze tecniche per setup e manutenzione).

Alternative più complete di Aruba

Sul fronte opposto, se hai bisogno di più funzioni e sei disposto a spendere quanto Aruba (o poco di più) per avere un software gestionale completo:

Fatture in Cloud (TeamSystem): piattaforma cloud con interfaccia moderna, gestione clienti/fornitori, prima nota, magazzino base, app mobile, integrazioni con e-commerce e banche. Prezzi paragonabili o leggermente superiori, ma con UX nettamente più curata.
TeamSystem Studio / Lynfa: per professionisti strutturati e studi associati, soluzione enterprise con CRM, gestione attività, integrazione contabilità.
Danea Easyfatt: software desktop/cloud molto diffuso, ottimo per chi gestisce magazzino e vendite oltre alla fatturazione.
Fattura24: alternativa italiana con buon equilibrio prezzo/funzioni e API per integrazioni.

Confronto pricing tabellare

Piano	Prezzo annuo (€ + IVA)	Fatture	Conservazione 10 anni	Multi-utente	Adatto a
Aruba E-Fattura Free	0	Limitate	NO	NO	Volumi minimi
Aruba E-Fattura Web	25-35	Illimitate	SÌ	NO	Forfettari
Aruba E-Fattura PRO	45-60	Illimitate	SÌ	SÌ	Studi/Piccole imprese
Aruba Cloud Fatturazione	Su richiesta	Illimitate	SÌ	SÌ avanzato	Aziende enterprise
Fatture in Cloud Standard	~70-100	Illimitate	SÌ	SÌ	Studi/PMI
Fatture.it Premium	~30-50	Illimitate	SÌ	Limitato	Forfettari/Piccoli
Agenzia Entrate (gratis)	0	Illimitate	SÌ (su adesione)	NO	Tutti, ma UX spartana

I prezzi sono indicativi e aggiornati a inizio 2026. Verifica sempre il listino ufficiale al momento della sottoscrizione, in particolare per i prezzi a regime dopo eventuali promozioni del primo anno.

Aruba vs Fatture in Cloud vs Fatture.it: confronto prezzo/qualità

Mettiamo a confronto i tre nomi più cercati dai professionisti italiani:

Aruba: prezzo competitivo, ecosistema integrato (PEC + firma + fatturazione + dominio), interfaccia funzionale ma datata in alcune sezioni. Ideale se cerchi tutto sotto un unico provider.
Fatture in Cloud (TeamSystem): prezzo leggermente superiore (~70-100 €/anno il piano Standard), ma UX moderna, app mobile completa, integrazioni con banche/e-commerce, ottimo supporto. Vincente se vuoi un software gestionale e non solo emissione fatture.
Fatture.it: prezzo molto aggressivo, semplicità estrema, focus sui forfettari e ditte individuali. Meno funzioni avanzate ma rapidità d’uso eccellente. Buona scelta per chi vuole “fatturare e basta”.

In sintesi: Aruba vince sul fronte ecosistema integrato, Fatture in Cloud sul fronte funzioni gestionali, Fatture.it sul fronte prezzo + semplicità.

Quando Aruba conviene davvero

Hai già altri servizi Aruba (PEC, dominio, hosting, firma): aggiungere la fatturazione ti permette di sfruttare scontistiche combinate e gestire tutto da un unico pannello.
Vuoi un pacchetto integrato chiavi-in-mano senza dover scegliere provider diversi per ogni esigenza.
Cerchi affidabilità di brand e bassa probabilità di chiusura del servizio: Aruba è uno dei pochi player italiani con dimensione e infrastruttura solide.
Hai esigenze standard di fatturazione (emettere/ricevere/conservare) senza necessità di integrazioni gestionali complesse.

Quando NON conviene Aruba

Hai bisogno di funzioni avanzate di gestione clienti (CRM, scadenziario evoluto, segmentazioni, automazioni di follow-up): qui Fatture in Cloud o software gestionali dedicati sono più completi.
Devi integrare la fatturazione con un e-commerce (Shopify, WooCommerce, Prestashop) per generare automaticamente fatture dagli ordini: alternative come Fatture in Cloud o Fattura24 hanno integrazioni native più mature.
Sei un’azienda strutturata con ERP gestionale già in uso (TeamSystem, Zucchetti, Mago): conviene appoggiarsi al modulo di fatturazione del gestionale stesso, anziché a un servizio terzo.
Cerchi solo il prezzo più basso e hai volumi minimi: il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate copre tutto a costo zero.

Recensioni utenti: cosa dicono i professionisti

Analizzando le recensioni più recenti su Trustpilot, Google e forum di settore, emergono pattern ricorrenti:

Punti di forza riconosciuti: stabilità del servizio (downtime rari), conservazione decennale affidabile, integrazione PEC fluida, supporto in italiano.
Critiche frequenti: interfaccia poco moderna rispetto a concorrenti cloud-native, processo di rinnovo automatico non sempre chiaro, difficoltà di disdetta con tempistiche e procedure complesse.
Tempo medio di risposta del supporto: 24-48 ore via ticket, più rapido in chat per le emergenze SdI.
Voto medio: 3.5-4 stelle su 5 nelle principali piattaforme di recensioni, con polarizzazione (recensioni molto positive da chi usa l’ecosistema integrato, più critiche da utenti che lo usano isolato).

Cosa include la tariffa Aruba

Fatture emesse e ricevute illimitate (nei piani Web e PRO): nessun limite numerico, paghi un canone fisso annuo.
Conservazione 10 anni a norma: archiviazione dei file XML conformi alla normativa italiana, con accesso garantito per la durata legale.
Aggiornamenti normativi automatici: tracciato XML, controlli SdI, nuove regole IVA. Tutto recepito automaticamente.
Notifiche SdI: ricevuta di consegna, scarto, mancata consegna – gestite e notificate via email.
Anteprima visuale fattura: PDF leggibile generato dal file XML, utile per inviare copia di cortesia al cliente.
Backup automatico dei dati nel cloud Aruba.

Altri costi da considerare (oltre al canone)

Tempo di setup iniziale: creazione account, configurazione anagrafica, importazione dati clienti/fornitori. Calcola 1-3 ore di lavoro la prima volta.
Migrazione da altri software: se cambi provider, l’export/import dei dati storici richiede tempo o supporto a pagamento. Verifica formati supportati (CSV, XML).
Formazione interna se hai collaboratori: prevedi 1-2 ore per familiarizzare con l’interfaccia.
Eventuale consulenza fiscale per la corretta compilazione (codici IVA, ritenute, regime forfettario): non è un costo Aruba ma fa parte del costo totale del processo di fatturazione.

Prova gratuita: 30 giorni per testare

Aruba mette a disposizione una prova gratuita di 30 giorni sul piano Web (verifica le condizioni promozionali correnti sul sito ufficiale). Durante questo periodo puoi:

Emettere fatture reali (non simulazioni): le fatture inviate allo SdI in questa fase sono valide a tutti gli effetti.
Testare l’interfaccia e capire se è abbastanza intuitiva per il tuo livello di esperienza.
Valutare il supporto: contatta l’assistenza con domande reali, vedi quanto tempo ci mettono a risponderti.
Disdire senza costi entro la scadenza dei 30 giorni se non sei soddisfatto.

Attenzione: alla scadenza il rinnovo è generalmente automatico. Se decidi di non proseguire, segna in calendario la data di disdetta con qualche giorno di anticipo.

Come disdire Aruba Fatturazione Elettronica

La disdetta di Aruba E-Fattura segue una procedura abbastanza precisa. I passi standard sono:

Accedere alla propria area cliente Aruba con le credenziali di account.
Andare nella sezione “I tuoi servizi” e individuare il servizio E-Fattura attivo.
Disattivare il rinnovo automatico: questa è la mossa più importante. Se non disattivi il rinnovo prima della scadenza, il servizio si rinnoverà per un altro anno.
Inviare comunicazione formale di disdetta via PEC se richiesto dalle condizioni contrattuali (verifica i termini di preavviso, generalmente 30 giorni prima della scadenza).
Esportare i dati storici prima della disattivazione completa: scarica fatture emesse, ricevute, archivio XML, copia di cortesia PDF. L’accesso al sistema dopo la disattivazione potrebbe non essere più possibile.
Trasferire la conservazione decennale: i documenti già conservati restano disponibili per il periodo legale, ma le modalità di accesso possono cambiare. Leggi le condizioni post-recesso.

Consiglio: non aspettare l’ultimo momento. Fai la disdetta almeno 30-45 giorni prima della scadenza per evitare addebiti automatici e contestazioni successive.

Domande frequenti (FAQ)

Aruba Fatturazione Elettronica conviene davvero nel 2026?

Conviene se cerchi un provider affidabile e già usi altri servizi Aruba (PEC, firma, dominio): in pacchetto risparmi e gestisci tutto da un’unica area. Se invece vuoi solo fatturare e cerchi il minimo indispensabile, il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate è sufficiente. Per UX moderna e funzioni gestionali, Fatture in Cloud è preferibile.

Quanto costa Aruba E-Fattura il primo anno vs gli anni successivi?

Il primo anno è spesso scontato (a volte molto, quasi gratuito) per attrarre nuovi clienti. Dal secondo anno il prezzo torna al listino pieno. Verifica sempre il prezzo a regime nelle condizioni contrattuali per evitare sorprese.

La PEC è inclusa nel piano fatturazione?

No, la PEC è un servizio separato. Tuttavia in alcuni pacchetti combinati (E-Fattura + PEC) è possibile risparmiare rispetto all’acquisto separato. La PEC standard parte da circa 5-8 €/anno + IVA.

Posso usare Aruba se sono in regime forfettario?

Sì, dal 2024 anche i forfettari sono obbligati alla fatturazione elettronica (con le poche eccezioni residue per chi è sotto soglia). Aruba E-Fattura Web è un piano adatto al forfettario tipo, con prezzo contenuto e fatture illimitate.

Cosa succede ai miei dati se disdico?

Le fatture conservate a norma restano custodite per il periodo legale (10 anni). L’accesso ai documenti post-disdetta è generalmente garantito ma con modalità limitate. Esporta sempre una copia locale dei dati prima della disattivazione.

Aruba o servizio gratuito Agenzia Entrate: quale scegliere?

Se hai poche fatture l’anno e tolleri un’interfaccia spartana, il servizio gratuito AdE è perfetto. Se invece emetti regolarmente fatture, hai bisogno di anteprime PDF curate, anagrafica clienti gestita, esportazioni e supporto, allora un servizio a pagamento (Aruba o concorrenti) ti farà risparmiare tempo prezioso.

Posso cambiare provider in qualsiasi momento?

Sì, puoi cambiare provider in qualsiasi momento. La fatturazione elettronica si basa sullo SdI (Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate), quindi i dati fiscali sono sempre disponibili dal portale Fatture e Corrispettivi indipendentemente dal software che usi per emetterli. La migrazione storica dei dati richiede invece esportazione/importazione tra software.

Conclusione: Aruba conviene se fa parte di una strategia integrata

Il costo reale di Aruba Fatturazione Elettronica nel 2026 dipende molto dal profilo dell’utente: per un forfettario base con poche esigenze, 30-50 €/anno tutto compreso sono una spesa contenuta e giustificata. Per studi e piccole imprese, il piano PRO a 45-60 €/anno + IVA resta competitivo se sfrutti i servizi accessori (PEC, firma) integrati. Per le aziende strutturate, il confronto si sposta sulle versioni enterprise e sul TCO complessivo che include integrazioni con il gestionale.

La regola d’oro: prima di scegliere, fai una stima realistica dei volumi di fatturazione, valuta se hai già altri servizi Aruba e confronta con almeno due alternative (Fatture in Cloud, Fatture.it). Spesso la scelta migliore non è quella più economica in assoluto, ma quella che si integra meglio con il tuo modo di lavorare e ti fa risparmiare tempo.

Hai dubbi sul regime fiscale, sulla corretta gestione delle fatture o vuoi una consulenza personalizzata sulla scelta del software più adatto al tuo caso? Il CAF Centro Fiscale di Udine ti supporta nella gestione fiscale completa: prenota un appuntamento al numero 0432 1638640 o scrivi su WhatsApp al 366 6018121. Possiamo aiutarti a scegliere la soluzione di fatturazione elettronica più adatta alla tua attività e gestire insieme adempimenti, dichiarazioni e obblighi normativi.

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Apri un conto business con Qonto

Una soluzione completa per freelance, professionisti e PMI: gestisci fatturazione, spese e contabilita in un unico posto.

🇮🇹

IBAN italiano

⚡

Apertura in 10 min

📄

Fattura elettronica

💳

Carta Mastercard

🚀 Visita Qonto e apri il conto →

Link affiliato. Aprendo il conto tramite questo link, il CAF Centro Fiscale puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

Questo articolo è stato redatto con l’ausilio di strumenti di intelligenza artificiale e verificato dalla redazione di Centro Fiscale, che ne è responsabile dei contenuti.

Agosto 19, 2026/da Andrea Damiani

Guide Fatturazione Elettronica

Lettura Fattura Elettronica XML 2026: Come Aprirla, Visualizzarla e Interpretarla

Hai ricevuto un’email con un file .xml allegato e, aprendolo, ti sei ritrovato davanti una pagina piena di codice illeggibile? Tranquillo, non sei l’unico. La fattura elettronica in formato XML e’ diventata lo standard obbligatorio in Italia dal 2019, ma ancora oggi molte piccole imprese, professionisti e clienti privati non sanno come aprire e leggere correttamente questi file. In questa guida pratica del CAF Centro Fiscale di Udine ti spieghiamo, passo dopo passo, tutti i metodi gratuiti e ufficiali per visualizzare una fattura elettronica XML, gestire i file firmati digitalmente con estensione .p7m e capire i campi principali del documento.

Indice dei contenuti

Il problema: ho ricevuto un file XML, come lo apro?
Cos’e un file XML e perche le fatture lo usano
Estensione .xml e .xml.p7m: che differenza c’e
Come aprire una fattura XML: le 5 opzioni a tua disposizione
Il formato .p7m: la firma digitale spiegata
Struttura di un XML fattura: i blocchi che la compongono
I campi principali da cercare nel file
Dove trovi e scarichi i file XML delle tue fatture
Cosa fare se non riesci ad aprire il file
Il PDF di cortesia: utile, ma non sostituisce l’XML
Archiviazione personale: cosa conservare e per quanto
Domande frequenti sulla lettura delle fatture XML

Il problema: ho ricevuto un file XML, come lo apro?

La situazione tipica e’ questa: il tuo fornitore ti invia per email una fattura, ma in allegato non c’e’ un comodo PDF, bensi’ un file con estensione .xml (oppure .xml.p7m). Fai doppio clic sull’allegato e il tuo computer ti chiede con quale programma aprirlo; se scegli il browser, vedi una sequenza di righe di codice come <FatturaElettronica>, <CedentePrestatore>, numeri e tag che sembrano scritti in un’altra lingua.

Nessun errore, nessun virus: e’ semplicemente il formato nativo della fattura elettronica obbligatoria. Il file XML e’ il documento fiscalmente valido, mentre la versione “umana” da leggere e stampare deve essere ricavata utilizzando uno strumento di visualizzazione. La buona notizia e’ che esistono metodi gratuiti, ufficiali e sicuri per trasformare quel groviglio di tag in una fattura leggibile in pochi secondi.

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Qonto: il conto business per Partita IVA

Tra le opzioni piu complete sul mercato per liberi professionisti e PMI: IBAN italiano, fatturazione elettronica integrata, supporto in italiano e categorizzazione automatica delle spese.

✓ Apertura 100% online in 10 minuti
✓ Da 9 euro al mese – Prova gratuita disponibile
✓ IBAN italiano (utile per F24 e Agenzia Entrate)
✓ Integrazione con Fatture in Cloud, Aruba e altri software

Visita Qonto e prova gratis →

Link affiliato: aprendo il conto tramite questo link, il CAF puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

Cos’e un file XML e perche le fatture lo usano

L’acronimo XML sta per eXtensible Markup Language, ovvero “linguaggio di marcatura estensibile”. In parole semplici, e’ un formato di testo strutturato in cui ogni informazione viene racchiusa tra tag (etichette) di apertura e chiusura, ad esempio <Numero>001</Numero>. Questa struttura permette ai computer di leggere e interpretare i dati in modo automatico, indipendentemente dal software o dal sistema operativo utilizzato.

L’Agenzia delle Entrate ha scelto XML come formato obbligatorio per la fattura elettronica perche’ offre tre vantaggi fondamentali:

Standardizzazione: tutte le fatture hanno la stessa struttura, definita dal tracciato ufficiale FatturaPA (versione 1.2.2 attualmente in uso nel 2026).
Lettura automatica: i gestionali, i programmi di contabilita’ e il Sistema di Interscambio (SDI) possono leggere ed elaborare i dati senza intervento umano.
Conservazione digitale: il formato e’ leggero e idoneo alla conservazione sostitutiva a norma di legge per i 10 anni richiesti dal Codice Civile.

Il rovescio della medaglia e’ che, senza un visualizzatore, il file XML non e’ immediatamente leggibile da un essere umano. Ma e’ proprio per risolvere questo problema che l’Agenzia delle Entrate, e molti software gratuiti, mettono a disposizione strumenti di “trasformazione”.

Estensione .xml e .xml.p7m: che differenza c’e

Quando ricevi una fattura elettronica, il file allegato puo’ avere due estensioni diverse, ognuna con caratteristiche specifiche. Riconoscerle al volo ti fa risparmiare tempo e ti aiuta a scegliere lo strumento giusto per aprirla.

Estensione .xml: e’ il file fattura “puro”, senza firma digitale apposta. Si apre direttamente con un visualizzatore o con un browser dotato di foglio di stile. E’ tipico delle fatture B2B (business to business) e B2C (business to consumer) inviate tramite SDI.
Estensione .xml.p7m: e’ il file fattura firmato digitalmente con tecnologia CAdES. La firma e’ obbligatoria solo in pochi casi (ad esempio fatture verso la Pubblica Amministrazione) ma alcuni emittenti la applicano anche su fatture B2B come ulteriore garanzia di autenticita’.

Il file .p7m, prima di poter essere visualizzato, va “sbustato” (cioe’ va estratto l’XML originale dall’involucro della firma) usando un software di firma digitale. Esistono anche visualizzatori online che gestiscono direttamente il file p7m senza richiedere il passaggio intermedio: ne parliamo nella sezione successiva.

