Fattura Elettronica Semplificata 2026: Quando Usarla, Limiti e Vantaggi

La fattura elettronica semplificata e una versione “leggera” della fattura ordinaria, prevista dall’articolo 21-bis del DPR 633/72, che permette di emettere documenti fiscali con dati ridotti per operazioni di importo contenuto. Nel 2026 resta uno strumento prezioso per bar, ristoranti, negozi al dettaglio, artigiani e professionisti che fatturano piccoli importi: meno campi da compilare, stesso valore fiscale, integrazione completa con il Sistema di Interscambio (SDI).

In questa guida pratica del CAF Centro Fiscale di Udine spieghiamo quando si puo usare la fattura semplificata, qual e la soglia 2026 (400 euro IVA inclusa), quali dati minimi sono obbligatori, le differenze rispetto alla fattura ordinaria, i tipi documento XML (TD07, TD08, TD09), i casi pratici per piccoli esercenti e artigiani, e quando invece conviene usare la fattura ordinaria.

Indice dei contenuti

1. Cos’e la fattura elettronica semplificata
2. Differenza tra fattura semplificata e ordinaria
3. Quando puo essere usata: soglia 400 euro 2026
4. Dati minimi obbligatori
5. Vantaggi della fattura semplificata
6. Limiti e casi in cui non puo essere usata
7. XML semplificata: TD07, TD08, TD09
8. Quando non conviene usarla
9. Software che supportano la fattura semplificata
10. Deducibilita per il cliente
11. Casi pratici: bar, negozi, artigiani
12. Come compilarla nel software
13. Domande frequenti (FAQ)

Cos’e la fattura elettronica semplificata

La fattura semplificata e un documento fiscale elettronico, introdotto dall’articolo 21-bis del DPR 633/1972, che permette di certificare cessioni di beni e prestazioni di servizi con un set ridotto di dati rispetto alla fattura ordinaria (art. 21 DPR 633/72). E pensata per operazioni di importo modesto, dove la compilazione completa risulterebbe sproporzionata rispetto al valore dell’operazione.

Nel sistema della fatturazione elettronica B2B/B2C, la fattura semplificata si trasmette al Sistema di Interscambio (SDI) esattamente come una fattura ordinaria, ma utilizzando un tracciato XML differente e un tipo documento dedicato (TD07 per le fatture, TD08 per le note di credito, TD09 per le note di debito). Pur essendo “ridotta”, ha lo stesso valore fiscale della fattura ordinaria: e detraibile per il cliente che ha P.IVA, deducibile come costo, e si registra nei registri IVA.

Differenza tra fattura semplificata e ordinaria

La principale differenza tra le due tipologie sta nella quantita di dati obbligatori e nella modalita di indicazione dell’imponibile e dell’IVA. Vediamo le differenze chiave nella tabella seguente.

In sostanza, la fattura semplificata conserva la stessa efficacia probatoria della fattura ordinaria, ma riduce il numero di informazioni richieste per snellire l’operativita di chi emette molti documenti di piccolo importo (bar, tabaccherie, parrucchieri, idraulici, elettricisti).

Quando puo essere usata: soglia 400 euro 2026

Nel 2026 la fattura semplificata puo essere emessa nei seguenti casi:

• Operazioni di importo non superiore a 400 euro IVA inclusa: e questa la soglia generale stabilita dall’art. 21-bis comma 1 DPR 633/72, eventualmente elevabile con decreto ministeriale per specifiche categorie merceologiche.
• Note di variazione (note di credito o debito): indipendentemente dall’importo, le note di variazione (che rettificano fatture gia emesse) possono essere emesse in forma semplificata utilizzando i codici TD08 (NC semplificata) o TD09 (ND semplificata).
• Cliente B2C senza partita IVA: e la situazione tipica del piccolo commercio (bar, ristoranti, parrucchieri), dove il cliente e un privato e basta indicare il codice fiscale.
• Cliente B2B con P.IVA italiana: e ammessa anche verso aziende, purche l’importo non superi i 400 euro complessivi.

Attenzione: la soglia dei 400 euro si riferisce al totale documento IVA inclusa, non all’imponibile. Quindi una fattura con imponibile 350 euro + IVA 22% (77 euro) = totale 427 euro non puo essere emessa come semplificata, perche supera la soglia.

