Le note di credito e debito elettroniche sono documenti fiscali fondamentali per correggere, integrare o stornare una fattura già emessa. Dal 2019, in Italia, devono essere emesse obbligatoriamente in formato elettronico tramite il Sistema di Interscambio (SdI), esattamente come le fatture. In questa guida 2026 spieghiamo passo passo cosa sono, quando emetterle, come compilarle (con esempi XML reali) e quali sono i limiti temporali previsti dall’art. 26 del DPR 633/72.

Se gestisci una partita IVA, sei un professionista o un imprenditore, prima o poi ti troverai a dover emettere una nota di credito (per uno sconto, un reso o un errore) o una nota di debito (per integrare un importo). Capire come si compilano correttamente è essenziale per evitare sanzioni, scarti dello SdI e problemi con la detrazione IVA.

Indice dei contenuti

1. Cos’è la nota di credito elettronica
2. Cos’è la nota di debito elettronica
3. Codici TipoDocumento: TD04 e TD05
4. Quando emettere una nota di credito
5. Quando emettere una nota di debito
6. Tempi e limiti: art. 26 DPR 633/72
7. Compilazione della nota di credito XML
8. Esempio pratico XML
9. Tre esempi pratici reali
10. IVA su crediti non riscossi
11. Contabilizzazione delle note
12. Note di credito e regime forfettario
13. Invio tramite SdI e conservazione
14. Errori comuni da evitare
15. Domande frequenti (FAQ)

Cos’è la nota di credito elettronica

La nota di credito è un documento fiscale che serve a stornare, ridurre o annullare una fattura precedentemente emessa. In pratica, è una sorta di “fattura al contrario”: riduce il debito del cliente verso il fornitore e, di conseguenza, il ricavo del fornitore.

Immagina che Marco, idraulico in regime ordinario, abbia emesso una fattura da 1.500 euro a un cliente. Il cliente, dopo qualche giorno, restituisce parte del materiale per un valore di 300 euro. Marco non può modificare la fattura originale (è già transitata nello SdI), quindi emette una nota di credito da 300 euro per stornare la parte resa.

Dal 1° gennaio 2019, la nota di credito deve essere emessa obbligatoriamente in formato elettronico e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI), proprio come la fattura. Non sono più ammesse note di credito cartacee, salvo le rarissime eccezioni previste dalla legge (es. operazioni con soggetti non residenti senza stabile organizzazione).

Cos’è la nota di debito elettronica

La nota di debito è il documento speculare alla nota di credito: serve ad aumentare o integrare l’importo di una fattura già emessa. Si utilizza quando, dopo l’emissione della fattura, emerge la necessità di addebitare al cliente ulteriori somme.

Esempi tipici di nota di debito:

• Aumento del prezzo concordato successivamente alla fattura
• Spese accessorie non incluse nella fattura originale (trasporto, imballaggio, oneri amministrativi)
• Errori in difetto: la fattura è stata emessa per un importo inferiore a quello dovuto
• Interessi di mora per ritardato pagamento
• Penali contrattuali a carico del cliente

Anche la nota di debito è obbligatoriamente elettronica e segue lo stesso iter di trasmissione tramite SdI. La differenza con la nota di credito è il codice TipoDocumento da indicare nel file XML: TD05 invece di TD04.

Codici TipoDocumento: TD04 e TD05

Nel file XML della fatturazione elettronica, il campo TipoDocumento identifica la natura del documento. Per le note esistono due codici specifici:

Esistono altri codici “TD” per casi particolari (autofatture, integrazioni reverse charge, ecc.), ma per le note “ordinarie” tra cedente e cessionario residenti in Italia i codici da usare sono esclusivamente TD04 e TD05.

Quando emettere una nota di credito

L’art. 26 del DPR 633/72 elenca le situazioni in cui è possibile (e talvolta obbligatorio) emettere una nota di credito. Vediamole una per una con esempi concreti.

1. Errore nella fattura originale

Se hai sbagliato un importo, una descrizione, l’aliquota IVA o i dati del cliente, la fattura è già “viva” nel sistema SdI. Per correggerla devi emettere una nota di credito a storno totale e poi una nuova fattura corretta.

2. Storno di vendita (reso merce)

Il cliente restituisce la merce (in tutto o in parte). La nota di credito storna il valore della merce resa. Tipico nel commercio al dettaglio, e-commerce e B2B.

3. Sconti e abbuoni successivi

Concedi al cliente uno sconto dopo l’emissione della fattura (es. sconto fedeltà, abbuono per pagamento anticipato). La nota di credito documenta la riduzione del prezzo.