Come aprire una fattura XML: le 5 opzioni a tua disposizione

Non esiste un’unica strada per leggere un file XML di fattura elettronica: la scelta dipende dal contesto in cui ti trovi (sei un’azienda? un privato? un consulente?), dal numero di fatture che gestisci e dalla disponibilita’ di strumenti di autenticazione come SPID o CIE. Vediamo le cinque opzioni principali, partendo dalla piu’ consigliata.

Opzione 1: Visualizzatore Agenzia delle Entrate (la soluzione consigliata)

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un visualizzatore ufficiale gratuito, accessibile senza alcuna registrazione, all’indirizzo: assistenza.agenziaentrate.gov.it/AssistenzaContribuente/visualizzatoreFatture.html. Ti basta caricare il file XML (o il file .p7m: lo gestisce direttamente) e in pochi secondi ottieni una versione “PDF style” ben leggibile, completa di tutti i dati della fattura.

I vantaggi di questa soluzione sono evidenti: e’ gratis, e’ ufficiale (nessun rischio di leggere male i dati), e’ sicura dal punto di vista della privacy perche’ i file caricati non vengono conservati sui server. E’ la soluzione che consigliamo a privati, piccole imprese e a chiunque debba leggere una fattura una tantum.

Opzione 2: Cassetto fiscale Fatture e Corrispettivi

Se sei un’azienda o un libero professionista in possesso di credenziali SPID, CIE o CNS, puoi accedere al portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate. Una volta autenticato, vai nella sezione “Consultazione” – “Fatture elettroniche e altri dati IVA”: qui trovi tutte le fatture emesse e ricevute tramite SDI.

Cliccando su qualsiasi fattura, il sistema la apre automaticamente in formato PDF leggibile, senza che tu debba scaricare nulla. E’ la soluzione ideale per chi gestisce un numero medio-alto di fatture e vuole tenere tutto archiviato sul cloud dell’Agenzia delle Entrate (lo Stato conserva le fatture per legge per 12 anni).

Opzione 3: Software di fatturazione elettronica

Se utilizzi un programma di fatturazione come Aruba Fatturazione Elettronica, Fatture in Cloud, TeamSystem, Zucchetti o un gestionale simile, le fatture ricevute vengono automaticamente importate e visualizzate in formato leggibile all’interno del software. Non devi fare nulla: scarichi l’XML dall’SDI e il software lo “renderizza” come una fattura tradizionale.

Questi software sono indicati per partite IVA e aziende che gestiscono un volume costante di fatture. Il costo medio annuo varia tra 30 e 100 euro per le versioni base, con funzionalita’ aggiuntive come la conservazione a norma, la registrazione automatica in contabilita’ e l’invio da app mobile.

Opzione 4: Browser con foglio di stile XSL

Una soluzione tecnica ma gratuita consiste nel scaricare il foglio di stile XSL ufficiale dell’Agenzia delle Entrate (file FoglioStileAssoSoftware.xsl o fatturaPA_v1.2.2.xsl) e salvarlo nella stessa cartella del file XML. A quel punto, aprendo l’XML con Chrome, Edge o Firefox, il browser applica automaticamente la formattazione e mostra la fattura come se fosse un PDF.

Attenzione pero’: alcuni browser moderni (per ragioni di sicurezza) non caricano piu’ automaticamente i fogli di stile locali. Se incontri questo problema, e’ piu’ pratico ricorrere all’Opzione 1 (visualizzatore AdE).

Opzione 5: Visualizzatori online di terze parti

Esistono diversi siti web che permettono di caricare e leggere file XML di fattura elettronica, ad esempio fatturaonline.com, visualizza-fattura.it o portali come legalmail.it per le PEC. Sono comodi ma vanno usati con cautela: caricare una fattura significa esporre dati sensibili (codice fiscale, partita IVA, indirizzo, importi).

Il nostro consiglio: se l’esigenza e’ occasionale, preferisci sempre il visualizzatore ufficiale dell’Agenzia delle Entrate (Opzione 1), che offre lo stesso servizio gratuito ma con piena tutela della privacy.

Il formato .p7m: la firma digitale spiegata

Il file .xml.p7m e’ una “busta crittografica” (formato CAdES, ovvero CMS Advanced Electronic Signature) che contiene al suo interno il file XML originale piu’ la firma digitale del mittente e il certificato del firmatario. Lo scopo della firma e’ garantire autenticita’ (chi ha emesso la fattura) e integrita’ (la fattura non e’ stata modificata dopo l’emissione).

Per leggere un file .p7m hai due strade:

Software di firma digitale gratuiti: ArubaSign, Dike di InfoCert, FirmaCerta di Namirial, File Protector. Si scaricano dai siti ufficiali, si installano e permettono di “sbustare” il file estraendo l’XML originale.
Visualizzatori che gestiscono nativamente il p7m: il visualizzatore dell’Agenzia delle Entrate (Opzione 1) e i software di fatturazione (Opzione 3) accettano direttamente il file .p7m, evitando il passaggio manuale.

Come verificare la validita’ della firma digitale

Se ti serve avere la certezza che la firma sia valida e che il certificato non sia scaduto o revocato, devi usare un software di firma (ad esempio Dike o ArubaSign) che, oltre a sbustare il file, esegue automaticamente la verifica del certificato contro le liste di revoca pubblicate da AgID. Otterrai un esito che indica:

Nome, cognome e codice fiscale del firmatario.
Validita’ del certificato alla data della firma.
Eventuale revoca o sospensione del certificato.
Integrita’ del documento (se e’ stato manomesso, la verifica fallisce).

Struttura di un XML fattura: i blocchi che la compongono

Per chi vuole capire come e’ organizzata internamente una fattura elettronica, ecco lo scheletro semplificato del tracciato XML FatturaPA versione 1.2.2, attualmente in vigore:

<FatturaElettronica>
  <FatturaElettronicaHeader>
    <DatiTrasmissione>
      <IdTrasmittente>...</IdTrasmittente>
      <ProgressivoInvio>...</ProgressivoInvio>
      <FormatoTrasmissione>FPR12</FormatoTrasmissione>
      <CodiceDestinatario>...</CodiceDestinatario>
    </DatiTrasmissione>
    <CedentePrestatore>
      <DatiAnagrafici>...</DatiAnagrafici>
      <Sede>...</Sede>
    </CedentePrestatore>
    <CessionarioCommittente>
      <DatiAnagrafici>...</DatiAnagrafici>
      <Sede>...</Sede>
    </CessionarioCommittente>
  </FatturaElettronicaHeader>
  <FatturaElettronicaBody>
    <DatiGenerali>
      <DatiGeneraliDocumento>
        <TipoDocumento>TD01</TipoDocumento>
        <Divisa>EUR</Divisa>
        <Data>2026-07-15</Data>
        <Numero>001/2026</Numero>
        <ImportoTotaleDocumento>1220.00</ImportoTotaleDocumento>
      </DatiGeneraliDocumento>
    </DatiGenerali>
    <DatiBeniServizi>
      <DettaglioLinee>...</DettaglioLinee>
      <DatiRiepilogo>...</DatiRiepilogo>
    </DatiBeniServizi>
    <DatiPagamento>...</DatiPagamento>
  </FatturaElettronicaBody>
</FatturaElettronica>

I due blocchi principali sono Header (intestazione, con i dati di chi emette e di chi riceve) e Body (corpo, con i dettagli del documento, le righe e i pagamenti). Quando apri la fattura nel visualizzatore AdE, ritrovi questi stessi dati ma “tradotti” in italiano comprensibile.

I campi principali da cercare nel file

Quando devi controllare velocemente una fattura ricevuta (per pagarla, registrarla o contestarla), questi sono i campi su cui concentrarti. Li trovi tutti nella vista del visualizzatore AdE oppure, leggendo direttamente l’XML, nei tag corrispondenti.

Numero fattura: tag <Numero>. E’ il riferimento univoco assegnato dall’emittente.
Data fattura: tag <Data> nel formato AAAA-MM-GG.
Importo totale documento: tag <ImportoTotaleDocumento>: la cifra finale che deve essere pagata.
Cedente prestatore (chi vende): tag <CedentePrestatore> con denominazione, partita IVA e indirizzo.
Cessionario committente (chi compra): tag <CessionarioCommittente>: deve corrispondere ai tuoi dati o a quelli della tua azienda.
Aliquota IVA: tag <AliquotaIVA> (es. 22, 10, 5, 4) oppure <Natura> per le operazioni esenti, non imponibili o in reverse charge.
Imponibile: tag <ImponibileImporto>, ovvero la base su cui si calcola l’IVA.
Imposta di bollo: tag <DatiBollo>, presente nelle fatture esenti IVA superiori a 77,47 euro (importo di 2 euro a carico del cedente).
Tipo documento: tag <TipoDocumento> con codici come TD01 (fattura), TD04 (nota di credito), TD05 (nota di debito).

Dove trovi e scarichi i file XML delle tue fatture

I file XML di fattura non arrivano sempre per email: dipende da come l’emittente ha configurato il flusso. Ecco i quattro canali principali da cui puoi recuperarli.

Cassetto fiscale “Fatture e Corrispettivi”: questa e’ la fonte ufficiale. Tutte le fatture transitate dallo SDI (sia emesse che ricevute) sono disponibili per il download in formato XML originale.
Software di fatturazione elettronica: se utilizzi Aruba, Fatture in Cloud, TeamSystem o simili, le fatture sono nella sezione “Ricevute” o “Documenti” e possono essere esportate in XML.
PEC (posta elettronica certificata): se hai indicato un indirizzo PEC come canale di ricezione, il file XML arriva come allegato alla mail di posta certificata. Spesso il file e’ in formato .p7m perche’ la PEC firma automaticamente l’allegato.
Email tradizionale dal fornitore: alcuni fornitori, oltre all’invio via SDI, mandano una copia di cortesia per email con il file XML allegato. E’ una prassi commerciale, non un obbligo.

Il consiglio: scarica e archivia sempre l’XML dal cassetto fiscale, perche’ e’ la fonte ufficiale e ti garantisce di avere il file fiscalmente valido e identico a quello transitato dall’SDI.

Cosa fare se non riesci ad aprire il file

A volte, anche seguendo le istruzioni, il file non si apre o mostra errori (file corrotto, formato non riconosciuto, certificato scaduto). Prima di andare nel panico, prova questi tre passaggi diagnostici in sequenza.

Verifica l’estensione del file: assicurati che sia esattamente .xml oppure .xml.p7m. Se il file e’ stato salvato come .txt o .zip per errore, rinominalo correttamente.
Carica il file nel visualizzatore AdE (Opzione 1): se il visualizzatore ufficiale non riesce ad aprirlo, e’ un forte segnale che il file e’ corrotto, manomesso o non e’ un vero XML FatturaPA.
Contatta direttamente il fornitore: chiedi una nuova copia o richiedi il PDF di cortesia per consultazione veloce. L’XML originale dovrai comunque recuperarlo dal cassetto fiscale.

Se il problema riguarda un file scaricato dalla PEC, ricordati che il messaggio PEC e’ a sua volta un file .eml con allegati: alcuni client di posta nascondono gli allegati interni e potresti dover usare un programma come WinRAR o 7-Zip per estrarre manualmente l’XML.

Il PDF di cortesia: utile, ma non sostituisce l’XML

Molti emittenti, oltre alla fattura XML inviata tramite SDI, allegano alle loro email un PDF di cortesia. Si tratta di una versione visualizzabile della fattura, identica nei contenuti all’XML, pensata per chi non ha dimestichezza con i formati elettronici. E’ molto comoda per consultare velocemente l’importo e la scadenza, ma attenzione: il PDF di cortesia non ha alcun valore fiscale.

L’unico documento legalmente valido e’ il file XML transitato dal Sistema di Interscambio. Se devi conservare la fattura per controlli fiscali, detrazioni o contenziosi, dovrai sempre fare riferimento all’XML originale e non al PDF. Considera il PDF come un “duplicato di cortesia” da tenere a portata di mano per consultazione, ma non come sostituto dell’originale.

Archiviazione personale: cosa conservare e per quanto

La buona notizia per i contribuenti che aderiscono al servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate (oltre 5 milioni di utenti) e’ che lo Stato si occupa di conservare le fatture per 12 anni a norma di legge. Non serve salvare nulla in locale per essere a posto con il fisco.

Detto questo, dal punto di vista operativo e personale, e’ una buona abitudine creare un piccolo archivio digitale strutturato cosi’:

Una cartella “Fatture XML” con i file originali, organizzati per anno e mese (es. 2026/07/Fattura_001_FornitoreX.xml).
Una cartella “Fatture PDF” con i PDF di cortesia o quelli generati dal visualizzatore AdE: utili per consultazione veloce, controllo dei pagamenti e archivio personale.
Backup periodico su cloud sicuro (Google Drive, OneDrive, NAS personale): un crash del PC non deve compromettere anni di documenti.

Il termine di legge per la conservazione delle fatture e’ 10 anni dalla data di emissione (articolo 2220 del Codice Civile). L’Agenzia delle Entrate puo’ richiederle per controlli e verifiche fino a 5 anni dopo l’anno di presentazione della dichiarazione (8 anni in caso di omessa dichiarazione).

Domande frequenti sulla lettura delle fatture XML

Posso aprire una fattura XML con Word o Excel?

Tecnicamente Word ed Excel possono aprire un file XML, ma il risultato sara’ una visualizzazione “grezza” del codice o una tabella con tutti i tag. Non vedrai la fattura in formato leggibile come faresti con il visualizzatore dell’Agenzia delle Entrate. Per una lettura corretta usa l’Opzione 1 (visualizzatore AdE).

E’ sicuro caricare la fattura sui visualizzatori online?

Il visualizzatore dell’Agenzia delle Entrate e’ completamente sicuro: non conserva i file caricati e tratta i dati nel rispetto del GDPR. I visualizzatori di terze parti possono essere altrettanto sicuri, ma vanno valutati caso per caso, leggendo l’informativa privacy. In caso di dubbi, usa sempre il visualizzatore ufficiale.

Cosa significa il codice TD01 nella fattura?

TD01 e’ il codice del tipo documento “Fattura”. Altri codici comuni sono TD04 (Nota di credito), TD05 (Nota di debito), TD06 (Parcella professionale), TD24 (Fattura differita) e TD17/18/19 (autofatture per integrazione reverse charge o operazioni con l’estero).

Posso modificare un file XML di fattura?

No, una volta che la fattura e’ transitata dal Sistema di Interscambio (SDI) non puo’ essere modificata. Per correggerla bisogna emettere una nota di credito (TD04) che annulla la fattura sbagliata, e poi una nuova fattura corretta. Modificare manualmente il file XML, oltre a essere fiscalmente irregolare, invaliderebbe la firma digitale (se presente).

Quanto costa il visualizzatore di fatture dell’Agenzia delle Entrate?

Il visualizzatore ufficiale dell’Agenzia delle Entrate e’ completamente gratuito e non richiede registrazione. Si accede direttamente dal sito assistenza.agenziaentrate.gov.it nella sezione “Visualizzatore Fatture” e si carica il file XML o p7m.

Cosa devo fare se la fattura ricevuta contiene errori?

Se la fattura presenta errori (importi sbagliati, intestatario errato, partita IVA non valida) non rifiutarla nello SDI (l’opzione di rifiuto vale solo per le fatture verso la PA). Contatta il fornitore e chiedi l’emissione di una nota di credito a storno e di una nuova fattura corretta. Conserva sempre la documentazione (email, comunicazioni) come prova della contestazione.

La gestione corretta delle fatture elettroniche XML e’ fondamentale per la tua attivita’ e per evitare problemi in caso di controlli fiscali. Se hai dubbi, vuoi una verifica della tua contabilita’ o ti serve assistenza nella conservazione digitale a norma, il CAF Centro Fiscale di Udine e’ a tua disposizione: contattaci per una consulenza personalizzata.

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Apri un conto business con Qonto

Una soluzione completa per freelance, professionisti e PMI: gestisci fatturazione, spese e contabilita in un unico posto.

🇮🇹

IBAN italiano

⚡

Apertura in 10 min

📄

Fattura elettronica

💳

Carta Mastercard

🚀 Visita Qonto e apri il conto →

Link affiliato. Aprendo il conto tramite questo link, il CAF Centro Fiscale puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

Luglio 29, 2026/0 Commenti/da Andrea Damiani

Guide Fatturazione Elettronica

Fattura Elettronica da Scontrino Carburante 2026: Come Ottenerla Quando Non l’Hai Chiesta

Sei alla pompa, fai rifornimento, paghi con il bancomat aziendale e ricevi solo lo scontrino non fiscale (quello della cassa, il cosiddetto corrispettivo telematico). Magari hai fretta, magari hai dimenticato di chiedere la fattura. Quando torni in ufficio o porti la documentazione al commercialista, scopri che quello scontrino non basta: senza fattura elettronica, quella spesa non e deducibile e l’IVA non e detraibile. Si puo rimediare?

La risposta e: si, ma solo entro tempi precisi e con procedure specifiche. In questa guida operativa vediamo come recuperare la fattura elettronica dopo il rifornimento, quali app usare per Eni, Q8 e Tamoil, cosa fare se il distributore rifiuta e come prevenire il problema in futuro. Per la guida generale alla fatturazione elettronica del carburante puoi leggere il nostro articolo principale: Fattura Elettronica Carburante 2026: Guida Completa Eni, Q8, Tamoil, Esso e IP.

Indice dei contenuti

La situazione tipica: scontrino, niente fattura
Perche lo scontrino non basta: la scheda carburante e abolita
Opzione 1: Tornare al distributore entro fine mese
Opzione 2: Recuperare la fattura tramite app
Opzione 3: Codice fiscale gia registrato
Opzione 4: Tessera business e fatturazione cumulativa
Cosa NON si puo fare
Tempistiche: la regola di fine mese
Richiesta formale via PEC alla compagnia
Cosa succede se non recuperi la fattura
Forfettario: serve comunque la fattura?
Come prevenire il problema
FAQ – Domande frequenti

La situazione tipica: scontrino, niente fattura

Lo scenario si ripete ogni giorno in tutta Italia, soprattutto per partite IVA, agenti di commercio, artigiani e amministratori di societa che usano l’auto per lavoro:

Arrivi al distributore di carburante
Fai il pieno o un rifornimento parziale
Paghi con bancomat aziendale o carta di credito tracciabile (gia il primo requisito di legge per la deducibilita)
La cassa ti consegna uno scontrino non fiscale (corrispettivo telematico) con importo, litri, data e ora
Non chiedi – o non puoi chiedere – la fattura elettronica
Ti allontani con il solo scontrino in mano

Quel pezzetto di carta termica, di per se, non ti permette di scaricare nulla. Per il fisco italiano dal 2019 in poi, la spesa per carburante e fiscalmente rilevante solo se documentata da fattura elettronica trasmessa via Sistema di Interscambio (SDI), unita a un pagamento tracciabile.