Dati minimi obbligatori

L’articolo 21-bis del DPR 633/72 elenca in modo tassativo i dati che la fattura semplificata deve contenere. Sono molto meno rispetto alla fattura ordinaria, ma la loro mancanza rende il documento irregolare e non valido ai fini fiscali.

• Data di emissione del documento
• Numero progressivo univoco (la numerazione puo essere indipendente da quella delle fatture ordinarie o continuativa, a scelta dell’emittente)
• Dati del fornitore: ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome (per le persone fisiche), residenza o domicilio fiscale, partita IVA
• Identificazione del cliente: e sufficiente indicare uno solo tra:
  • Partita IVA del cessionario/committente, se soggetto IVA italiano
  • Codice fiscale, se persona fisica privata
  • Numero di identificazione IVA attribuito da altro Stato UE
• Descrizione della cessione di beni o prestazione di servizi (puo essere anche generica, es. “consumazione bar”, “prestazione professionale”)
• Corrispettivo totale (IVA inclusa)
• Aliquota IVA o imposta: in alternativa, si puo indicare la sola dicitura “corrispettivi comprensivi di IVA al [X]%”

Importante: nella fattura semplificata NON e obbligatorio lo scorporo dell’IVA. Si puo indicare direttamente il totale comprensivo, specificando l’aliquota applicata. Questo semplifica notevolmente la compilazione manuale, soprattutto per chi emette fattura “al volo” presso il punto vendita.

Vantaggi della fattura semplificata

L’utilizzo della fattura semplificata, quando consentito, offre numerosi benefici operativi:

• Compilazione piu veloce: meno campi da inserire, ideale per chi fattura al banco (bar, panetterie, parrucchieri).
• Identificazione cliente semplificata: basta P.IVA o codice fiscale, senza dover chiedere indirizzo e dati completi.
• Nessun obbligo di scorporo IVA: il totale puo essere riportato gia comprensivo, accelerando l’emissione.
• Descrizione generica: ammessa una causale sintetica come “consumazione” o “prestazione professionale”.
• Riduzione errori: meno campi = meno rischio di errori formali in compilazione.
• Costi software inferiori: alcuni gestionali offrono piani dedicati alle semplificate con tariffe ridotte.
• Stesso valore fiscale: il cliente con P.IVA puo detrarre l’IVA e dedurre il costo, esattamente come con una fattura ordinaria.

Limiti e casi in cui non puo essere usata

Nonostante i vantaggi, la fattura semplificata ha vincoli precisi: emetterla in casi non previsti dalla legge equivale a un’irregolarita formale sanzionabile.

• Importo superiore a 400 euro IVA inclusa: oltre la soglia bisogna obbligatoriamente usare la fattura ordinaria (TD01).
• Cessioni intracomunitarie: per le operazioni con clienti di altri Stati UE serve la fattura ordinaria con tutti i dati anagrafici e il numero di identificazione IVA estero (art. 41 DL 331/1993).
• Cessioni di beni a cessionari residenti o domiciliati nel territorio di un altro Stato membro (art. 41 DL 331/93): semplificata vietata.
• Operazioni verso la Pubblica Amministrazione: la PA accetta solo la fattura ordinaria con i tracciati FatturaPA standard, oltre al codice univoco ufficio (Codice IPA).
• Cessione di beni o prestazione di servizi non soggette a IVA per cui sono previste fatture con dicitura specifica (es. operazioni in inversione contabile complesse).
• Esigenza di tracciabilita dettagliata: se serve riportare quantita, lotti, scadenze, codici prodotto, e meglio la fattura ordinaria.

In tutti questi casi, anche se l’importo fosse inferiore a 400 euro, la fattura semplificata non e ammessa e si deve emettere quella ordinaria.

XML semplificata: TD07, TD08, TD09

Anche la fattura semplificata transita attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) e segue le regole del tracciato XML FatturaPA versione 1.2.2 (in vigore nel 2026). I tipi documento dedicati alla forma semplificata sono tre:

Il tracciato XML della fattura semplificata e diverso e ridotto rispetto a quello della fattura ordinaria. Le principali differenze nei tag XML:

• Blocco FatturaElettronicaBody contiene il sotto-blocco DatiBeniServizi con tag piu sintetici (es. DatiBeniServiziSemplificata).
• Tag Importo rappresenta il totale comprensivo di IVA, anziche separare imponibile e imposta.
• Possibilita di indicare l’IVA come Aliquota + Importo oppure tramite il tag DatiIVA con dicitura sintetica.
• Sezione CessionarioCommittente richiede solo IdFiscaleIVA oppure CodiceFiscale, non entrambi.
• I dati anagrafici completi del cliente (indirizzo, nome) sono opzionali.