4. Procedure concorsuali del cliente

Se il cliente fallisce, è in liquidazione giudiziale o in altra procedura concorsuale, puoi emettere una nota di credito per recuperare almeno l’IVA versata su un credito che non incasserai. La procedura è specifica e richiede documentazione (vedi sezione dedicata).

5. Risoluzione del contratto

Se il contratto viene risolto per inadempimento, recesso, nullità o altra causa, le fatture già emesse vanno stornate con nota di credito. È una causa “sopravvenuta” che non ha limiti temporali.

6. Variazioni in diminuzione del corrispettivo

Qualunque riduzione concordata o imposta dell’importo originario (es. a seguito di contestazioni, perizie, accordi transattivi) richiede l’emissione di una nota di credito.

Quando emettere una nota di debito

La nota di debito si emette quando l’importo originario della fattura deve aumentare. I casi più frequenti sono:

• Aumento prezzo successivo: il cliente accetta una variazione in aumento (es. costi materie prime aumentati, lavoro extra concordato).
• Recupero spese non fatturate: trasporto, imballaggio, montaggio o altre spese accessorie non addebitate inizialmente.
• Errori in difetto: hai fatturato 1.000 euro invece di 1.200. Puoi emettere nota di debito per la differenza di 200 euro (oppure stornare con nota di credito ed emettere fattura corretta).
• Interessi di mora: per ritardato pagamento, secondo quanto previsto dalle condizioni contrattuali o dal D.Lgs. 231/2002.
• Penali contrattuali: addebito al cliente di penali previste dal contratto.

Una precisazione importante: non tutte le note di debito sono soggette a IVA. Per esempio, gli interessi di mora e le penali contrattuali sono fuori campo IVA (codice natura N2.2). Il software gestionale dovrebbe gestire correttamente questi casi.

Tempi e limiti: art. 26 DPR 633/72

L’art. 26 del DPR 633/72 distingue due categorie di cause che danno origine a una variazione, ciascuna con tempi diversi per l’emissione della nota di credito:

Cause “originarie” o errori formali: 1 anno

Se la variazione dipende da cause originarie (errore di calcolo, sopravvenuto accordo tra le parti, sconti contrattualmente previsti dopo l’emissione), la nota di credito deve essere emessa entro un anno dall’effettuazione dell’operazione. Oltre questo termine, non è più possibile recuperare l’IVA.

Cause “sopravvenute”: nessun limite temporale

Per le cause sopravvenute (risoluzione contrattuale, dichiarazione di nullità, annullamento, rescissione, fallimento o procedura concorsuale del cliente, ecc.) non è previsto alcun limite temporale. La nota di credito può essere emessa anche dopo molti anni dall’operazione originaria, purché entro la scadenza della dichiarazione IVA dell’anno in cui si è verificato il presupposto per il recupero.

Procedure concorsuali: regola specifica

Per il caso di mancato pagamento del corrispettivo a causa di procedure concorsuali, il D.L. 73/2021 (cd. “Decreto Sostegni-bis”) ha modificato l’art. 26 prevedendo che la nota di credito possa essere emessa già dalla data di apertura della procedura (sentenza dichiarativa di fallimento, decreto di omologazione del concordato, ecc.), senza attendere la chiusura.

Ravvedimento operoso

Se hai dimenticato di emettere una nota di credito nei termini, in alcuni casi è possibile ricorrere al ravvedimento operoso per regolarizzare la posizione, pagando una sanzione ridotta. La valutazione caso per caso è fondamentale: rivolgiti al CAF Centro Fiscale o al tuo commercialista.

Compilazione della nota di credito XML

Il file XML di una nota di credito è strutturalmente simile a quello di una fattura, ma con alcuni campi specifici. Vediamo i punti chiave da compilare correttamente:

• TipoDocumento: TD04 per nota di credito, TD05 per nota di debito.
• Data: la data di emissione della nota (non quella della fattura originale).
• Numero: progressivo univoco. Può essere continuo con quello delle fatture (es. F2026/123, F2026/124 NC) oppure separato con una serie dedicata (es. NC2026/1, NC2026/2). Entrambe le scelte sono ammesse, basta che sia coerente nel tempo.
• DatiFattureCollegate: blocco fondamentale che identifica la fattura originale a cui la nota si riferisce. Contiene IdDocumento (numero fattura originale) e Data (data fattura originale).
• Importi: a seconda del software, gli importi possono essere indicati come negativi (es. -200,00) o come positivi con il segno di “diminuzione” intrinseco al TipoDocumento TD04. Verifica come il tuo gestionale gestisce questa casistica.
• Aliquota IVA: deve essere la stessa applicata nella fattura originale.
• Causale: campo opzionale ma molto utile (es. “Storno parziale per reso merce”, “Errore di fatturazione”).