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Qonto: il conto business per Partita IVA

Tra le opzioni piu complete sul mercato per liberi professionisti e PMI: IBAN italiano, fatturazione elettronica integrata, supporto in italiano e categorizzazione automatica delle spese.

✓ Apertura 100% online in 10 minuti
✓ Da 9 euro al mese – Prova gratuita disponibile
✓ IBAN italiano (utile per F24 e Agenzia Entrate)
✓ Integrazione con Fatture in Cloud, Aruba e altri software

Visita Qonto e prova gratis →

Link affiliato: aprendo il conto tramite questo link, il CAF puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

Perche lo scontrino non basta: la scheda carburante e abolita

Fino al 31 dicembre 2018 esisteva la scheda carburante cartacea: un blocchetto vidimato in cui annotavi mensilmente o trimestralmente i rifornimenti, con timbro del gestore. Era un sistema flessibile: bastava il timbro, anche senza fattura per ogni singolo rifornimento.

Dal 1 gennaio 2019, con l’introduzione dell’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica B2B (Legge di Bilancio 2018, art. 1 commi 909-928), la scheda carburante e stata abolita. Da quel momento valgono solo due requisiti, entrambi obbligatori:

Fattura elettronica emessa dal distributore e trasmessa via SDI
Pagamento tracciabile (bancomat, carta di credito, bonifico, app di pagamento riconosciute)

Lo scontrino della cassa (corrispettivo telematico) certifica che la transazione e avvenuta, ma non e un documento fiscalmente valido per la detrazione IVA o la deducibilita del costo per chi ha partita IVA. Non e nemmeno riconvertibile in scheda carburante: quel sistema non esiste piu.

In pratica, senza fattura elettronica:

L’IVA al 22% non e detraibile (per autoveicoli aziendali, in misura piena o al 40% a seconda dell’uso)
Il costo non e deducibile (al 100%, 80% per agenti, 20% per uso promiscuo, secondo i casi)
Quel rifornimento, fiscalmente, e come se non fosse mai avvenuto

Opzione 1: Tornare al distributore entro fine mese

La prima soluzione, la piu diretta, e tornare fisicamente al distributore dove hai fatto il rifornimento, con lo scontrino in mano. Funziona se vai entro un termine preciso.

Cosa portare

Lo scontrino originale (o una foto leggibile) con data, ora, importo e numero progressivo
I tuoi dati fiscali: ragione sociale o nome e cognome, indirizzo, partita IVA, codice fiscale
Il codice destinatario SDI a 7 caratteri (oppure l’indirizzo PEC) per la ricezione della fattura elettronica
Eventuale targa del veicolo rifornito (utile ma non obbligatoria)

Cosa fa il gestore

Il gestore della stazione di servizio (che spesso e un affittuario indipendente, non la compagnia petrolifera) recupera la transazione dal sistema di cassa, inserisce i tuoi dati e emette la fattura elettronica retroattivamente, datandola al giorno effettivo del rifornimento.

La fattura ti arrivera al codice destinatario o alla PEC entro pochi giorni, con tutti i dati corretti per la registrazione contabile.

Il termine: entro fine mese di erogazione

Attenzione al termine fondamentale: la fattura puo essere emessa entro la fine del mese in cui e avvenuto il rifornimento. Ad esempio:

Rifornimento del 5 luglio 2026 -> fattura emettibile fino al 31 luglio 2026
Rifornimento del 28 luglio 2026 -> fattura emettibile fino al 31 luglio 2026 (hai pochissimi giorni)
Rifornimento del 1 agosto 2026 -> fattura emettibile fino al 31 agosto 2026

Oltre il mese, l’emissione retroattiva diventa molto problematica: il sistema di cassa potrebbe aver chiuso la liquidazione periodica IVA e il gestore potrebbe rifiutare. In pratica, chi va al distributore ai primi del mese successivo trova spesso porte chiuse.

Opzione 2: Recuperare la fattura tramite app

La soluzione piu rapida e meno faticosa e usare le app ufficiali delle compagnie petrolifere. Quasi tutte oggi prevedono la fatturazione “a posteriori” partendo dallo scontrino, spesso scansionando un QR code stampato sul documento stesso.

Eni Station+ (Eni e Agip)

Disponibile per: distributori Eni e Agip in tutta Italia
Come funziona: registri il tuo profilo business inserendo P.IVA e codice destinatario SDI; al rifornimento successivo, anche se hai pagato fuori app con bancomat, scansiona il QR code presente sullo scontrino entro 24-48 ore
Risultato: la fattura elettronica viene generata automaticamente e inviata via SDI al codice destinatario indicato
Vantaggio: niente fila in cassa, niente discussioni con il gestore

Q8 Smart e Q8 Easy

Disponibile per: distributori Q8 e Q8easy
Come funziona: dopo aver registrato il profilo aziendale, l’app riconosce automaticamente gli scontrini recenti emessi nel raggio della tua posizione; selezioni quello giusto, confermi i dati e ricevi la fattura
Vantaggio: intelligenza geografica, niente bisogno di QR code
Limite: deve esserci stato un riconoscimento del cliente (carta fedelta, login attivo) o lo scontrino deve essere stato emesso entro un periodo recente (in genere 24-48h)

Tamoil App

Disponibile per: stazioni Tamoil aderenti
Come funziona: simile a Eni, scansione QR code dello scontrino e generazione automatica della fattura
Tempi: tipicamente entro 24-72 ore dal rifornimento

Altre app utili

Esso Card / Esso Plus: sistema fedelta che, se collegato al profilo business, attiva fatturazione cumulativa o singola
Energy IP / IP Plus: stessa logica, con alcune stazioni che supportano fatturazione “post-scontrino”
App di pagamento integrate (es. Telepass Pay, Drivalia, MyCicero per il fuel): se hai pagato tramite queste, la fattura e generata automaticamente

Opzione 3: Codice fiscale gia registrato

Una soluzione molto semplice, spesso sottovalutata: se sei gia cliente registrato presso il distributore o la compagnia (con codice fiscale o partita IVA collegati al profilo), la fattura puo arrivare in automatico anche se non hai chiesto nulla in cassa.

Come verificare

Accedi al tuo cassetto fiscale sul sito dell’Agenzia delle Entrate (servizi telematici)
Vai in “Fatture e Corrispettivi” -> “Fatture elettroniche ricevute”
Cerca per data del rifornimento o per ragione sociale del fornitore
Se la fattura e stata emessa, la trovi li, anche se non e arrivata via mail

Capita spesso che la fattura sia stata recapitata correttamente al codice destinatario ma non sia arrivata via email perche il commercialista non l’ha ancora inoltrata, o perche e finita nello SPAM. Il cassetto fiscale e la fonte ufficiale: se c’e li, e valida a tutti gli effetti.

Opzione 4: Tessera business e fatturazione cumulativa

Per chi fa molti rifornimenti al mese, la soluzione piu professionale sono le carte business (chiamate anche “carte carburante” o “fuel card”) emesse dalle principali compagnie:

Eni Multicard / Eni Plus Business
Q8 Card / Q8 Tankcard
Tamoil Easy Card
Esso Card
Shell Card (per chi opera anche all’estero)
UTA, DKV, Edenred (carte multimarca per flotte aziendali)

Vantaggi

Ogni rifornimento e automaticamente registrato a tuo nome
A fine mese ricevi una fattura elettronica cumulativa con il riepilogo di tutti i rifornimenti, perfettamente dettagliata
Nessun rischio di “scontrino solo”: il sistema sa gia chi sei
Spesso include reportistica avanzata su consumi, chilometraggio, controllo flotta

E’ la soluzione consigliata per agenti di commercio, flotte aziendali, autotrasportatori, ma anche per professionisti con molti spostamenti. L’attivazione e gratuita o costa poche decine di euro l’anno, ampiamente compensate dal risparmio in tempo e dal rischio azzerato di “scontrini persi”.

Cosa NON si puo fare

Per chiarezza assoluta, ecco una lista di cose che molti contribuenti credono di poter fare ma che non sono ammesse dal fisco italiano:

Richiedere la fattura mesi dopo il rifornimento. Oltre il mese di erogazione, il distributore non puo (e di solito non vuole) emettere fattura retroattiva. La pratica si chiama “fatturazione differita” ma ha tempi precisi che, per il carburante, coincidono con il mese.
Riconvertire lo scontrino in scheda carburante. La scheda carburante e abolita dal 2019. Anche se trovi vecchi modelli online, non hanno alcun valore fiscale.
Allegare lo scontrino in dichiarazione come “giustificativo”. Il fisco vuole fattura elettronica, non scontrini cartacei. Allegarli serve a poco.
Far fare al commercialista una “fattura riepilogativa” interna. Il commercialista non puo emettere fattura al posto del distributore, perche non ha venduto il carburante.
Richiedere il rimborso IVA su scontrino al fornitore. Lo scontrino non contiene l’identificazione del cessionario (cioe il tuo) e quindi non e idoneo come documento contabile B2B.
Pretendere la fattura se hai pagato in contanti. Anche con fattura, il pagamento non tracciato rende la spesa non deducibile e l’IVA non detraibile. Servono entrambi i requisiti.

Tempistiche: la regola di fine mese

Riassumiamo schematicamente i tempi entro cui agire per non perdere il diritto a deducibilita e detrazione IVA:

Entro 24-48 ore: tempo ideale per l’uso delle app (Eni Station+, Q8 Smart, Tamoil). E’ il momento in cui lo scontrino e ancora “fresco” nei sistemi e il QR code o il riconoscimento geografico funzionano al meglio.
Entro fine mese di erogazione: e’ il termine ultimo per richiedere fattura al distributore. Per legge la fattura puo essere emessa entro questo termine (anche piu tardi se la prestazione e gia stata fatturata in formato elettronico, ma con il carburante il riferimento operativo e fine mese).
Entro il 15 del mese successivo: termine massimo per la liquidazione IVA mensile del fornitore. Oltre questo, il gestore potrebbe rifiutare di emettere fattura retroattiva perche complicherebbe la sua contabilita.
Oltre fine mese: nella stragrande maggioranza dei casi, l’importo e perso ai fini IVA e ai fini reddito.

Consiglio pratico: il giorno 25 di ogni mese, fai un controllo dei tuoi scontrini di carburante “orfani” e attiva il recupero. Aspettare gli ultimi giorni e rischioso, perche se trovi resistenza dal gestore non hai piu tempo per soluzioni alternative.

Richiesta formale via PEC alla compagnia

Se il gestore del singolo distributore rifiuta di emettere la fattura nonostante tu sia nei termini, hai a disposizione una via alternativa: la richiesta formale alla compagnia petrolifera (la societa “madre” del marchio).

Come procedere

Recupera l’indirizzo PEC del servizio clienti della compagnia (Eni, Q8, Tamoil, Esso, IP). Lo trovi sul sito ufficiale, sezione contatti aziendali
Scrivi una mail/PEC con: dati anagrafici e P.IVA, dati del distributore (indirizzo, gestore se noto), copia dello scontrino, prova del pagamento tracciato (estratto conto o ricevuta bancomat)
Indica i tuoi dati di fatturazione: ragione sociale, P.IVA, codice destinatario o PEC
Chiedi esplicitamente l’emissione della fattura elettronica per la transazione, citando il diritto del cessionario soggetto IVA a ricevere fattura ai sensi dell’art. 22 DPR 633/72

Cosa puoi ottenere

La compagnia, nei limiti dei tempi tecnici, contattera il gestore del distributore e, se la transazione e tracciata e regolare, fara emettere la fattura. Non e una garanzia assoluta, ma molto spesso funziona, soprattutto per le compagnie strutturate (Eni e Q8 hanno servizi clienti molto efficienti).

Se la richiesta arriva oltre il mese di erogazione, la possibilita di ottenere la fattura si riduce drasticamente. Ma la PEC vale la pena di farla comunque, soprattutto se l’importo e significativo.

Cosa succede se non recuperi la fattura

Se nessuna delle opzioni precedenti funziona e ti rimane in mano solo lo scontrino, ecco le conseguenze fiscali concrete:

IVA non detraibile. Quel 22% di IVA e perso: non puo essere portato in detrazione nella liquidazione periodica.
Costo non deducibile. L’importo (al netto IVA) non puo essere portato come costo nel reddito d’impresa o di lavoro autonomo. Non riduce l’imponibile.
Spesa “in nero” fiscalmente. Anche se hai pagato con bancomat e quindi e tutto tracciato, dal punto di vista fiscale e come se quel rifornimento non fosse mai avvenuto. Hai pagato di tasca tua, senza alcun beneficio fiscale.
Carico personale del titolare/socio. In caso di societa, l’addebito del bancomat aziendale per una spesa non deducibile potrebbe essere riqualificato come prelievo personale (utile da socio o compenso amministratore), con relative conseguenze.

Esempio numerico: 70 euro di rifornimento (importo medio per un’auto aziendale).

IVA inclusa nei 70 euro: circa 12,62 euro
Imponibile (costo netto): circa 57,38 euro
Senza fattura: perdi 12,62 euro di IVA + circa 15,90 euro di IRES/IRPEF non risparmiate sul costo non dedotto (al 27,9% di tassazione media)
Costo reale del rifornimento “in nero”: circa 28,52 euro in piu rispetto a uno con fattura corretta

Su 50 rifornimenti l’anno, sono oltre 1.400 euro di tasse pagate in piu per pura mancanza di documentazione. Ne vale la pena perdere 5 minuti per una fattura.

Forfettario: serve comunque la fattura?

Domanda frequente per le partite IVA piu piccole: “Sono in regime forfettario, le spese non le scarico comunque. Mi serve davvero la fattura del carburante?”

La risposta corretta e: fiscalmente no, contabilmente si.

Ai fini IRPEF/IRES: il forfettario calcola il reddito con coefficienti di redditivita predeterminati. Le spese effettive non vengono dedotte. Quindi avere o non avere la fattura del carburante non cambia la tua tassazione.
Ai fini IVA: il forfettario non addebita IVA in fattura ne la detrae sugli acquisti. Anche qui, la fattura del carburante non porta vantaggi diretti.
Tuttavia, e bene avere la fattura per:
- Registro contabile e tenuta documentale (sempre obbligatoria, anche per i forfettari)
- Tracciabilita aziendale in caso di controlli o di passaggio futuro al regime ordinario
- Eventuale verifica del fatturato e dei costi sostenuti, utile in fase di pianificazione fiscale
- Coerenza tra movimenti bancari e operazioni dichiarate (l’addebito del bancomat aziendale deve corrispondere a un giustificativo)

Se sei forfettario e hai ricevuto solo lo scontrino, in pratica non perdi soldi se non recuperi la fattura, ma e una buona abitudine farlo lo stesso. Soprattutto se prevedi di superare le soglie e passare al regime ordinario in futuro.

Come prevenire il problema

Recuperare una fattura “scordata” e’ fattibile ma fastidioso. La strategia migliore e prevenire. Ecco quattro abitudini che azzerano il rischio di “scontrini orfani”:

1. Iscriviti alle app dei distributori abituali

Se ti rifornisci sempre nei soliti 2-3 distributori (sotto casa, sotto l’ufficio, sull’autostrada per il cliente principale), scarica e configura le app di quelle compagnie. Eni Station+, Q8 Smart e Tamoil App sono tutte gratuite, e una volta inseriti i dati fiscali la fatturazione e automatica o quasi.

2. Carta business con fatturazione automatica

Una fuel card aziendale (Eni Multicard, Q8 Card, Shell Card o multimarca come UTA, DKV) elimina alla radice il problema: ogni rifornimento e gia tuo, la fattura cumulativa arriva a fine mese senza che tu debba muovere un dito. Costo: pochi euro l’anno o gratuito.

3. Usa SEMPRE la carta aziendale tracciata

Niente contanti, mai. Il pagamento tracciabile e un requisito di legge per la deducibilita: se paghi in contanti, anche con fattura non puoi dedurre nulla. Tieni separata la carta aziendale da quella personale e non confondere i due circuiti.

4. Routine di fine mese

Fissa un promemoria il 25 di ogni mese: controlla il cassetto fiscale per verificare le fatture ricevute, confrontale con gli addebiti del bancomat aziendale e individua eventuali “buchi”. Hai ancora 5-6 giorni per recuperare. Questa routine, abbinata a una fuel card, ti protegge al 99%.

FAQ – Domande frequenti

Posso usare lo scontrino come prova della spesa anche senza fattura?

No. Lo scontrino e’ un corrispettivo telematico ed e prova della transazione commerciale, ma non e documento fiscalmente valido per la deducibilita o detraibilita IVA in capo a soggetti con partita IVA. Per il fisco italiano, dal 2019 l’unico documento valido e la fattura elettronica trasmessa via SDI.

Quanto tempo ho per richiedere la fattura dopo il rifornimento?

Operativamente entro la fine del mese di erogazione. Per le app (Eni Station+, Q8 Smart, Tamoil), il tempo utile e tipicamente 24-72 ore. Oltre il mese, le possibilita di ottenere fattura retroattiva si riducono drasticamente.

Il gestore del distributore puo rifiutare di emettere la fattura?

Si, puo rifiutarsi se: (a) non sei nei termini (oltre fine mese), (b) non hai prove sufficienti del pagamento, (c) il sistema di cassa ha gia chiuso la liquidazione IVA, (d) sei un soggetto non identificato (nessun codice destinatario o PEC). Se ritieni il rifiuto ingiustificato, puoi rivolgerti via PEC alla compagnia petrolifera.

Esiste ancora la scheda carburante cartacea?

No. La scheda carburante cartacea e abolita dal 1 gennaio 2019. Eventuali blocchetti ancora in circolazione non hanno alcun valore fiscale. Dal 2019 vale solo la combinazione fattura elettronica + pagamento tracciabile.

Cosa succede se ho pagato in contanti e ho solo lo scontrino?

Anche se recuperassi la fattura, il pagamento non tracciato rende la spesa non deducibile e l’IVA non detraibile. Per il carburante e’ obbligatorio per legge (art. 1 c. 922 L. 205/2017) il pagamento con strumenti tracciabili: bancomat, carta di credito, bonifico, app di pagamento riconosciute. Senza questo, la fattura non basta.

Sono in regime forfettario: devo recuperare comunque la fattura?

Fiscalmente no (il forfettario non deduce le spese effettive), ma contabilmente si consiglia di averla per: tenuta documentale corretta, tracciabilita aziendale, eventuale passaggio futuro al regime ordinario, coerenza con i movimenti bancari aziendali.