Esempio di blocco XML semplificato (frammento illustrativo):

<DatiGeneraliDocumento>
  <TipoDocumento>TD07</TipoDocumento>
  <Divisa>EUR</Divisa>
  <Data>2026-09-09</Data>
  <Numero>2026/S/0123</Numero>
  <Importo>120.00</Importo>
</DatiGeneraliDocumento>
<DatiBeniServizi>
  <Descrizione>Consumazione bar</Descrizione>
  <Importo>120.00</Importo>
  <DatiIVA>
    <Aliquota>22.00</Aliquota>
  </DatiIVA>
</DatiBeniServizi>

Il file XML e firmato digitalmente (se richiesto) e trasmesso al SDI esattamente come una fattura ordinaria. La conservazione sostitutiva a norma e altrettanto obbligatoria, per 10 anni.

Quando non conviene usarla

Anche quando la fattura semplificata sarebbe tecnicamente ammessa, in alcuni casi non e la scelta ottimale. Ecco le situazioni in cui conviene preferire la fattura ordinaria:

• Cliente UE con P.IVA estera: per le cessioni intracomunitarie e obbligatoria la fattura ordinaria con dati anagrafici completi del cessionario, indirizzo e identificativo IVA.
• Operazioni con la PA: la fattura PA richiede sempre il codice univoco ufficio (Codice IPA) e tracciato ordinario.
• Esigenza di gestione contabile dettagliata: chi tiene contabilita analitica con codici articolo, lotti, magazzino, preferisce la fattura ordinaria per integrare meglio i flussi.
• Cliente abituale B2B: anche sotto i 400 euro, se il cliente e un’azienda strutturata abituata a ricevere fatture ordinarie, e meglio uniformarsi al loro standard.
• Necessita di scorporo IVA per il cliente: alcune aziende preferiscono ricevere documenti con imponibile e IVA separati per facilitare la registrazione contabile.
• Operazioni con piu aliquote IVA: se la fattura include voci con aliquote diverse (4%, 10%, 22%), la fattura ordinaria gestisce meglio la separazione.

Software che supportano la fattura semplificata

Tutti i principali gestionali e portali di fatturazione elettronica italiani supportano nativamente i tipi documento TD07, TD08 e TD09. Vediamo le opzioni piu diffuse nel 2026:

• Aruba Fattura Elettronica: pieno supporto a fattura semplificata. Si seleziona “Tipo documento: TD07” dal menu a tendina in fase di emissione. Disponibili anche nei piani base.
• Fatture in Cloud (TeamSystem): supporta TD07/TD08/TD09. La piattaforma propone automaticamente il tipo “semplificata” se il totale e inferiore a 400 euro.
• Servizio gratuito Agenzia Entrate (FatturaeCorrispettivi.it): sezione dedicata “Fattura semplificata” nel menu di emissione. Gratuito per tutti i contribuenti.
• Fatture24, Easyfatt (Danea), Tieni Conto, FattureGo: tutti supportano i tipi documento semplificati.
• App mobili (es. ZUCCHETTI, Aruba app): permettono di emettere fatture semplificate direttamente da smartphone, utile per artigiani e professionisti in mobilita.

Nella maggior parte dei software, la procedura e la stessa: si seleziona il tipo documento “TD07 – Fattura semplificata”, si compilano i campi richiesti (data, numero, cliente, descrizione, importo) e il sistema genera automaticamente l’XML conforme al tracciato.

Deducibilita per il cliente

Una domanda frequente: il cliente che riceve una fattura semplificata puo detrarre l’IVA e dedurre il costo allo stesso modo della fattura ordinaria? La risposta e si, a condizione che il documento sia formalmente regolare.

• Detrazione IVA: il cliente con P.IVA puo detrarre l’IVA indicata in fattura, anche se espressa come totale comprensivo. L’importante e che sia indicata l’aliquota o l’IVA stessa.
• Deduzione del costo: il costo e deducibile dal reddito d’impresa o di lavoro autonomo, purche sia inerente all’attivita e documentato dalla fattura semplificata regolarmente registrata.
• Registrazione contabile: la fattura semplificata si registra nei registri IVA e nel libro giornale come una fattura ordinaria, con le stesse modalita.
• Conservazione decennale: anche le semplificate sono soggette all’obbligo di conservazione sostitutiva a norma per 10 anni.