Se uso un’app di pagamento, la fattura arriva automaticamente?

Solo se l’app e configurata con i tuoi dati fiscali (P.IVA, codice destinatario o PEC) e se hai effettuato il pagamento direttamente tramite l’app, non con bancomat fisico in cassa. App come Eni Station+, Q8 Easy, Telepass Pay e MyCicero generano la fattura in automatico al momento del pagamento.

Posso recuperare scontrini di rifornimenti fatti molti mesi fa?

Praticamente no. Oltre il mese di erogazione, l’emissione di fattura retroattiva e estremamente difficile e nella maggior parte dei casi viene rifiutata. L’importo va considerato fiscalmente perso: non puoi piu detrarre IVA ne dedurre il costo.

Conclusione: prevenire e meglio che recuperare

Recuperare una fattura elettronica del carburante quando hai solo lo scontrino e possibile, ma a tempo. Hai a disposizione opzioni concrete: tornare al distributore, usare le app di Eni, Q8 e Tamoil, controllare il cassetto fiscale, scrivere via PEC alla compagnia. Ma tutto deve avvenire entro la fine del mese di erogazione, altrimenti l’importo e perso ai fini IVA e ai fini reddito.

La strategia vincente e la prevenzione: app installate, fuel card aziendale, pagamento sempre tracciato, controllo a fine mese del cassetto fiscale. Cinque minuti di organizzazione che valgono migliaia di euro l’anno in tasse correttamente risparmiate.

Per la guida completa alla fatturazione elettronica del carburante con tutte le compagnie e i casi particolari (auto promiscua, agenti di commercio, regime forfettario, autotrasporto) leggi: Fattura Elettronica Carburante 2026: Guida Completa Eni, Q8, Tamoil, Esso e IP.

Hai dubbi sulla deducibilita del carburante della tua auto aziendale o vuoi un controllo della tua contabilita carburanti? Contatta il CAF Centro Fiscale di Udine: ti aiutiamo a configurare correttamente fuel card, app di compagnia e procedure interne per non perdere mai una fattura. Chiamaci al 0432 1638640, scrivici su WhatsApp al 366 6018121 o vieni in Viale Giuseppe Tullio 13, scala B – Udine.

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Apri un conto business con Qonto

Una soluzione completa per freelance, professionisti e PMI: gestisci fatturazione, spese e contabilita in un unico posto.

🇮🇹

IBAN italiano

⚡

Apertura in 10 min

📄

Fattura elettronica

💳

Carta Mastercard

🚀 Visita Qonto e apri il conto →

Link affiliato. Aprendo il conto tramite questo link, il CAF Centro Fiscale puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

Luglio 17, 2026/0 Commenti/da Andrea Damiani

Guide Fatturazione Elettronica

Fattura Elettronica Carburante 2026: Guida Completa Eni, Q8, Tamoil, Esso e IP

La fattura elettronica carburante e un documento obbligatorio per tutti i titolari di partita IVA che acquistano benzina, gasolio o GPL per l’autotrazione. Dal 1deg luglio 2018 e infatti scattato l’obbligo di emissione della fattura elettronica carburante da parte dei distributori, in sostituzione della vecchia scheda carburante cartacea. Capire come funziona la fattura elettronica carburante 2026, come ottenerla dai principali distributori (Eni, Agip, Q8, Tamoil, Esso, IP) e come dedurre correttamente i costi e l’IVA e fondamentale per ogni piccolo imprenditore, agente di commercio o professionista con auto aziendale.

In questa guida completa spieghiamo passo passo come gestire la fattura elettronica carburante, quali sono le percentuali di deducibilita in base al tipo di attivita, perche il pagamento tracciabile e obbligatorio per scaricare le spese e quale procedura seguire presso ogni catena di distributori. Una guida pratica pensata per partite IVA, agenti, tassisti, autotrasportatori, forfettari e amministratori di societa.

Indice dei contenuti

Cos’e la Fattura Elettronica Carburante
Deducibilita del Carburante: Quanto Puoi Scaricare
Detrazione IVA sul Carburante
Pagamento Tracciabile: L’Obbligo Inderogabile
Fattura Elettronica Carburante Eni e Agip
Fattura Elettronica Carburante Q8
Fattura Elettronica Carburante Tamoil
Esso, IP e Altri Distributori
Cosa Deve Contenere la Fattura
Fattura Singola o Cumulativa Mensile
Riassunto Pratico per Categoria
Autofattura Carburante per Agricoltori
Domande Frequenti

Cos’e la Fattura Elettronica Carburante

La fattura elettronica carburante e il documento fiscale digitale che il distributore di carburante (la cosiddetta «pompa di benzina») emette nei confronti del cliente titolare di partita IVA al momento del rifornimento. A partire dal 1deg luglio 2018, in attuazione della Legge di Bilancio 2018, e diventato obbligatorio per i gestori degli impianti emettere fattura elettronica per ogni cessione di benzina o gasolio destinati ad autotrazione effettuata nei confronti di soggetti IVA.

Questa fattura sostituisce integralmente la scheda carburante, il vecchio modulo cartaceo che si compilava a fine mese inserendo manualmente data, importo, chilometri e firma del gestore. Oggi la fattura elettronica carburante 2026 viene generata automaticamente al momento del pagamento (purche sia tracciabile) e viene trasmessa al Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate, che la recapita al cassetto fiscale del cliente.

L’obbligo riguarda tutti i soggetti IVA: ditte individuali, professionisti, societa di persone e di capitali, agenti di commercio, autotrasportatori, taxi, NCC e anche i contribuenti in regime forfettario. La fattura elettronica carburante e oggi l’unico documento valido per documentare l’acquisto di carburante per autotrazione ai fini fiscali.

Chi e obbligato a chiedere la fattura elettronica carburante

Sono obbligati a richiedere la fattura elettronica del carburante tutti coloro che vogliono scaricare il costo e/o detrarre l’IVA del rifornimento. In pratica, ogni soggetto con partita IVA che usa l’auto, il furgone o il mezzo per attivita di lavoro: agenti, rappresentanti, idraulici, elettricisti, geometri, avvocati, consulenti, tassisti, autotrasportatori. Il privato che fa rifornimento con la propria auto personale, invece, non riceve fattura: gli viene rilasciato un semplice scontrino.

Differenza tra fattura elettronica e scontrino di cortesia

Quando paghi con carta o app collegate al tuo profilo aziendale, il distributore ti consegna uno scontrino di cortesia (chiamato anche «documento commerciale») che NON e una fattura. Lo scontrino serve solo come promemoria del rifornimento. La vera fattura elettronica carburante viene emessa successivamente, generalmente entro pochi giorni o a fine mese (in caso di fattura cumulativa), e arriva direttamente al tuo cassetto fiscale tramite SDI. Solo questa ha valore fiscale per la deduzione e la detrazione.

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Qonto: il conto business per Partita IVA

Tra le opzioni piu complete sul mercato per liberi professionisti e PMI: IBAN italiano, fatturazione elettronica integrata, supporto in italiano e categorizzazione automatica delle spese.

✓ Apertura 100% online in 10 minuti
✓ Da 9 euro al mese – Prova gratuita disponibile
✓ IBAN italiano (utile per F24 e Agenzia Entrate)
✓ Integrazione con Fatture in Cloud, Aruba e altri software

Visita Qonto e prova gratis →

Link affiliato: aprendo il conto tramite questo link, il CAF puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

Deducibilita del Carburante: Quanto Puoi Scaricare

La deducibilita del carburante rappresenta uno dei punti piu delicati della fattura elettronica carburante. Il legislatore ha infatti previsto percentuali diverse di deduzione del costo a seconda del tipo di veicolo e dell’utilizzo che ne viene fatto. La regola di base e contenuta nell’articolo 164 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi): piu il veicolo e «strumentale» all’attivita, piu si puo dedurre.

Auto strumentali: deducibilita 100%

Sono auto strumentali i veicoli senza i quali l’attivita non potrebbe svolgersi. Rientrano in questa categoria:

Taxi e NCC (noleggio con conducente)
Autoscuole (le auto della scuola guida)
Autotrasportatori e veicoli per trasporto cose
Autonoleggio (auto destinate al noleggio a clienti)
Pompe funebri e veicoli speciali

Per queste categorie, la fattura elettronica carburante e integralmente deducibile al 100%: tutto cio che paghi per il rifornimento riduce il reddito imponibile.

Auto aziendali in uso promiscuo: deducibilita 20%

L’auto in uso promiscuo e quella usata sia per ragioni professionali che personali. E il caso piu comune: il commercialista, l’avvocato, il geometra, l’imprenditore che usa la stessa vettura per andare in studio, dai clienti e nel weekend in famiglia. In questo caso il carburante e deducibile al 20%: significa che, su 1.000 euro di rifornimenti annui, solo 200 euro abbattono il reddito imponibile. Un limite ulteriore prevede che la spesa massima riconosciuta per l’auto stessa sia 18.075,99 euro.

Agenti e rappresentanti: deducibilita 80%

Una posizione di favore e riservata agli agenti di commercio e ai rappresentanti. Per loro la legge riconosce una deducibilita dell’80% del costo del carburante, in considerazione del fatto che l’auto e strumento essenziale del mestiere. Il limite di costo deducibile per l’auto stessa sale a 25.822,84 euro. Anche in questo caso, ovviamente, e necessaria la fattura elettronica carburante intestata e il pagamento tracciabile.

Forfettari: nessuna deduzione del carburante

Chi e in regime forfettario ha una situazione particolare. Il forfettario non puo dedurre analiticamente i costi (incluso il carburante) perche il reddito imponibile si calcola applicando un coefficiente di redditivita ai ricavi. In pratica, una percentuale fissa del fatturato e considerata gia «al netto» di tutti i costi. Quindi il forfettario NON deduce ne carburante, ne pedaggi, ne canoni leasing. Ricevere la fattura elettronica carburante resta comunque utile per archivio e per giustificare gli spostamenti, ma non incide sulla tassazione. Per approfondire le regole del regime forfettario 2026, consulta la nostra guida dedicata.

Detrazione IVA sul Carburante

Discorso a parte merita la detrazione IVA sulla fattura elettronica carburante. L’IVA e l’imposta del 22% applicata su ogni litro di benzina e gasolio: per i titolari di partita IVA in regime ordinario o semplificato, questa imposta puo essere recuperata, ma in misura diversa a seconda dell’utilizzo del veicolo. La detrazione IVA carburante segue regole proprie, distinte dalla deducibilita del costo.

Detrazione IVA al 100%

L’IVA sulla fattura elettronica carburante e detraibile al 100% quando il veicolo e usato esclusivamente per attivita d’impresa o professionale. Rientrano nei casi di detraibilita totale:

Tassisti e NCC
Autotrasportatori e padroncini
Veicoli strumentali (autoscuole, autonoleggio, pompe funebri)
Veicoli commerciali intestati a societa con uso esclusivo aziendale
Agenti di commercio (in via interpretativa l’IVA e quasi sempre detraibile al 100%)

Detrazione IVA al 40%

Nella maggior parte dei casi (auto in uso promiscuo del professionista o del piccolo imprenditore), l’IVA sul carburante e detraibile al 40%. Questa e la regola standard prevista dall’articolo 19-bis1 del DPR 633/1972: si presume che il 60% dell’utilizzo sia personale e quindi non recuperabile. Su un pieno di 100 euro (di cui 18 euro di IVA), il professionista in uso promiscuo recupera circa 7,20 euro.

Detrazione IVA 0%

Quando l’auto e intestata alla societa ma e a uso esclusivamente personale dell’amministratore o del dipendente (es. fringe benefit), l’IVA sulla fattura elettronica carburante non e detraibile. Stesso discorso per i contribuenti forfettari: non potendo applicare il regime IVA, non possono nemmeno detrarla. La fattura va comunque conservata, ma il pieno costa «ai prezzi di listino» senza alcun recupero.

Pagamento Tracciabile: L’Obbligo Inderogabile

Il pagamento tracciabile del carburante e la condizione essenziale per poter dedurre il costo e detrarre l’IVA. La normativa e chiarissima: se paghi in contanti, perdi ogni diritto a deduzione e detrazione, anche se hai la fattura elettronica regolarmente emessa. Si tratta di una regola pensata per contrastare l’evasione fiscale e garantire la trasparenza nei rapporti commerciali tra distributore e cliente.

Strumenti di pagamento tracciabile ammessi

I sistemi di pagamento tracciabile validi per la fattura elettronica carburante sono i seguenti:

Carte di credito (Visa, Mastercard, American Express, Diners)
Bancomat e carte di debito
Carte prepagate aziendali ricaricabili
Carte carburante dedicate (Eni Multicard, Q8 Card, Tamoil Card, Esso Card, IP Plus)
App di pagamento integrate (Eni Station+, Q8 Smart, Click&Drive, ecc.)
Bonifico bancario (in caso di forniture cumulative aziendali)
Assegni circolari o bancari

Cosa NON e considerato pagamento tracciabile

Il contante e l’unico mezzo di pagamento che fa perdere ogni beneficio fiscale. Anche se il distributore ti emette comunque la fattura elettronica carburante, in sede di dichiarazione dei redditi (o di controllo fiscale) quel rifornimento non potra essere dedotto. Il consiglio operativo e semplice: quando viaggi per lavoro, paga sempre con carta o app aziendale. Tieni una carta carburante dedicata in auto, e usala per ogni rifornimento di lavoro.

Come Ottenere la Fattura Elettronica Carburante da Eni e Agip

Eni (e il marchio commerciale Agip, oggi Eni Station) e il principale operatore italiano nel settore carburanti. Per ottenere la fattura elettronica carburante Eni, e necessario utilizzare uno dei sistemi ufficiali di identificazione del cliente al momento del pagamento. La buona notizia e che Eni ha un’app molto diffusa e diversi tipi di carte business.

App Eni Station+

L’app Eni Station+ e lo strumento piu pratico per ottenere automaticamente la fattura elettronica del carburante. Si scarica gratuitamente su Android e iOS, ci si registra inserendo i dati della partita IVA (P.IVA, codice destinatario o PEC) e si associa una carta di credito. Al momento del rifornimento basta selezionare la pompa dall’app e confermare il pagamento: la fattura viene generata automaticamente e inviata al SDI entro le 24 ore successive.

Eni Multicard e You&Eni Business

Per le aziende strutturate, Eni propone la Multicard (carta carburante professionale con plafond mensile) e la You&Eni Business. Queste carte si richiedono direttamente sul sito eni.com nella sezione «Aziende»: dopo l’attivazione, ogni rifornimento effettuato presso le stazioni Eni-Agip genera automaticamente la fattura elettronica carburante riepilogativa, di solito mensile. Sono particolarmente utili per chi ha piu veicoli o piu autisti.

Fattura Elettronica Carburante Q8: App e Card Business

Q8 e una delle catene piu capillari sul territorio italiano. Per ottenere la fattura elettronica carburante Q8 si possono usare due strumenti principali: l’app Q8 Smart e la Q8 Card Business. Entrambe garantiscono il rispetto dell’obbligo di pagamento tracciabile e la trasmissione automatica della fattura al cassetto fiscale del cliente.

App Q8 Smart

L’app Q8 Smart permette di pagare il carburante direttamente dallo smartphone, senza bisogno di scendere dall’auto in alcune stazioni self-service. La registrazione richiede i dati fiscali della partita IVA. Una volta abbinata una carta di credito (o un IBAN per addebito SDD), tutti i rifornimenti generano una fattura elettronica carburante con frequenza scelta dall’utente: per singolo rifornimento o cumulativa mensile.

Q8 Card Business e QR code in stazione

La Q8 Card Business e la carta carburante dedicata alle aziende, con plafond personalizzabile e possibilita di ricarica online. Il pagamento e tracciabile, l’identificazione del cliente avviene tramite microchip e la fattura arriva via SDI o PEC. In alternativa, in molte stazioni Q8 e disponibile un QR code da inquadrare con lo smartphone: si inseriscono i dati fiscali e si paga online, ottenendo la fattura elettronica del carburante per quel rifornimento specifico.

Tamoil: Come Avere la Fattura Elettronica del Carburante

Tamoil e un altro marchio diffuso, soprattutto nel Nord Italia. Per la fattura elettronica carburante Tamoil, gli strumenti principali sono l’app Tamoil e la Tamoil Card Easy. Anche in questo caso il sistema e completamente digitalizzato: pagamenti tracciabili, fatture elettroniche generate in automatico, possibilita di scegliere fatturazione singola o cumulativa.

App Tamoil: pagamento dallo smartphone presso stazioni abilitate, identificazione tramite QR code o geolocalizzazione
Tamoil Card Easy: carta business con plafond mensile, accettata in tutte le stazioni Tamoil e nei distributori convenzionati del circuito
Pannello clienti online: per scaricare le fatture in formato XML/PDF e gestire le carte aziendali

Per attivare i servizi business Tamoil basta registrarsi sul sito tamoil.it nella sezione dedicata alle aziende e inserire i dati fiscali della partita IVA, incluso il codice destinatario SDI o la PEC.

Esso, IP e Altri Distributori: Tutte le Soluzioni

Anche Esso, IP e gli altri grandi distributori (Repsol, Total, Shell) hanno predisposto sistemi specifici per emettere la fattura elettronica carburante ai propri clienti business. Ogni catena ha sviluppato la propria app, le proprie card e portali dedicati alla gestione delle fatture.

Esso: Esso Card e PassExpress

Esso propone l’Esso Card (carta carburante per piccole imprese) e l’Esso Energy Business per le aziende strutturate, con plafond piu elevati. Il pagamento si effettua tramite PassExpress, il sistema di lettura automatica del veicolo che identifica la card associata e abilita il pagamento contactless. La fattura elettronica del carburante Esso arriva direttamente al codice destinatario SDI inserito in fase di attivazione.

IP: Plus Card Business e app Click&Drive

IP, gestita da Italiana Petroli, offre la IP Plus Card Business (rilasciata gratuitamente alle partite IVA) e l’app Click&Drive, che consente di pagare e ottenere la fattura elettronica direttamente dal cellulare. La fattura elettronica carburante IP puo essere emessa per ogni singolo rifornimento o cumulativa mensile, a scelta dell’utente. La piattaforma online consente anche di scaricare lo storico delle fatture e gestire piu carte per veicoli aziendali diversi.

Repsol, Total, Shell e altri marchi

Tutti gli altri grandi marchi (Repsol, TotalEnergies, Shell) hanno il proprio programma B2B con card dedicate e fattura elettronica automatica. Anche le pompe «bianche» (distributori indipendenti) sono obbligate a emettere fattura elettronica se il cliente ha partita IVA: in questo caso, di solito, la fattura si richiede al gestore inserendo manualmente i dati fiscali su un terminale POS o tramite scontrino parlante.