Eccezione importante: alcune categorie di costi (es. spese di rappresentanza, omaggi, spese auto) hanno regole di deducibilita specifiche che si applicano indipendentemente dalla forma del documento. Quindi una cena con un cliente fatturata come semplificata da 80 euro e deducibile al 75% (spesa di vitto e alloggio) come lo sarebbe con una fattura ordinaria.

Casi pratici: bar, negozi, artigiani

Vediamo alcuni casi concreti che capitano ogni giorno nelle attivita commerciali e artigianali italiane, per capire quando la fattura semplificata e la scelta giusta.

Caso 1: bar/ristorante con cliente azienda – consumazione 50 euro

Un bar di Udine serve un caffe e tre cornetti a un piccolo gruppo aziendale: totale 12 euro. Il responsabile chiede fattura intestata alla sua S.r.l. perche e una colazione di lavoro. La fattura semplificata TD07 e perfetta:

• Importo ben sotto 400 euro
• Cliente B2B italiano (basta indicare la P.IVA della S.r.l.)
• Descrizione: “consumazione bar”
• Totale: 12,00 euro IVA inclusa al 10%

La S.r.l. detrae l’IVA al 10% (1,09 euro) e deduce il costo di 10,91 euro al 75% (regola spese vitto/alloggio).

Caso 2: negozio con vendita 200 euro a privato con codice fiscale

Una boutique di abbigliamento vende un capo da 200 euro IVA inclusa a una cliente privata, che chiede la fattura per uso personale. Soluzione: TD07 semplificata:

• Importo 200 euro – sotto soglia
• Cliente privato: basta il codice fiscale (16 caratteri alfanumerici)
• Descrizione: “abbigliamento”
• Totale 200,00 euro IVA inclusa al 22%

La cliente puo eventualmente utilizzare la fattura per detrazioni 730 (es. abbigliamento per professione, casi specifici) o semplicemente per garanzia.

Caso 3: idraulico con piccola riparazione 100 euro

Un idraulico friulano interviene per una perdita in una abitazione privata: 1 ora di lavoro + materiali = 100 euro IVA inclusa. Il cliente, persona fisica, chiede fattura. TD07 e perfetta:

• Importo sotto 400 euro
• Cliente B2C: basta il CF
• Descrizione: “Riparazione impianto idraulico abitazione privata”
• Totale 100,00 euro IVA inclusa al 22%

Importante: se l’intervento da’ diritto al bonus ristrutturazione o al bonus mobili, e necessario che il cliente paghi con bonifico parlante. La forma semplificata della fattura non incide sul diritto al bonus, ma assicurati che la descrizione richiami i lavori agevolabili.

Caso 4: commercialista con consulenza 150 euro

Un commercialista emette fattura a un cliente persona fisica per una consulenza di 150 euro. Anche qui e ammessa la TD07: descrizione “consulenza fiscale”, totale 150 euro inclusa cassa professionale e IVA.

Caso NON ammesso: vendita 600 euro a privato

Un negozio vende un elettrodomestico da 600 euro IVA inclusa. Anche se il cliente e un privato, la semplificata NON puo essere usata perche supera la soglia. Va emessa fattura ordinaria TD01.

Come compilarla nel software

La compilazione di una fattura semplificata in un qualsiasi software gestionale segue una procedura comune, sebbene l’interfaccia possa variare. Vediamo i passaggi standard:

1. Apri il modulo “Nuova fattura” nel software (Aruba, Fatture in Cloud, AdE, ecc.).
2. Seleziona il tipo documento: cerca “TD07 – Fattura semplificata” nella tendina dei tipi disponibili.
3. Inserisci data emissione e numero progressivo: la numerazione puo essere indipendente (es. “2026/S/001”) o continuativa con le ordinarie.
4. Compila i dati del cliente: cerca il cliente in anagrafica o inserisci ex novo. Basta uno solo tra: P.IVA italiana, codice fiscale, ID IVA estero (UE non ammessa).
5. Inserisci la descrizione: e ammessa una causale generica (es. “consumazione”, “prestazione professionale”).
6. Indica il totale e l’IVA: nella semplificata si puo indicare il solo totale comprensivo, specificando l’aliquota (es. 22%) o l’imposta. Il software calcola automaticamente lo scorporo per i registri IVA.
7. Verifica il preview XML: prima di trasmettere, controlla l’anteprima dell’XML generato (Tipo Documento = TD07).
8. Invia al SDI: clic su “Trasmetti” e attendi la ricevuta di consegna entro pochi minuti.
9. Conserva: il software gestisce la conservazione sostitutiva (verifica che sia attiva nel piano sottoscritto).