Cosa Deve Contenere la Fattura Elettronica del Carburante

La fattura elettronica carburante deve contenere alcuni elementi obbligatori per essere valida ai fini fiscali. La sua struttura segue le regole generali della fatturazione elettronica (formato XML inviato al Sistema di Interscambio), ma con alcune specifiche peculiari del settore carburanti. Verificare la correttezza dei dati e fondamentale: una fattura sbagliata equivale a una fattura mancante.

Elementi obbligatori

Codice destinatario SDI (7 caratteri alfanumerici) o indirizzo PEC del cliente
P.IVA e codice fiscale dell’azienda o del professionista
Ragione sociale o nome e cognome dell’intestatario
Indirizzo completo della sede fiscale
Data e numero progressivo della fattura
Quantita, prezzo unitario e imponibile del carburante erogato
Aliquota IVA (22%) e importo IVA
Tipo di carburante (benzina, gasolio, GPL, metano)

Targa del veicolo: quando e obbligatoria

La targa del veicolo non e un elemento obbligatorio per la validita della fattura elettronica carburante, ma diventa fondamentale quando si vuole detrarre l’IVA al 100% (es. tassisti, autotrasportatori). Senza la targa indicata in fattura, l’Agenzia delle Entrate puo contestare il diritto alla detrazione integrale, perche manca il legame tra il rifornimento e il veicolo strumentale. E sempre buona pratica chiedere al gestore di inserirla in fattura, oppure registrarla nell’app o nella card al momento dell’attivazione.

Fattura Singola o Cumulativa Mensile

Una scelta importante per chi gestisce molti rifornimenti riguarda la frequenza di emissione della fattura elettronica carburante. Le opzioni disponibili sono due: fattura per ogni singolo rifornimento (default) oppure fattura cumulativa mensile. Entrambe sono pienamente valide ai fini fiscali, ma hanno implicazioni gestionali molto diverse.

Fattura singola per ogni rifornimento

E l’opzione di default su quasi tutte le app: ogni volta che fai il pieno, ricevi una fattura elettronica dedicata. Vantaggio: tracciabilita perfetta di ogni movimento. Svantaggio: se fai 30 rifornimenti al mese, ricevi 30 fatture, con maggior carico per chi tiene la contabilita. Soluzione ideale per chi ha pochi rifornimenti o vuole monitorarli singolarmente.

Fattura cumulativa mensile

Quasi tutti i distributori (Eni, Q8, Tamoil, Esso, IP) consentono di richiedere la fattura cumulativa mensile: a fine mese ricevi un’unica fattura riepilogativa di tutti i rifornimenti effettuati. Per attivarla, basta selezionare l’opzione nelle impostazioni dell’app o della card business. E la scelta consigliata per agenti, autotrasportatori e aziende con piu veicoli, perche semplifica enormemente la registrazione contabile e la gestione documentale.

Dove arriva la fattura elettronica

Indipendentemente dalla frequenza scelta, la fattura elettronica carburante arriva sempre attraverso tre canali:

Sistema di Interscambio (SDI): il portale dell’Agenzia delle Entrate che recapita la fattura al codice destinatario o alla PEC dell’azienda
Cassetto fiscale del cliente: la fattura e sempre disponibile in copia di cortesia nell’area riservata di Fisconline
Email automatica: molti distributori inviano anche una copia PDF della fattura all’indirizzo email associato all’account

Riassunto Pratico per Categoria di Lavoratore

Per orientarsi velocemente, ecco un riassunto pratico della fattura elettronica carburante in base alla categoria di appartenenza. Le percentuali indicate riguardano il regime fiscale ordinario o semplificato; per i forfettari valgono le regole speciali viste sopra.

Tassista / NCC / Autotrasportatore: deduzione costo 100% + detrazione IVA 100%
Agente di commercio o rappresentante: deduzione costo 80% + detrazione IVA 100% (interpretativa)
Imprenditore / professionista con auto promiscua: deduzione costo 20% + detrazione IVA 40%
Forfettario (qualunque attivita): nessuna deduzione, nessuna detrazione (fattura solo per archivio)
Amministratore con auto fringe benefit personale: deduzione e detrazione IVA limitate al valore del benefit
Veicoli strumentali (autoscuole, autonoleggio): deduzione 100% + detrazione IVA 100%

Cosa fare se per sbaglio paghi senza fattura

Capita: sei di fretta, paghi in contanti, ricevi solo lo scontrino. In questo caso non hai diritto ne alla deduzione ne alla detrazione IVA, anche se richiedessi successivamente la fattura. Lo scontrino senza pagamento tracciabile non vale ai fini fiscali. L’unico rimedio e segnarsi mentalmente l’importo come «costo personale» e, in futuro, organizzarsi sempre con app o card business in tasca. Se invece hai pagato con carta ma non hai ricevuto la fattura, contatta il gestore o l’assistenza dell’app: hai 12 giorni di tempo per ottenere la fattura elettronica del carburante tramite procedura ordinaria.

Autofattura Carburante per Agricoltori

Un caso particolare riguarda gli imprenditori agricoli. Le aziende agricole acquistano carburante agricolo (gasolio agevolato) attraverso il libretto di controllo UMA (Utenti Motori Agricoli) rilasciato dalla Regione, che da diritto a un’aliquota ridotta e a una accisa agevolata. Per questi rifornimenti, gli agricoltori in regime speciale IVA agricolo emettono autofattura: il distributore non genera fattura elettronica con IVA, perche si applica un regime diverso che prevede l’inversione contabile.

L’autofattura agricola per il carburante e un adempimento gestito dal commercialista o dal CAF: ogni rifornimento di gasolio agricolo viene rilevato con un’autofattura emessa dall’imprenditore agricolo nei propri confronti, registrata nei registri IVA e poi compensata in dichiarazione annuale. Le quantita autorizzate sono fissate dalla Regione in base agli ettari coltivati e al tipo di colture o lavorazioni svolte.

Domande Frequenti sulla Fattura Elettronica Carburante

Posso dedurre il carburante se sono in regime forfettario?

No. Il regime forfettario calcola il reddito imponibile applicando un coefficiente di redditivita ai ricavi: tutti i costi (incluso il carburante) si considerano gia «forfettizzati» e non possono essere dedotti analiticamente. La fattura elettronica carburante resta utile per archivio personale, ma non incide sulla tassazione. Lo stesso vale per la detrazione IVA: i forfettari non applicano l’IVA in fattura e quindi non la recuperano.

Cosa succede se pago il carburante in contanti?

Perdi ogni diritto a dedurre il costo e a detrarre l’IVA, anche se ricevi regolare fattura elettronica carburante. La normativa richiede tassativamente il pagamento tracciabile: bancomat, carta di credito, app, bonifico, carte carburante. Il contante e sempre escluso, indipendentemente dall’importo. Per non perdere il beneficio, viaggia sempre con una carta carburante business o l’app del distributore preferito.

La targa deve essere obbligatoriamente in fattura?

Non e un dato strettamente obbligatorio, ma e fortemente consigliata quando vuoi detrarre l’IVA al 100% (es. tassisti, autotrasportatori, agenti). Senza la targa, in caso di controllo, l’Agenzia delle Entrate puo contestare il legame tra il rifornimento e il veicolo aziendale. La maggior parte delle app (Eni Station+, Q8 Smart, Click&Drive) consente di registrare la targa al momento dell’attivazione: cosi appare automaticamente in ogni fattura elettronica del carburante.

Posso ottenere la fattura elettronica anche presso le pompe bianche?

Si. Tutti i distributori, anche le pompe bianche indipendenti, sono obbligati per legge a emettere fattura elettronica carburante nei confronti dei titolari di partita IVA. Di solito, presso le pompe bianche, occorre comunicare al gestore i propri dati fiscali (P.IVA, codice destinatario o PEC) tramite POS o terminale dedicato. La fattura arrivera comunque tramite SDI nei giorni successivi.

Conviene la fattura singola o quella mensile cumulativa?

Dipende dal volume di rifornimenti. Se fai meno di 5 rifornimenti al mese, la fattura singola va bene. Se invece sei un agente di commercio o un autotrasportatore con decine di rifornimenti, la fattura cumulativa mensile semplifica enormemente la contabilita: riceverai un’unica fattura riepilogativa per ogni distributore. Si attiva nelle impostazioni dell’app o della card business.

L’IVA sul carburante per agenti di commercio e detraibile al 100%?

Si, in via interpretativa. Per gli agenti di commercio e i rappresentanti, la prassi dell’Agenzia delle Entrate riconosce la detrazione integrale dell’IVA sul carburante, in considerazione del fatto che l’auto e strumento essenziale dell’attivita. Il costo, invece, e deducibile all’80%, come previsto dal TUIR. Ricorda di indicare sempre la targa in fattura per evitare contestazioni.

Conclusione: Gestire Correttamente la Fattura Elettronica Carburante

La fattura elettronica carburante e ormai uno standard per ogni titolare di partita IVA che usa l’auto per lavoro. Capire le regole di deducibilita e detrazione IVA, scegliere il giusto strumento di pagamento tracciabile e organizzarsi con app e card business dei principali distributori (Eni, Agip, Q8, Tamoil, Esso, IP) significa risparmiare migliaia di euro all’anno e azzerare il rischio di contestazioni fiscali. Per i forfettari, la fattura elettronica del carburante resta solo un documento d’archivio, ma per tutti gli altri rappresenta una leva fiscale importante.

Hai bisogno di assistenza per la corretta gestione della fattura elettronica carburante, della contabilita della tua attivita o per scegliere il regime fiscale piu adatto? Il CAF Centro Fiscale di Udine e a tua disposizione, sia in ufficio che online in tutta Italia. Contattaci al 0432 1638640 o scrivici su WhatsApp al 366 6018121: il nostro team ti guida nella registrazione delle fatture, nel calcolo delle deduzioni e nell’ottimizzazione fiscale della tua impresa.

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Apri un conto business con Qonto

Una soluzione completa per freelance, professionisti e PMI: gestisci fatturazione, spese e contabilita in un unico posto.

🇮🇹

IBAN italiano

⚡

Apertura in 10 min

📄

Fattura elettronica

💳

Carta Mastercard

🚀 Visita Qonto e apri il conto →

Link affiliato. Aprendo il conto tramite questo link, il CAF Centro Fiscale puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

Luglio 13, 2026/0 Commenti/da Andrea Damiani

Guide Fatturazione Elettronica

Conservazione Sostitutiva Fatture Elettroniche 2026: Obblighi e Soluzioni

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche e’ un obbligo di legge che riguarda tutti i titolari di partita IVA, compresi i forfettari. Non si tratta di un semplice salvataggio dei file XML su un disco rigido o su Google Drive: e’ un processo strutturato che garantisce alle fatture lo stesso valore legale delle fatture cartacee conservate per 10 anni in archivio. In questa guida completa 2026 ti spieghiamo cos’e’ la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, perche’ e’ obbligatoria, come fare per metterti in regola (anche gratis con il servizio dell’Agenzia delle Entrate) e quali sono le sanzioni se non lo fai.

Se sei un libero professionista, un artigiano, un commerciante o gestisci una piccola impresa, questa guida e’ fondamentale: la conservazione delle fatture elettroniche non e’ un’opzione, ma un obbligo che, se trascurato, puo’ costarti sanzioni fino a 2.000 euro per ogni dichiarazione e, soprattutto, puo’ privarti del valore probatorio dei tuoi documenti in caso di accertamento fiscale.

Indice dei contenuti

Cos’e’ la conservazione sostitutiva
Obbligo di 10 anni: cosa dice la legge
Differenza tra archiviazione e conservazione
Chi e’ obbligato (anche forfettari)
Cosa conservare nel dettaglio
Come fare la conservazione: 4 opzioni
Servizio gratuito Agenzia Entrate
Tempi: entro quando avviare la conservazione
Cosa succede se non conservi: sanzioni
Controlli AdE: come dimostrare la conservazione
Cambiare conservatore: la portabilita’
Archiviazione parallela: il backup personale
Forfettari e conservazione: la soluzione consigliata
FAQ

Cos’e’ la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

La conservazione sostitutiva (chiamata anche conservazione digitale o conservazione a norma) e’ il processo che permette di tenere documenti fiscali in formato digitale con lo stesso valore legale dei documenti cartacei. Il termine “sostitutiva” indica proprio questo: il documento digitale conservato a norma sostituisce in tutto e per tutto la versione cartacea.

Per le fatture elettroniche, la conservazione sostitutiva non e’ una scelta ma un obbligo. Quando emetti una fattura elettronica in formato XML attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), quel file deve essere conservato per 10 anni in modo che, se l’Agenzia delle Entrate venisse a chiedertelo durante un controllo, tu possa esibirlo con piena validita’ giuridica.

Il processo di conservazione sostitutiva non e’ un semplice “salva con nome”. Comprende l’apposizione di tre elementi tecnici fondamentali che garantiscono autenticita’, integrita’ e leggibilita’ nel tempo:

Firma digitale: certifica chi ha generato e conservato il documento, garantendo che non sia stato alterato
Marca temporale: attesta in modo certo la data e l’ora in cui il documento e’ stato conservato (cosi’ nessuno puo’ contestare “quando” l’hai conservato)
Sigillo elettronico qualificato o riferimento temporale: garantisce l’integrita’ del pacchetto di archiviazione nel tempo

Senza questi tre elementi, anche se hai salvato i file XML su un cloud, tecnicamente non hai conservato a norma e in caso di accertamento i tuoi documenti potrebbero non essere riconosciuti come prova valida.

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Qonto: il conto business per Partita IVA

Tra le opzioni piu complete sul mercato per liberi professionisti e PMI: IBAN italiano, fatturazione elettronica integrata, supporto in italiano e categorizzazione automatica delle spese.

✓ Apertura 100% online in 10 minuti
✓ Da 9 euro al mese – Prova gratuita disponibile
✓ IBAN italiano (utile per F24 e Agenzia Entrate)
✓ Integrazione con Fatture in Cloud, Aruba e altri software

Visita Qonto e prova gratis →

Link affiliato: aprendo il conto tramite questo link, il CAF puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

Obbligo di conservazione 10 anni: cosa dice la legge

L’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche per 10 anni non e’ una novita’ del 2026: e’ una regola che deriva dal Codice Civile e dalle norme fiscali italiane. La conservazione sostitutiva poggia su tre pilastri normativi che e’ utile conoscere, almeno a grandi linee:

Articolo 2220 del Codice Civile: stabilisce l’obbligo generale di conservare le scritture contabili e i documenti fiscali per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione
Articolo 39 del DPR 633/1972 (decreto IVA): obbliga il contribuente a conservare fatture e registri IVA per consentire all’Amministrazione finanziaria di effettuare controlli
DM 17 giugno 2014 (Decreto Ministero dell’Economia): definisce le modalita’ tecniche specifiche di conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari
CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005): disciplina firma digitale, marca temporale e formati documentali ammessi
Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici: aggiornate nel 2021 e applicate dal 2022, integrano e dettagliano le regole tecniche

In pratica, le norme stabiliscono che per ogni anno fiscale tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute devono essere conservate digitalmente per 10 anni dalla loro registrazione. Questo significa che le fatture relative al 2026 dovranno restare conservate fino al 2036 (almeno), e dovranno essere disponibili per consultazione e produzione in caso di richiesta dell’Agenzia delle Entrate o della Guardia di Finanza.

Attenzione: per alcune tipologie di documenti i termini possono essere piu’ lunghi. Ad esempio, in caso di contenzioso aperto con l’AdE, l’obbligo di conservazione si estende fino alla definizione del contenzioso, anche oltre i 10 anni. Per questo molti professionisti consigliano una conservazione di sicurezza pari a 15 anni: non a caso, il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate prevede proprio una conservazione quindicennale.

Differenza tra archiviazione e conservazione: perche’ non basta Google Drive

Uno degli errori piu’ comuni e pericolosi e’ confondere archiviazione e conservazione sostitutiva. Sono due cose molto diverse, anche se a prima vista sembrano simili. Capire la differenza ti evita guai con il fisco.

Archiviazione: il semplice salvataggio

L’archiviazione e’ il salvataggio dei file in una qualsiasi locazione: il disco rigido del PC, una cartella su Google Drive, una chiavetta USB, un NAS aziendale. E’ utile per ritrovare velocemente i documenti, ma non ha valore legale autonomo. In altre parole, se l’Agenzia delle Entrate ti chiede una fattura del 2024 e tu la mostri estratta da Google Drive, quella fattura potrebbe non essere considerata prova valida.

Conservazione sostitutiva: il processo con valore legale

La conservazione sostitutiva e’ invece un processo tecnico-giuridico strutturato. Comporta:

Apposizione di firma digitale sul pacchetto dei documenti
Apposizione di marca temporale certificata
Generazione di un indice di conservazione (file IPdA – Indice del Pacchetto di Archiviazione) che descrive il contenuto
Adozione di un manuale di conservazione che descrive procedure, ruoli e tempistiche
Possibilita’ di esibizione su richiesta secondo modalita’ definite dalle Linee Guida AgID

La differenza pratica e’ enorme: con la conservazione sostitutiva, una fattura elettronica del 2018 esibita nel 2026 ha esattamente lo stesso valore probatorio di una fattura cartacea conservata in archivio. Con la semplice archiviazione, no.

Esempio pratico: immagina che Marco, un freelance, salvi tutte le sue fatture elettroniche scaricate dal cassetto fiscale in una cartella su Dropbox. Crede di essere in regola perche’ “le ha tutte”. Nel 2027 riceve un controllo per l’anno 2024: l’AdE chiede di esibire le fatture conservate a norma. Marco mostra la cartella Dropbox. Risultato: i documenti potrebbero non essere accettati come prova, perche’ manca firma digitale, marca temporale e indice di conservazione. Marco rischia sanzioni e disconoscimento delle fatture.

Chi e’ obbligato alla conservazione (anche i forfettari)

L’obbligo di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche riguarda tutti i titolari di partita IVA che emettono o ricevono fatture elettroniche. Non ci sono esoneri legati al regime fiscale: chiunque tratti fatture XML transitate dal Sistema di Interscambio deve conservarle a norma.