Suggerimento: configura nel gestionale un numeratore separato per le semplificate (es. serie “S”) per distinguere a colpo d’occhio le due tipologie nei report mensili.

Domande frequenti (FAQ)

Posso emettere fattura semplificata per un cliente UE?

No. Per le cessioni intracomunitarie e necessaria la fattura ordinaria (TD01) con dati anagrafici completi del cessionario, indirizzo e numero di identificazione IVA estero, anche se l’importo e sotto i 400 euro.

La numerazione delle semplificate puo essere separata dalle ordinarie?

Si. Si puo adottare una serie distinta (es. “2026/S/001”, “2026/S/002”) oppure una numerazione continuativa con le ordinarie. L’importante e che la numerazione sia univoca, progressiva e cronologica all’interno della stessa serie.

Cosa succede se emetto una semplificata sopra i 400 euro?

Il SDI scarta il file XML perche il tipo documento TD07 e incompatibile con importi superiori alla soglia. Bisogna ri-emettere come TD01 (fattura ordinaria) con dati completi del cliente.

La fattura semplificata si puo emettere in regime forfettario?

Si. Anche i contribuenti in regime forfettario possono utilizzare TD07 per operazioni sotto i 400 euro. La descrizione include anche la dicitura tipica del forfettario: “Operazione senza applicazione dell’IVA art. 1 c. 54-89 L. 190/2014” e l’eventuale ritenuta non applicata.

Devo conservare le fatture semplificate per 10 anni?

Si, esattamente come le fatture ordinarie. La conservazione sostitutiva a norma decennale e obbligatoria per tutti i tipi documento elettronici (TD01-TD27), incluse semplificate e note di variazione (TD08, TD09).

Posso emettere una nota di credito semplificata su una fattura ordinaria?

Si, e ammesso. La nota di credito semplificata (TD08) puo rettificare una fattura ordinaria (TD01) precedente, purche l’importo della rettifica sia tale da rendere appropriato il documento semplificato (sotto i 400 euro o per importi minori).

Lo scorporo dell’IVA e davvero facoltativo nella semplificata?

Si. Si puo indicare il solo totale (IVA inclusa) e l’aliquota applicata, oppure scegliere di scorporare per chiarezza. Il SDI accetta entrambe le modalita. Il software del cliente, in fase di registrazione, scorpora autonomamente l’IVA per il registro acquisti.

Quale codice destinatario uso se il cliente non ne ha uno?

Per i privati senza P.IVA si usa il codice destinatario standard “0000000” (sette zeri). Il SDI rendera disponibile la fattura nell’area riservata del cliente sul portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

Hai bisogno di assistenza con la fatturazione elettronica?

Il CAF Centro Fiscale di Udine assiste partite IVA, professionisti e piccole imprese del Friuli Venezia Giulia nella gestione completa della fatturazione elettronica: emissione, conservazione decennale, registri IVA, dichiarazioni periodiche. Se hai dubbi su quando usare la fattura semplificata, sui codici TD07/TD08/TD09 o su come configurare il tuo gestionale, siamo qui per aiutarti.

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• Indirizzo: Viale Giuseppe Tullio 13, scala B – Udine
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Articolo a cura del CAF Centro Fiscale – Udine. Riferimenti normativi: art. 21-bis DPR 633/72; Provvedimento Agenzia Entrate 30/04/2018 e successive modifiche; tracciato FatturaPA versione 1.2.2 in vigore nel 2026. Le informazioni sono aggiornate alla data di pubblicazione; verifica sempre con il tuo consulente fiscale per casi specifici.

Questo articolo è stato redatto con l’ausilio di strumenti di intelligenza artificiale e verificato dalla redazione di Centro Fiscale, che ne è responsabile dei contenuti.