In particolare, sono obbligati alla conservazione:

Imprese individuali, ditte e societa’ (SRL, SAS, SNC, SPA)
Liberi professionisti con e senza Cassa di previdenza
Forfettari: dal 1 gennaio 2024 sono tutti tenuti alla fattura elettronica e alla relativa conservazione
Artigiani, commercianti, agricoltori
Enti non commerciali per la parte di attivita’ commerciale
Pubbliche amministrazioni (con regole specifiche per la fatturazione PA)

Forfettari: niente piu’ esoneri dal 2024

Fino al 30 giugno 2022, i contribuenti in regime forfettario con ricavi inferiori a 25.000 euro erano esonerati dalla fatturazione elettronica. Dal 1 luglio 2022 l’obbligo si e’ esteso ai forfettari sopra i 25.000 euro e dal 1 gennaio 2024 riguarda tutti i forfettari senza eccezioni, anche chi fattura solo poche centinaia di euro l’anno.

Conseguenza diretta: tutti i forfettari oggi devono conservare le proprie fatture elettroniche per 10 anni, esattamente come ogni altra partita IVA. La buona notizia, come vedrai piu’ avanti, e’ che il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate risolve il problema in pochi clic, senza costi aggiuntivi.

Cosa conservare nel dettaglio: la lista completa

Quando si parla di conservazione fatture elettroniche, molti pensano al solo file XML della fattura. In realta’ l’obbligo e’ piu’ ampio: bisogna conservare l’intero “fascicolo digitale” che ruota intorno alla fattura. Vediamo cosa nel dettaglio.

Fatture elettroniche emesse: il file XML originale firmato e trasmesso al SDI (non la copia di cortesia in PDF, che ha valore solo informativo)
Fatture elettroniche ricevute: i file XML scaricati dal cassetto fiscale o ricevuti tramite il proprio canale (PEC, codice destinatario, intermediario)
Note di credito elettroniche: documenti di rettifica/storno (codice TD04 e simili)
Note di debito: integrazioni della fattura emessa
Ricevute SDI di consegna (RC): attestano che la fattura e’ arrivata al destinatario
Ricevute SDI di scarto (NS): attestano che la fattura e’ stata rifiutata dal SDI per errori formali
Ricevute di mancata consegna (MC): la fattura e’ stata accettata dal SDI ma non consegnata al destinatario (solitamente per problemi tecnici lato ricevente)
Notifiche di esito (NE): accettazione o rifiuto da parte della PA per le fatture elettroniche PA
Documenti accessori: integrazioni IVA per autofatture (TD16, TD17, TD18, TD19), reverse charge, schede carburante elettroniche
Corrispettivi telematici: i file XML con i dati dei corrispettivi giornalieri trasmessi all’AdE (per chi vende al pubblico)

Tutti questi documenti devono essere conservati con i medesimi requisiti tecnici (firma digitale, marca temporale, indice di conservazione). La buona notizia e’ che, se utilizzi un software di fatturazione integrato o il servizio gratuito dell’AdE, queste operazioni avvengono in modo automatico: tu emetti la fattura, e il sistema pensa al resto.

Come fare la conservazione sostitutiva: 4 opzioni a confronto

Esistono 4 modi principali per assolvere all’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche. Vediamoli tutti, con pro, contro e costi tipici, in modo che tu possa scegliere consapevolmente.

Opzione 1: Servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate offre un servizio di conservazione gratuita direttamente dal portale Fatture e Corrispettivi. Una volta aderito, tutte le fatture elettroniche transitate dal SDI vengono automaticamente conservate per 15 anni, senza alcun costo e senza ulteriori passaggi da parte del contribuente.

Costo: gratuito
Durata: 15 anni
Adesione: una tantum, tramite firma digitale dell’apposita convenzione
Pro: gratuito, automatico, certificato direttamente dall’amministrazione finanziaria
Contro: conserva solo le fatture elettroniche XML transitate dal SDI; non gestisce documenti accessori (es. contratti, corrispettivi non elettronici, note interne)

E’ la soluzione consigliata per la maggior parte dei piccoli professionisti, freelance e forfettari: copre l’obbligo principale (le fatture XML) senza alcun costo. Per chi ha esigenze piu’ complesse, puo’ essere il punto di partenza, da integrare poi con altre soluzioni per documenti accessori.

Opzione 2: Software di fatturazione con conservazione integrata

Molti software di fatturazione elettronica includono nel canone annuale la conservazione sostitutiva. Tu emetti le fatture dalla loro piattaforma e il software pensa a firmarle, marcarle temporalmente e conservarle. E’ la scelta piu’ comoda se gia’ usi un gestionale per fatturare.

Esempi tipici (con costi indicativi 2026, da verificare sui siti ufficiali):

Aruba Fatturazione Elettronica: piani da circa 24 euro l’anno, conservazione fino a 1.000 fatture; piani superiori per volumi maggiori
Fatture in Cloud (TeamSystem): conservazione inclusa nei piani standard
Fattureweb (Visura Inc.): conservazione integrata nei piani business
TeamSystem Digital: pacchetti per studi e aziende strutturate
Zucchetti, Buffetti, Wolters Kluwer: soluzioni integrate per studi commercialisti e PMI

Pro: integrato con il gestionale, automatico, gestisce anche documenti accessori legati alla fatturazione
Contro: a pagamento (canone annuale), vincolo al fornitore (se cambi software, devi gestire la portabilita’)

Opzione 3: Conservatore terzo accreditato AgID

I conservatori accreditati sono soggetti certificati AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) che svolgono per professione il servizio di conservazione documentale. Sono la soluzione piu’ completa, soprattutto per chi deve conservare anche documenti diversi dalle sole fatture (contratti, libri sociali, libri inventari, scritture contabili).

Esempi di conservatori accreditati AgID:

Aruba PEC
Namirial
InfoCert
TeamSystem Digital
Buffetti Conservazione
Notartel

Costo: variabile, indicativamente da 50 a 200 euro l’anno per professionisti, fino a migliaia di euro per imprese strutturate
Pro: massima completezza, indipendenza dal software di fatturazione, gestione di documenti eterogenei
Contro: costo piu’ elevato; richiede definizione manuale di processi e manuale di conservazione

Opzione 4: Fai-da-te (NON raccomandato)

Tecnicamente, e’ possibile fare la conservazione sostitutiva in autonomia. Le norme non vietano l’autoconservazione, ma servono competenze tecniche, strumenti specifici e una rigorosa procedura documentata. Per fare la conservazione fai-da-te servono:

Firma digitale personale (smart card o token, costo circa 50 euro l’anno)
Marche temporali certificate (vendute a pacchetti, es. 100 marche per 30-50 euro)
Software di conservazione conforme alle Linee Guida AgID
Manuale di conservazione redatto secondo le Linee Guida AgID (documento di decine di pagine che descrive procedure, responsabili, formati)
Spazio di archiviazione sicuro, ridondato, con backup
Conoscenze tecniche di IPdA, formati ammessi, hash, integrita’ del pacchetto

Pro: massimo controllo, nessun vincolo a fornitori
Contro: costi spesso superiori alle soluzioni automatiche, alto rischio di errori, responsabilita’ totale in caso di contenzioso

Il nostro consiglio: evita la conservazione fai-da-te a meno che tu non sia un professionista IT specializzato. Per il 99% dei contribuenti, il servizio gratuito dell’AdE o un software integrato sono soluzioni piu’ sicure, economiche e rapide.

Servizio gratuito Agenzia Entrate: come aderire passo per passo

Il servizio di conservazione gratuita dell’Agenzia delle Entrate e’ la soluzione piu’ semplice e popolare per i piccoli professionisti e i forfettari. Una volta aderito, tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute via SDI vengono automaticamente conservate a norma per 15 anni. Vediamo passo per passo come attivarlo.

Procedura di adesione (5 passaggi)

Accedi al portale “Fatture e Corrispettivi”: vai su fatture.agenziaentrate.gov.it e fai il login con SPID di livello 2, CIE (Carta d’Identita’ Elettronica) o CNS (Carta Nazionale dei Servizi). Se sei una societa’ o un intermediario abilitato, puoi accedere anche con le credenziali Entratel/Fisconline.
Vai nella sezione “Conservazione”: una volta dentro, individua il menu “Conservazione” o “Servizio di conservazione”. L’AdE mostra una panoramica della convenzione.
Aderisci al servizio firmando la convenzione: dovrai apporre la firma digitale (oppure dare consenso telematico) sulla convenzione di servizio. Senza questo passaggio l’adesione non e’ valida.
Configura i parametri: scegli quali tipologie di documenti far conservare (di default tutte le fatture XML transitate dal SDI), le modalita’ di esibizione e l’indirizzo PEC per le comunicazioni.
Verifica l’adesione: dopo l’attivazione, verifica nella stessa sezione che lo stato sia “Attivo”. Da quel momento, ogni nuova fattura emessa o ricevuta sara’ automaticamente conservata.

Importante: il servizio AdE conserva solo le fatture transitate dal SDI dal momento dell’adesione in poi. Le fatture emesse prima dell’adesione restano a tuo carico (devi conservarle con altri sistemi). Per questo, se non hai ancora aderito, conviene farlo subito: ogni giorno di ritardo e’ un giorno di fatture che dovrai conservare in altro modo.

Cosa fare se hai fatture vecchie non ancora conservate

Se per il passato non hai mai conservato a norma le tue fatture (succede a molti piccoli forfettari che non sapevano dell’obbligo), hai due strade:

Affidarti a un conservatore terzo per il pregresso: alcuni conservatori (es. Aruba, Namirial) offrono pacchetti di “conservazione del pregresso”, caricando i file XML che hai scaricato dal cassetto fiscale
Recuperare gli XML dal cassetto fiscale e farli conservare: i file XML restano disponibili nel tuo cassetto fiscale per circa 3 mesi dopo la trasmissione, ma per anni precedenti devi richiederli con apposita istanza

Se hai dubbi o vuoi una consulenza personalizzata sul recupero del pregresso e l’attivazione della conservazione, il CAF Centro Fiscale di Udine puo’ aiutarti a regolarizzare la posizione, anche in modalita’ assistita.

Tempi di conservazione: entro quando devi conservare

Una domanda frequente e’: “Entro quando devo avviare la conservazione delle fatture di un anno?”. La risposta e’ chiara: la conservazione deve essere completata entro 3 mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi dell’anno di riferimento.

Tradotto in pratica per le fatture 2026:

La dichiarazione dei redditi 2026 si presenta entro fine ottobre 2027 (per il modello Redditi PF, salvo proroghe ufficiali)
I 3 mesi successivi portano la scadenza al 31 gennaio 2028 per chi presenta la dichiarazione a fine ottobre
In via prudenziale, molti operatori parlano di “fine settembre 2027” come termine ragionevole per chi vuole tenersi un margine di sicurezza, soprattutto se ricorrono proroghe della dichiarazione

Con il servizio gratuito dell’AdE o con un software integrato, questo problema non si pone: la conservazione avviene in automatico in tempo reale o quasi, e non rischi mai di “sforare” i termini. Per chi gestisce la conservazione manualmente o tramite conservatore terzo, invece, e’ indispensabile pianificare il caricamento dei pacchetti annuali entro la scadenza.

Esempio pratico

Supponiamo che Lucia, una psicologa forfettaria, emetta nel 2026 le sue fatture elettroniche. Ha aderito al servizio AdE: le fatture vengono conservate automaticamente man mano che le emette. Lei non deve fare nulla, e’ tranquilla. Marco, invece, non ha aderito a nessun servizio: deve assicurarsi che entro il 31 gennaio 2028 tutte le fatture 2026 siano state correttamente conservate, pena sanzioni.

Cosa succede se non conservi: sanzioni e rischi

Le conseguenze di una mancata o irregolare conservazione delle fatture elettroniche sono di due tipi: sanzioni amministrative dirette e rischi indiretti in sede di accertamento. Vediamoli entrambi.

Sanzioni amministrative

L’articolo 9 del D.Lgs. 471/1997 punisce le irregolarita’ nella tenuta e conservazione delle scritture contabili e dei documenti fiscali. La sanzione tipica va da 250 a 2.000 euro per ciascuna dichiarazione di riferimento. La cifra puo’ essere ridotta in caso di ravvedimento operoso, ma resta comunque un esborso significativo, soprattutto se l’irregolarita’ riguarda piu’ anni.

Inoltre, se la mancata conservazione e’ dolosa o sistematica, possono scattare conseguenze ulteriori: ricostruzione induttiva del reddito, disconoscimento dei costi, indagini piu’ approfondite.

Rischi in sede di accertamento

Il rischio piu’ serio non e’ la sanzione amministrativa, ma il disconoscimento dei documenti. Se in sede di accertamento non riesci a esibire una fattura conservata a norma, l’Agenzia delle Entrate puo’:

Disconoscere il credito IVA derivante da quella fattura
Disconoscere il costo deducibile dal reddito d’impresa o di lavoro autonomo
Procedere con un accertamento induttivo ricostruendo il reddito sulla base di parametri presuntivi
Applicare ulteriori sanzioni per dichiarazione infedele

In altre parole: una fattura non conservata a norma e’ come se non l’avessi mai emessa o ricevuta, ai fini probatori. E’ il motivo per cui spesso si dice che non conservare costa molto piu’ che conservare: meglio investire 50 euro l’anno (o aderire al servizio gratuito) che rischiare migliaia di euro in sanzioni e accertamenti.

Controlli AdE: come dimostrare la conservazione corretta

In caso di controllo dell’Agenzia delle Entrate o della Guardia di Finanza, dovrai essere in grado di dimostrare che le tue fatture elettroniche sono state correttamente conservate. Cosa significa “dimostrare” in pratica?

Esibizione del pacchetto di archiviazione: il file (in formato standard, di solito un archivio firmato e marcato temporalmente) che contiene le fatture conservate
Indice di conservazione (IPdA): il file XML che descrive il contenuto del pacchetto e i metadati associati
Manuale di conservazione: il documento che descrive procedure, ruoli (Responsabile della conservazione), formati, strumenti utilizzati
Storico delle marche temporali: la prova che la conservazione e’ avvenuta entro i termini di legge

Se hai aderito al servizio gratuito dell’AdE, sei a posto: l’amministrazione finanziaria e’ essa stessa il conservatore, e i tuoi documenti sono gia’ “in casa” del controllore. In caso di controllo dei tuoi documenti, l’AdE accede direttamente al proprio archivio.

Se invece usi un software o un conservatore terzo, dovrai chiedere al fornitore di esibire i pacchetti di archiviazione richiesti e fornire all’AdE una copia firmata e marcata. La maggior parte dei software offre questa funzione con un clic (“esibisci all’AdE”, “esporta pacchetto di conservazione”).

Cambiare conservatore: la portabilita’ del pacchetto

Una preoccupazione comune e’: “Se cambio software o conservatore, perdo le fatture conservate?”. La risposta e’ no, ma occorre seguire una procedura specifica per garantire la portabilita’ del pacchetto di conservazione.

Le Linee Guida AgID stabiliscono che il conservatore uscente deve consegnare al contribuente (o al nuovo conservatore) il pacchetto di archiviazione completo, comprensivo di:

File originali (XML delle fatture, ricevute SDI, eccetera)
Indici di conservazione (IPdA)
Marche temporali e firme digitali apposte
Manuale di conservazione vigente al momento della conservazione

In pratica, quando cambi conservatore: chiedi al vecchio fornitore l’esportazione dei pacchetti, conservali in un luogo sicuro o caricali sul nuovo conservatore. La maggior parte dei conservatori offre il servizio di “presa in carico” del pregresso, a volte gratuitamente, piu’ spesso a pagamento (qualche centinaio di euro per studi di medie dimensioni).

Caso particolare: il servizio gratuito dell’AdE non offre un’esportazione “a pacchetti” particolarmente comoda, ma fornisce comunque la possibilita’ di scaricare i file XML conservati. Per migrare verso un conservatore terzo, occorre quindi un po’ di lavoro tecnico, ma la portabilita’ e’ garantita per legge.

Archiviazione parallela: il backup personale che ti salva la vita

Anche se hai aderito a un servizio di conservazione a norma (gratuito AdE, software integrato o conservatore accreditato), il consiglio dei professionisti e’ di tenere sempre una copia personale di archiviazione in parallelo. Questa “archiviazione di backup” non sostituisce la conservazione sostitutiva, ma ti garantisce di avere sempre i tuoi documenti a portata di mano per la consultazione quotidiana.

Le ragioni per cui un backup parallelo e’ una buona idea sono molte:

Consultazione veloce: rivedere una fattura del 2024 dal cloud personale e’ molto piu’ rapido che chiederla al conservatore
Continuita’ operativa: se cambi software o conservatore, hai sempre i file originali sottomano
Sicurezza in caso di disservizi: rare ma possibili interruzioni del servizio di conservazione (anche dell’AdE)
Estrazione dati: per analisi gestionali, riconciliazioni bancarie, controlli interni
Trasmissione al commercialista: invio rapido dei file XML

Strumenti tipici per l’archiviazione parallela: Google Drive, OneDrive, Dropbox, NAS aziendale, hard disk esterno cifrato. L’importante e’ che la copia sia ridondata (in 2 luoghi diversi: cloud + locale) e protetta da accessi non autorizzati.

Attenzione: ribadiamo che il backup personale non sostituisce la conservazione sostitutiva. Ti serve come supporto operativo, ma per il fisco vale solo il pacchetto firmato e marcato temporalmente.

Forfettari e conservazione: la soluzione consigliata

Per i contribuenti in regime forfettario, il tema della conservazione e’ relativamente recente: come abbiamo visto, l’obbligo di fattura elettronica si e’ esteso progressivamente fino a coprire tutti i forfettari dal 1 gennaio 2024. Molti forfettari, soprattutto chi ha aperto la P.IVA negli ultimi anni, sono ancora confusi su cosa fare. Ecco la soluzione consigliata.

La combinazione vincente: AdE + backup cloud

Per il 99% dei forfettari, la soluzione ideale e’ questa:

Aderire al servizio gratuito di conservazione dell’AdE: zero costi, zero pensieri, conservazione 15 anni automatica
Tenere un backup personale su Google Drive o OneDrive con i file XML scaricati periodicamente dal cassetto fiscale
Verificare ogni 6 mesi che il servizio AdE risulti “Attivo” nel portale Fatture e Corrispettivi

Questa combinazione copre l’obbligo legale (la conservazione sostitutiva e’ garantita dall’AdE) e ti da’ anche un accesso pratico ai documenti tramite il backup cloud personale. Costo totale: zero.

Quando un forfettario dovrebbe valutare il software a pagamento

Considera un software di fatturazione a pagamento (Aruba, Fatture in Cloud, Fattureweb) se:

Emetti molte fatture al mese e ti serve un’interfaccia veloce
Vuoi report fiscali, scadenzario, prima nota integrati
Hai bisogno di gestire anche corrispettivi telematici, autofatture, integrazioni
Vuoi inviare al commercialista un file di prima nota direttamente esportato dal software

In questi casi, la conservazione integrata nel canone (24-50 euro l’anno) e’ un piccolo costo aggiuntivo che ti semplifica la vita.

Vuoi una mano per metterti in regola? Ti aiutiamo noi

Se sei un forfettario, una piccola partita IVA o un libero professionista in provincia di Udine e vuoi essere certo di aver attivato correttamente la conservazione delle fatture elettroniche, il CAF Centro Fiscale di Udine e’ a tua disposizione. Ti aiutiamo a:

Verificare se hai gia’ aderito al servizio gratuito AdE
Aderire al servizio se non lo hai ancora fatto
Recuperare le fatture pregresse non conservate
Impostare un sistema di backup parallelo affidabile
Gestire la dichiarazione dei redditi tenendo conto delle fatture conservate

Contattaci per fissare un appuntamento: in poco tempo metti in regola la tua posizione e dormi sonni tranquilli.

FAQ: domande frequenti sulla conservazione sostitutiva fatture elettroniche

1. La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche e’ obbligatoria anche per i forfettari?

Si’, dal 1 gennaio 2024 tutti i forfettari sono obbligati alla fattura elettronica e, di conseguenza, alla relativa conservazione sostitutiva per 10 anni. La soluzione consigliata e’ aderire al servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate, che copre l’obbligo senza costi.

2. Salvare le fatture XML su Google Drive equivale a conservarle a norma?

No. Salvare i file su Google Drive, OneDrive o un disco rigido e’ una semplice archiviazione, non una conservazione sostitutiva. Manca firma digitale, marca temporale e indice di conservazione, quindi i documenti non hanno valore legale autonomo. Devi affiancare il backup a un servizio di conservazione a norma (es. quello gratuito dell’AdE).

3. Quanto costa la conservazione delle fatture elettroniche?

Dipende dalla soluzione scelta. Il servizio dell’AdE e’ gratuito. I software di fatturazione integrati costano da 24 a 100 euro l’anno indicativamente. I conservatori terzi accreditati AgID partono da 50 euro fino a diverse centinaia per studi strutturati.

4. Per quanti anni devo conservare le fatture elettroniche?

L’obbligo di legge e’ di 10 anni dall’ultima registrazione (articolo 2220 c.c. e art. 39 DPR 633/72). Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate prevede una conservazione di 15 anni, offrendo un margine di sicurezza in piu’ rispetto al minimo legale.

5. Cosa rischio se non conservo correttamente le fatture?

Le sanzioni amministrative vanno da 250 a 2.000 euro per dichiarazione. In sede di accertamento, l’AdE puo’ disconoscere costi e crediti IVA derivanti da fatture non esibibili a norma, con conseguenze economiche anche rilevanti.

6. Posso aderire al servizio AdE in qualsiasi momento?

Si’, l’adesione e’ possibile in qualsiasi momento dal portale Fatture e Corrispettivi. Tuttavia, il servizio conserva solo le fatture transitate dal SDI dal momento dell’adesione in poi. Le fatture precedenti devi conservarle in altro modo (conservatore terzo o software).

7. Cosa succede se cambio software di fatturazione?

La portabilita’ del pacchetto di conservazione e’ garantita dalle Linee Guida AgID. Devi richiedere al vecchio fornitore l’esportazione del pacchetto di archiviazione completo (file, indici, marche, manuale) e caricarlo presso il nuovo conservatore o tenerlo in proprio.

8. Devo conservare anche le note di credito e le ricevute SDI?

Si’. Oltre alle fatture XML emesse e ricevute, devi conservare note di credito, note di debito, ricevute SDI di consegna, scarto e mancata consegna, notifiche di esito (per la PA) e tutti i documenti accessori (autofatture, integrazioni). Il servizio AdE e i software integrati lo fanno automaticamente.

9. Quando deve essere completata la conservazione?

Entro 3 mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi dell’anno fiscale di riferimento. Per le fatture 2026, il termine cade tipicamente entro fine gennaio 2028. Con il servizio gratuito AdE non e’ un problema: la conservazione avviene in tempo reale.

10. Il commercialista puo’ conservare le fatture per me?

Si’. Molti commercialisti offrono il servizio di conservazione a norma all’interno del proprio gestionale o tramite conservatore terzo accreditato. La responsabilita’ resta del contribuente, ma il commercialista o un CAF di fiducia possono curare l’intera procedura per tuo conto. Per chi e’ in provincia di Udine, il CAF Centro Fiscale offre consulenza dedicata su questi temi.

11. La conservazione vale anche per i corrispettivi telematici?

Si’, i corrispettivi telematici (i file XML giornalieri trasmessi all’AdE da chi vende al pubblico) sono soggetti agli stessi obblighi di conservazione decennale delle fatture elettroniche. Il servizio gratuito AdE conserva anche questi dati.

Conclusione: in regola in pochi clic

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche e’ un obbligo non negoziabile per chiunque abbia una partita IVA, ma non deve essere un grattacapo. Per la stragrande maggioranza dei contribuenti (forfettari, freelance, piccoli imprenditori), il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate risolve il problema in 5 minuti, senza alcun costo, garantendo conservazione 15 anni.

Il messaggio chiave e’ uno: non rimandare. Ogni giorno senza un sistema di conservazione attivo e’ un giorno di rischio in caso di controllo. Aderire al servizio AdE e affiancare un backup personale su cloud richiede meno di 30 minuti e ti mette al sicuro per i prossimi 15 anni.

Se hai dubbi, vuoi una consulenza personalizzata o ti serve una mano per regolarizzare situazioni pregresse, il CAF Centro Fiscale di Udine e’ a tua disposizione. Prenota un appuntamento e in un’unica visita verifichiamo la tua posizione, attiviamo i servizi necessari e ti diamo le indicazioni operative per restare in regola.

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Apri un conto business con Qonto

Una soluzione completa per freelance, professionisti e PMI: gestisci fatturazione, spese e contabilita in un unico posto.

🇮🇹

IBAN italiano

⚡

Apertura in 10 min

📄

Fattura elettronica

💳

Carta Mastercard

🚀 Visita Qonto e apri il conto →

Link affiliato. Aprendo il conto tramite questo link, il CAF Centro Fiscale puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

Luglio 8, 2026/0 Commenti/da Andrea Damiani

Guide Fatturazione Elettronica

ID Codice Fattura Elettronica 2026: Cos’è, Dove Trovarlo e Come Funziona

Quando si parla di ID codice fattura elettronica, è facile fare confusione: con questa espressione gli utenti cercano informazioni molto diverse tra loro, spesso senza distinguere tra identificativo SDI (IdSdi), numero della fattura, codice destinatario, codice univoco ufficio per la PA o semplicemente il codice fiscale del cliente. Ognuno di questi codici ha funzioni completamente diverse, posizioni differenti nel file XML e regole specifiche di compilazione.

In questa guida 2026 chiariamo una volta per tutte cosa significa “ID codice fattura elettronica”, dove trovare ciascun identificativo, a cosa serve l’ID SDI, come compilare correttamente il numero progressivo, come usare CIG e CUP per le fatture verso la Pubblica Amministrazione e come recuperare l’IdSdi di una vecchia fattura dal cassetto fiscale. Il CAF Centro Fiscale di Udine assiste quotidianamente partite IVA, professionisti e aziende nella corretta gestione della fatturazione elettronica: se hai dubbi sui codici da inserire o devi emettere una nota di credito riferita a una fattura precedente, possiamo aiutarti.

Indice dei contenuti

L’ambiguità del termine “ID codice fattura elettronica”
ID SDI (IdentificativoSDI): cos’è e come funziona
NumeroFattura: il progressivo dell’emittente
Codice destinatario: i 7 caratteri per la consegna
Codice univoco ufficio (PA): 6 caratteri da IPA
Codice fiscale del cliente privato
Dove trovare l’ID SDI di una fattura
A cosa serve l’ID SDI nella pratica
Come compilare nota di credito con ID SDI
Contatore progressivo fatture 2026
Altri ID frequenti: CIG, CUP e DDT
Esempio XML con tutti gli ID compilati
Come recuperare l’ID SDI di una vecchia fattura
Differenza con il numero progressivo di invio
Errori comuni sugli ID della fattura elettronica
Domande frequenti

L’ambiguità del termine “ID codice fattura elettronica”

Quando un utente cerca “ID codice fattura elettronica” sui motori di ricerca, può intendere almeno cinque cose diverse. Questa ambiguità nasce dal fatto che la fattura elettronica contiene numerosi codici identificativi, ognuno con uno scopo specifico. Capire le differenze è fondamentale per evitare errori in fase di emissione, gestione delle note di credito e dialogo con clienti, commercialisti o software gestionali.

Ecco le cinque interpretazioni più frequenti dell’espressione “ID codice fattura elettronica”:

ID SDI (IdentificativoSDI): il codice univoco assegnato dal Sistema di Interscambio a ogni fattura accettata, formato da numeri progressivi (es. 1234567890).
NumeroFattura: il numero progressivo che l’emittente assegna alla fattura nel proprio registro (es. “001/2026”, “FATT-2026-145”).
Codice destinatario: 7 caratteri alfanumerici che identificano il canale telematico del cliente (es. “M5UXCR1”).
Codice univoco ufficio: 6 caratteri alfanumerici per le Pubbliche Amministrazioni, tratti dall’Indice IPA.
Codice fiscale del cliente: 16 caratteri usati per privati o consumatori senza partita IVA.

Ognuno di questi identificativi viene compilato in campi XML differenti della fattura elettronica e ha una funzione precisa. Confonderli può portare a fatture scartate dal SDI, problemi nella ricezione da parte del cliente o errori nelle note di credito. Nei prossimi paragrafi analizziamo uno per uno tutti i codici, partendo da quello che genera più dubbi: l’ID SDI.

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Qonto: il conto business per Partita IVA

Tra le opzioni piu complete sul mercato per liberi professionisti e PMI: IBAN italiano, fatturazione elettronica integrata, supporto in italiano e categorizzazione automatica delle spese.

✓ Apertura 100% online in 10 minuti
✓ Da 9 euro al mese – Prova gratuita disponibile
✓ IBAN italiano (utile per F24 e Agenzia Entrate)
✓ Integrazione con Fatture in Cloud, Aruba e altri software

Visita Qonto e prova gratis →

Link affiliato: aprendo il conto tramite questo link, il CAF puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

ID SDI (IdentificativoSDI): cos’è e come funziona

L’ID SDI, formalmente chiamato IdentificativoSDI, è un numero univoco progressivo che il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate assegna a ogni fattura elettronica che supera i controlli e viene accettata. È un identificativo generato automaticamente dal SDI, non dall’emittente: tu non puoi sceglierlo, te lo comunica il sistema solo dopo l’invio del file XML.

L’ID SDI ha le seguenti caratteristiche fondamentali:

Formato: numero intero progressivo, generalmente di 9-11 cifre (es. 1234567890).
Univocità: ogni fattura ha un proprio IdSdi, anche tra fatture dello stesso emittente nello stesso giorno.
Generazione: assegnato dal SDI al momento dell’accettazione del file, non prima.
Visibilità: riportato nella ricevuta di consegna (file XML di metadati) e nel cassetto fiscale.
Persistenza: rimane associato alla fattura per sempre, anche dopo anni.

È fondamentale capire che l’IdSdi non è il numero della fattura. Il numero della fattura lo decidi tu in fase di emissione (es. “001/2026”), mentre l’IdSdi viene generato dal SDI dopo l’accettazione. Una stessa fattura ha quindi due identificativi distinti: il numero che hai assegnato tu e l’IdSdi assegnato dal sistema.

NumeroFattura: il progressivo dell’emittente

Il numero della fattura elettronica, chiamato tecnicamente NumeroFattura nel tracciato XML, è il numero progressivo che l’emittente assegna autonomamente al documento secondo la normativa fiscale. È contenuto nel campo XML <DatiGenerali><DatiGeneraliDocumento><Numero> ed è completamente sotto il controllo dell’emittente.

La normativa italiana (art. 21 DPR 633/1972) prevede regole precise per la numerazione delle fatture:

Sequenza obbligatoria: la numerazione deve essere progressiva, senza salti né duplicazioni.
Riparte ogni anno: si può ripartire da 1 ogni anno solare, evitando confusioni tra esercizi diversi.
Formato libero: puoi usare numeri puri (“1”, “2”, “3”) o codici alfanumerici (“FATT-2026-001”, “001/A”).
Lunghezza: il campo XML accetta fino a 20 caratteri.
Unicità annuale: nello stesso anno non possono esistere due fatture con lo stesso numero per lo stesso emittente.

Quando il SDI riceve una fattura, controlla che il numero progressivo non sia già stato usato dallo stesso emittente nello stesso anno (controllo che genera l’errore 00404 – “documento duplicato”). Per questo è essenziale che il software di fatturazione gestisca correttamente la numerazione, soprattutto in caso di sezionali multipli (es. fatture cartacee e elettroniche, registri separati per filiali).

I sezionali sono particolarmente utili quando devi gestire numerazioni separate per tipologie di fatture (es. “1/A” per vendite, “1/B” per servizi). Ogni sezionale ha il suo progressivo indipendente. Ricorda che il sezionale deve essere parte del campo “Numero” e non può essere segnalato altrove nel tracciato XML.

Codice destinatario: i 7 caratteri per la consegna

Il codice destinatario è un identificativo di 7 caratteri alfanumerici che individua il canale telematico attraverso cui il SDI consegnerà la fattura al cliente. È uno dei dati più frequentemente confusi con l'”ID codice fattura”. Va inserito nel campo <DatiTrasmissione><CodiceDestinatario> del file XML.

I valori possibili del codice destinatario sono:

7 caratteri alfanumerici assegnati al cliente da un intermediario (es. “M5UXCR1”, “T04ZHR3”).
“0000000”: cliente privato senza canale telematico, oppure cliente che usa la PEC (in tal caso si valorizza anche il campo PECDestinatario).
“XXXXXXX”: cliente estero (operatore non residente in Italia).
6 caratteri: codice univoco ufficio per la Pubblica Amministrazione (vedi paragrafo successivo).

Per approfondire come ottenere il proprio codice destinatario o come gestirlo correttamente, abbiamo dedicato una guida specifica al codice destinatario disponibile sul nostro blog. Il codice destinatario è gratuito e si attiva tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate o tramite il proprio software di fatturazione.

Codice univoco ufficio (PA): 6 caratteri da IPA

Quando emetti una fattura verso la Pubblica Amministrazione (FatturaPA), nel campo CodiceDestinatario non devi inserire 7 caratteri ma il codice univoco ufficio di 6 caratteri alfanumerici dell’ente destinatario. Questo codice identifica in modo univoco l’ufficio dell’amministrazione pubblica che riceverà la fattura.

Il codice univoco ufficio si trova sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), accessibile gratuitamente all’indirizzo indicepa.gov.it. Sull’IPA puoi cercare l’ente per nome, codice fiscale o partita IVA e visualizzare tutti gli uffici attivi, ognuno con il proprio codice univoco. È obbligo del cliente PA comunicarti il codice corretto al momento dell’ordine o del contratto.

Esempi tipici di codici univoci ufficio: “UFG3M5”, “X2RNC9”, “AB12CD”. Inserire un codice errato porta tipicamente all’errore 00311 (codice destinatario non valido) o alla mancata consegna alla PA. Quando emetti FatturaPA, oltre al codice univoco devi anche valorizzare il campo FormatoTrasmissione con “FPA12” (per la PA) anziché “FPR12” (per privati e altre partite IVA).

Codice fiscale del cliente privato

Il quinto significato di “ID codice fattura elettronica” che spesso confonde gli emittenti è il codice fiscale del cliente. Quando emetti una fattura a un consumatore privato (B2C) o a un soggetto senza partita IVA, devi compilare il campo <CessionarioCommittente><DatiAnagrafici><CodiceFiscale> con i 16 caratteri del codice fiscale.

Le regole di compilazione sono semplici ma rigorose:

Persone fisiche: codice fiscale di 16 caratteri alfanumerici (es. “RSSMRA80A01H501Z”).
Soggetti con partita IVA: in genere si valorizza solo la P.IVA (campo IdFiscaleIVA), ma se il cliente è una persona fisica con P.IVA si possono valorizzare entrambi.
Cliente estero: codice fiscale “0000000” o convenzionale, con identificativo IVA del paese di residenza.
PA: codice fiscale dell’ente, accompagnato dal codice univoco ufficio.

Per i privati, ricordati che il codice destinatario va valorizzato a “0000000”: la fattura non viene consegnata direttamente perché il privato non ha un canale telematico, ma viene messa a disposizione nell’area riservata “Fatture e Corrispettivi” del cliente sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Sei comunque tenuto a fornire al cliente una copia analogica (PDF) della fattura.

Dove trovare l’ID SDI di una fattura

Una delle domande più frequenti è: “dove trovo l’ID SDI” della mia fattura? L’identificativo SDI non è scritto sulla fattura stessa: viene generato dal Sistema di Interscambio dopo l’invio e l’accettazione del file. Esistono tre canali principali per recuperare questo codice.

1. Ricevuta di consegna (file XML di metadati)

Quando una fattura viene accettata, il SDI restituisce un file XML di ricevuta chiamato comunemente “metadati” o “ricevuta di consegna”. Aprendo questo file con un qualsiasi editor di testo, troverai un blocco simile a:

<IdentificativoSdI>1234567890</IdentificativoSdI>
<DataOraRicezione>2026-07-01T10:25:00.000+02:00</DataOraRicezione>
<DataOraConsegna>2026-07-01T10:30:15.000+02:00</DataOraConsegna>

Il numero contenuto nel tag <IdentificativoSdI> è l’ID SDI della tua fattura.

2. Cassetto fiscale – sezione Fatture e Corrispettivi

Accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate (con SPID, CIE o CNS), nella sezione “Consultazione” puoi cercare le tue fatture emesse o ricevute. Cliccando su una fattura specifica, viene visualizzata una scheda con tutti i dati: emittente, destinatario, importo, data e IdSdi assegnato. Questo è il metodo più sicuro perché direttamente dalla fonte ufficiale dell’Agenzia.

3. Software di fatturazione

Tutti i principali software di fatturazione elettronica mostrano l’IdSdi nel pannello di gestione delle fatture, in colonne come “ID SDI”, “Identificativo SDI” o “ID Trasmissione SDI”. I software più diffusi (Aruba, Fatture in Cloud, TeamSystem, Zucchetti) lo riportano accanto al numero della fattura, alla data di emissione e allo stato della trasmissione.

A cosa serve l’ID SDI nella pratica

Comprendere a cosa serve l’ID SDI è essenziale per gestire correttamente la fatturazione elettronica. L’identificativo SDI ha tre funzioni principali nella pratica quotidiana di chi emette o riceve fatture.

Tracciabilità: l’IdSdi è la “carta d’identità” della fattura nel Sistema di Interscambio. Permette all’Agenzia delle Entrate di tracciare ogni singolo documento, verificare la sua corretta trasmissione, gestire eventuali contestazioni.
Riferimento per nota di credito: quando emetti una nota di credito (TD04) per stornare totalmente o parzialmente una fattura, puoi indicare l’IdSdi della fattura originaria nel campo <DatiFattureCollegate><IdDocumento> per garantire la collegatura automatica nel cassetto fiscale.
Identificazione univoca per controlli: durante un eventuale controllo dell’Agenzia delle Entrate, l’IdSdi consente di richiamare la fattura in modo univoco senza ambiguità, particolarmente utile in caso di omonimie o numerazioni complesse.

L’IdSdi è anche utile in contesti di integrazione automatica tra software gestionali, sistemi ERP e portali contabili. I sistemi di pagamento elettronico, i portali del fornitore e i sistemi di matching fattura-pagamento possono usare l’IdSdi come chiave univoca per il riconciliamento.

Come compilare nota di credito con ID SDI

Quando devi emettere una nota di credito (codice TD04) per stornare una fattura precedente, è importante compilare correttamente i campi che collegano la nota alla fattura originaria. La sezione XML interessata è <DatiGenerali><DatiFattureCollegate> e contiene tre campi rilevanti.

IdDocumento: numero della fattura originaria (es. “001/2026”). Campo obbligatorio.
Data: data della fattura originaria (formato AAAA-MM-GG, es. “2026-03-15”). Campo obbligatorio.
NumItem (opzionale): se la nota di credito si riferisce solo ad alcune righe della fattura, indica il numero di riga.

Inoltre, opzionalmente, puoi valorizzare anche il tag <IdSdi> all’interno di DatiFattureCollegate per indicare l’identificativo SDI della fattura originaria. Questo non è obbligatorio, ma agevola il matching automatico nel cassetto fiscale e velocizza eventuali controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Esempio pratico di sezione XML in una nota di credito:

<DatiFattureCollegate>
  <IdDocumento>001/2026</IdDocumento>
  <Data>2026-03-15</Data>
  <NumItem>2</NumItem>
</DatiFattureCollegate>

Ricorda che la nota di credito deve avere un suo numero progressivo autonomo: non eredita il numero della fattura originaria. Inoltre, deve essere emessa entro un anno dall’effettuazione dell’operazione (con alcune eccezioni per cessione di crediti), come previsto dall’art. 26 DPR 633/1972.

Contatore progressivo fatture 2026

Il contatore progressivo delle fatture è uno degli aspetti più delicati della numerazione: errori in questa fase possono portare a fatture scartate dal SDI con codice errore 00404 (documento duplicato) o problemi in sede di verifica fiscale.

Le regole fondamentali del progressivo fatture per il 2026 sono:

Riparte ogni anno: dal 1° gennaio 2026 puoi ripartire da “001” o “1”. La prima fattura del 2027 sarà nuovamente “001/2027”.
Sequenza obbligatoria: niente salti di numerazione. Se passi da 001 a 003, il SDI accetta lo stesso, ma in sede di controllo è un’anomalia da giustificare.
Niente duplicati: due fatture non possono mai avere lo stesso numero nello stesso anno per lo stesso emittente.
Sezionali: puoi gestire numerazioni separate (es. “1/A”, “1/B”) con contatori indipendenti.
Note di credito: hanno una loro numerazione progressiva, separata da quella delle fatture.

Una pratica comune è inserire l’anno nel numero per maggiore chiarezza: “001/2026”, “FATT-2026-001”, “2026/001”. Questa convenzione evita confusioni in caso di consultazione di fatture di anni diversi e facilita la gestione contabile. Ricorda che il campo XML <Numero> accetta fino a 20 caratteri alfanumerici.

Se gestisci un volume elevato di fatture, è consigliabile usare un software di fatturazione automatizzato che gestisce il progressivo in modo automatico, evita duplicazioni e garantisce la sequenza corretta. I software cloud più diffusi (Fatture in Cloud, Aruba, TeamSystem) hanno meccanismi anti-duplicazione integrati.

Altri ID frequenti: CIG, CUP e DDT

Oltre agli identificativi visti finora, in fattura elettronica possono comparire altri codici richiesti in casi specifici, soprattutto nei rapporti con la Pubblica Amministrazione o nelle operazioni complesse.

CIG – Codice Identificativo Gara

Il CIG (Codice Identificativo Gara) è un codice di 10 caratteri alfanumerici rilasciato dall’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) per ogni appalto pubblico. È obbligatorio nelle fatture verso la Pubblica Amministrazione che derivano da contratti di appalto pubblico, in attuazione della normativa sulla tracciabilità dei flussi finanziari (Legge 136/2010).

Il CIG va inserito nel campo XML <DatiGenerali><DatiOrdineAcquisto><CodiceCIG> oppure nel campo specifico <DatiContratto>. Esempi di CIG: “Z3A2C1B0F4”, “84529836A2”.

CUP – Codice Unico Progetto

Il CUP (Codice Unico Progetto) è un codice di 15 caratteri alfanumerici assegnato dal Dipartimento per la Programmazione e Coordinamento della Politica Economica (DIPE) per ogni progetto di investimento pubblico. È obbligatorio in caso di fatturazione di servizi/forniture relative a progetti di investimento pubblico finanziati con risorse pubbliche, fondi UE o PNRR.

Il CUP va inserito nel campo <CodiceCUP> all’interno di <DatiOrdineAcquisto> o <DatiContratto>. Esempi tipici: “B12C20000900007”, “F19J21000020001”. L’omissione del CUP può portare al rifiuto della fattura da parte della PA.

DDT – Documento Di Trasporto

Il DDT (Documento Di Trasporto) è il numero del documento che ha accompagnato la merce dal fornitore al cliente. Va indicato in fattura quando la fattura è “differita” rispetto al momento della consegna fisica dei beni (art. 21, comma 4 DPR 633/1972). Nel tracciato XML, il riferimento al DDT si valorizza in <DatiDDT><NumeroDDT> con la relativa data.

Il DDT è particolarmente importante nelle fatture differite, dove più consegne effettuate nel mese vengono fatturate cumulativamente entro il giorno 15 del mese successivo. In questi casi, in fattura devono comparire i riferimenti a tutti i DDT del periodo.

Esempio XML con tutti gli ID compilati

Per chiarire definitivamente come si distribuiscono i diversi ID nella fattura elettronica, ecco un esempio semplificato di tracciato XML che evidenzia dove si collocano i principali identificativi. Si tratta di una fattura emessa verso una Pubblica Amministrazione con CIG e CUP.

<FatturaElettronica versione="FPA12">
 <FatturaElettronicaHeader>
  <DatiTrasmissione>
    <IdTrasmittente>
      <IdPaese>IT</IdPaese>
      <IdCodice>01234567890</IdCodice>
    </IdTrasmittente>
    <ProgressivoInvio>00001</ProgressivoInvio>
    <FormatoTrasmissione>FPA12</FormatoTrasmissione>
    <CodiceDestinatario>UFG3M5</CodiceDestinatario>
  </DatiTrasmissione>
  ...
 </FatturaElettronicaHeader>
 <FatturaElettronicaBody>
  <DatiGenerali>
    <DatiGeneraliDocumento>
      <TipoDocumento>TD01</TipoDocumento>
      <Divisa>EUR</Divisa>
      <Data>2026-07-04</Data>
      <Numero>145/2026</Numero>
    </DatiGeneraliDocumento>
    <DatiOrdineAcquisto>
      <CodiceCUP>B12C20000900007</CodiceCUP>
      <CodiceCIG>Z3A2C1B0F4</CodiceCIG>
    </DatiOrdineAcquisto>
  </DatiGenerali>
  ...
 </FatturaElettronicaBody>
</FatturaElettronica>

In questo esempio puoi notare:

ProgressivoInvio “00001”: numero della trasmissione (vedi paragrafo successivo).
CodiceDestinatario “UFG3M5”: 6 caratteri perché destinatario PA.
Numero “145/2026”: numero progressivo della fattura assegnato dall’emittente.
CodiceCUP e CodiceCIG: identificativi dell’investimento pubblico e dell’appalto.

L’IdSdi non compare nel tracciato di emissione: viene generato dal SDI dopo l’invio e restituito nella ricevuta di consegna. In questo esempio sarà visibile, ad esempio, come <IdentificativoSdI>9876543210</IdentificativoSdI> nel file XML di metadati di ritorno.

Come recuperare l’ID SDI di una vecchia fattura

Capita spesso di aver bisogno dell’IdSdi di una fattura emessa mesi o anni prima, ad esempio per emettere una nota di credito collegata o rispondere a una richiesta dell’Agenzia delle Entrate. La buona notizia è che l’IdSdi rimane sempre disponibile nel cassetto fiscale per tutta la durata di conservazione delle fatture.

Procedi così per recuperare l’ID SDI di una vecchia fattura:

Accedi al portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate (fatturaelettronica.agenziaentrate.gov.it).
Autenticati con SPID, CIE o CNS, oppure con credenziali Entratel/Fisconline.
Vai alla sezione “Consultazione” → “Fatture emesse” (o “Fatture ricevute” se cerchi una fattura passiva).
Imposta il periodo di ricerca: anno e mese o intervallo di date.
Filtra opzionalmente per partita IVA del cliente, numero fattura o stato.
Clicca sulla fattura desiderata: si apre la scheda dettaglio che mostra tutti i dati, incluso l’ID SDI.

In alternativa, se hai conservato i file XML delle ricevute di consegna nel tuo software o sul tuo PC, puoi aprire il file di metadati relativo alla fattura cercata e leggere il valore del tag <IdentificativoSdI>. La conservazione obbligatoria delle fatture elettroniche è di 10 anni: nel cassetto fiscale dell’Agenzia rimangono per tutto il periodo di conservazione previsto dalla normativa.

Differenza con il numero progressivo di invio

Un altro identificativo che genera confusione è il ProgressivoInvio, contenuto nel campo XML <DatiTrasmissione><ProgressivoInvio>. Si tratta di un codice di massimo 5 caratteri alfanumerici che identifica univocamente la singola trasmissione al SDI da parte dell’emittente o intermediario.

Le differenze chiave tra ProgressivoInvio, NumeroFattura e IdSdi sono:

ProgressivoInvio: assegnato dall’emittente o dal sistema di trasmissione, identifica la singola spedizione (può contenere una o più fatture). Esempio: “00001”, “00002”, “AB123”.
NumeroFattura: assegnato dall’emittente, identifica il documento fiscale all’interno della propria contabilità. Esempio: “001/2026”.
IdSdi: assegnato dal SDI, identifica la fattura nel sistema centrale dell’Agenzia delle Entrate. Esempio: “1234567890”.

In una giornata, lo stesso ProgressivoInvio non può essere ripetuto dall’emittente. È un dato gestito di solito automaticamente dal software di fatturazione e non richiede intervento manuale. Quando ti capita di vederlo nei messaggi di errore SDI (es. “ProgressivoInvio già utilizzato”), si tratta di un duplicato di trasmissione: il sistema rifiuta la fattura per evitare invii doppi.

Errori comuni sugli ID della fattura elettronica

Lavorando quotidianamente con la fatturazione elettronica, il CAF Centro Fiscale di Udine osserva alcuni errori ricorrenti che riguardano la gestione degli identificativi. Conoscerli aiuta a prevenirli ed evitare scarti SDI o sanzioni.

Confondere il numero della fattura con l’IdSdi

L’errore più comune è scambiare il numero della fattura per l’IdSdi. Quando un cliente o un commercialista chiede “qual è l’ID della fattura?”, spesso si riferisce al numero progressivo (es. “001/2026”), ma se il contesto è una nota di credito o un controllo fiscale potrebbe servire l’IdSdi (es. “1234567890”). Chiedere sempre chiarimenti sul tipo di ID richiesto.

Inserire lo stesso numero fattura su più documenti

Errore frequente quando si emettono fatture con software diversi o si gestiscono sezionali multipli senza coordinare la numerazione. Risultato: il SDI scarta con codice 00404 – documento duplicato. Soluzione: usare sempre lo stesso software di fatturazione per evitare conflitti, oppure adottare sezionali distinti (es. “1/A”, “1/B”) chiaramente separati.

Usare codice destinatario “0000000” per cliente con P.IVA

Inserire il codice destinatario “0000000” verso un cliente con partita IVA che ha invece un canale telematico attivo, comporta la mancata consegna automatica al destinatario. La fattura risulta solo nel cassetto fiscale del cliente, costringendolo a consultarla manualmente. Soluzione: chiedere sempre al cliente il codice destinatario corretto al momento dell’emissione.

Saltare numeri nel progressivo

Cancellare una fattura “in bozza” e proseguire con il numero successivo (es. saltare dal “10” al “12”) crea un buco nella numerazione che, in caso di controllo fiscale, va giustificato. Soluzione: usare software che gestiscono il progressivo in modo automatico e riassegnano il numero in caso di annullamento prima dell’invio al SDI.

Omettere CIG/CUP nelle fatture verso PA

Nelle fatture verso la Pubblica Amministrazione, omettere CIG (per appalti pubblici) o CUP (per investimenti pubblici) provoca quasi certamente il rifiuto della fattura da parte dell’ente. Soluzione: chiedere sempre all’ufficio destinatario quali codici inserire prima di emettere fattura.

Domande frequenti

Cos’è l’ID di una fattura elettronica?

L’espressione “ID di una fattura elettronica” può significare diverse cose: il numero progressivo assegnato dall’emittente (es. “001/2026”), l’IdSdi generato dal Sistema di Interscambio (es. “1234567890”), il codice destinatario di 7 caratteri o, per la PA, il codice univoco ufficio di 6 caratteri. È importante chiarire sempre il contesto per capire a quale identificativo si fa riferimento.

Dove trovo l’IdSdi della mia fattura?

L’IdSdi si trova in tre punti: nel file XML di ricevuta di consegna (tag <IdentificativoSdI>), nel cassetto fiscale Fatture e Corrispettivi (sezione Consultazione) e nei software di fatturazione (campo “ID SDI” o “Identificativo SDI”). Non compare sulla fattura PDF né nel file XML originario di emissione: viene generato dal SDI solo dopo l’accettazione del documento.

L’IdSdi è uguale al numero della fattura?

No, sono due cose diverse. Il numero della fattura lo decide l’emittente in fase di emissione (es. “001/2026”) e va nel campo <Numero> del file XML. L’IdSdi, invece, viene assegnato automaticamente dal Sistema di Interscambio dopo l’accettazione e ha un formato numerico progressivo (es. 1234567890). Una stessa fattura ha quindi sempre due identificativi distinti.

Devo inserire l’IdSdi nella nota di credito?

L’IdSdi nella nota di credito è opzionale. I campi obbligatori per collegare la nota di credito alla fattura originaria sono il numero della fattura (IdDocumento) e la data della fattura (Data) all’interno di <DatiFattureCollegate>. Aggiungere anche l’IdSdi facilita il matching automatico nel cassetto fiscale e velocizza eventuali controlli, ma non è richiesto dalla normativa.

Cosa fare se inserisco lo stesso numero fattura due volte?

Il SDI scarterà la seconda fattura con il codice errore 00404 – documento duplicato. La fattura scartata è considerata non emessa: hai 5 giorni per correggere il numero (es. usare “002/2026” al posto di “001/2026” duplicato) e re-inviare la fattura mantenendo data e contenuto originari. Per evitare questi errori, usa sempre lo stesso software di fatturazione e gestisci correttamente eventuali sezionali.

Il progressivo fatture si azzera dal 1° gennaio 2026?

Sì, la prassi consolidata è di ripartire da 001 ogni anno solare. Dal 1° gennaio 2026 puoi numerare le fatture come “001/2026”, “002/2026”, ecc., e il 1° gennaio 2027 ripartirai da “001/2027”. Non è obbligatorio, ma è la modalità più diffusa perché aiuta nell’organizzazione contabile e nella consultazione storica delle fatture.

Cosa devo inserire come codice destinatario per cliente privato?

Per un cliente privato senza partita IVA (consumatore) o per un cliente che vuole ricevere la fattura solo via PEC, il codice destinatario va valorizzato a “0000000” (sette zeri). In quest’ultimo caso devi anche compilare il campo <PECDestinatario>. La fattura sarà comunque consegnata al cliente nel suo cassetto fiscale, ma sei tenuto a fornirgli anche una copia analogica (PDF o cartacea).

Posso recuperare l’IdSdi di una fattura emessa nel 2023?

Sì, l’IdSdi rimane sempre disponibile nel cassetto fiscale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate per tutto il periodo di conservazione obbligatoria delle fatture (10 anni). Accedi con SPID, CIE o CNS, vai a Consultazione → Fatture emesse, imposta il periodo desiderato e clicca sulla fattura: troverai l’IdSdi nella scheda dettaglio.

Hai dubbi sulla compilazione della fattura elettronica? Contattaci

Capire i diversi identificativi della fattura elettronica è solo il primo passo: la corretta gestione della fatturazione richiede attenzione costante a numerazione, codici destinatario, CIG, CUP e tracciabilità degli IdSdi soprattutto in caso di note di credito. Il CAF Centro Fiscale di Udine offre consulenza fiscale a partite IVA, professionisti e aziende su tutti gli aspetti della fatturazione elettronica: emissione corretta, gestione scarti, recupero ID SDI per controlli, predisposizione di note di credito collegate.

Se hai bisogno di supporto per aprire una partita IVA, scegliere il software di fatturazione più adatto, gestire la numerazione progressiva o predisporre fatture verso la PA con CIG e CUP, contatta il nostro studio. Siamo a tua disposizione per chiarire ogni dubbio e affiancarti nella gestione operativa della fatturazione elettronica.

★ Scelta in evidenza · Sponsor

Apri un conto business con Qonto

Una soluzione completa per freelance, professionisti e PMI: gestisci fatturazione, spese e contabilita in un unico posto.

🇮🇹

IBAN italiano

⚡

Apertura in 10 min

📄

Fattura elettronica

💳

Carta Mastercard

🚀 Visita Qonto e apri il conto →

Link affiliato. Aprendo il conto tramite questo link, il CAF Centro Fiscale puo ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.

Luglio 4, 2026/0 Commenti/da Andrea Damiani