Esempio pratico XML di nota di credito

Ecco una porzione semplificata di un file XML di nota di credito (TD04). Mostriamo solo i campi più rilevanti per chiarezza, omettendo intestazioni e dati anagrafici completi:

<FatturaElettronicaBody>
  <DatiGenerali>
    <DatiGeneraliDocumento>
      <TipoDocumento>TD04</TipoDocumento>
      <Divisa>EUR</Divisa>
      <Data>2026-08-31</Data>
      <Numero>NC2026/15</Numero>
      <Causale>Storno parziale per reso merce</Causale>
    </DatiGeneraliDocumento>
    <DatiFattureCollegate>
      <RiferimentoNumeroLinea>1</RiferimentoNumeroLinea>
      <IdDocumento>F2026/107</IdDocumento>
      <Data>2026-07-15</Data>
    </DatiFattureCollegate>
  </DatiGenerali>
  <DatiBeniServizi>
    <DettaglioLinee>
      <NumeroLinea>1</NumeroLinea>
      <Descrizione>Reso parziale merce - storno</Descrizione>
      <Quantita>1.00</Quantita>
      <PrezzoUnitario>200.00</PrezzoUnitario>
      <PrezzoTotale>200.00</PrezzoTotale>
      <AliquotaIVA>22.00</AliquotaIVA>
    </DettaglioLinee>
    <DatiRiepilogo>
      <AliquotaIVA>22.00</AliquotaIVA>
      <ImponibileImporto>200.00</ImponibileImporto>
      <Imposta>44.00</Imposta>
    </DatiRiepilogo>
  </DatiBeniServizi>
</FatturaElettronicaBody>

Il blocco DatiFattureCollegate è obbligatorio: senza di esso lo SdI accetta comunque il documento, ma il cliente non riesce a collegare la nota alla fattura originaria, con problemi di registrazione contabile e detrazione IVA.

Tre esempi pratici reali

Vediamo tre casi tipici che capitano nella pratica quotidiana di una partita IVA, con la soluzione corretta da adottare.

Esempio 1: Errore di importo nella fattura

Maria, consulente in regime ordinario, emette la fattura F2026/45 al cliente Alpha Srl per 1.000 euro + IVA. Si accorge il giorno dopo che il compenso pattuito era 1.200 euro + IVA. Ha sbagliato in difetto.

Soluzioni possibili:

• Soluzione A (più pulita): Maria emette nota di credito TD04 da 1.000 euro per stornare totalmente la fattura sbagliata, e poi emette una nuova fattura da 1.200 euro. Il cliente registra entrambe e tutto torna.
• Soluzione B: Maria emette una nota di debito TD05 da 200 euro per integrare la differenza. Più rapida, ma meno chiara dal punto di vista contabile.

Entrambe le soluzioni sono legittime. Il consiglio: se la differenza è piccola, usa la nota di debito; se è significativa o coinvolge altri elementi (descrizione, aliquota), preferisci lo storno totale + nuova fattura.

Esempio 2: Reso parziale di merce

Luca, e-commerce di articoli sportivi, vende a un cliente B2B 5 paia di scarpe per un totale di 500 euro + IVA con fattura F2026/210. Il cliente, dopo una settimana, restituisce 2 paia (200 euro di merce).

Soluzione: Luca emette una nota di credito TD04 da 200 euro + IVA, indicando nel campo DatiFattureCollegate il riferimento alla fattura F2026/210. La nota di credito storna parzialmente la fattura: il cliente paga effettivamente solo 300 euro + IVA per le 3 paia trattenute.

Esempio 3: Cliente in fallimento

Roberto, fornitore di servizi IT, ha emesso nel 2025 una fattura da 5.000 euro + 1.100 euro di IVA = 6.100 euro al cliente Beta Spa. Il cliente non paga e nel 2026 viene dichiarato fallito (oggi: liquidazione giudiziale).

Soluzione: Roberto, dalla data della sentenza di apertura della procedura, può emettere una nota di credito TD04 da 5.000 euro + 1.100 euro IVA. Recupera così l’IVA di 1.100 euro che aveva già versato all’erario. Il credito chirografario di 5.000 euro resta nella massa fallimentare e verrà eventualmente recuperato pro-quota.

Documentazione necessaria:

• Sentenza dichiarativa di fallimento o decreto di apertura della procedura
• Eventuale insinuazione al passivo
• Conservazione della corrispondenza con il curatore

IVA su crediti non riscossi: la procedura specifica

Recuperare l’IVA su crediti non riscossi è uno dei casi più complessi della disciplina delle note di credito. La regola generale prevede che il fornitore possa recuperare l’IVA versata su una fattura non incassata, ma solo in casi specifici e con documentazione precisa.

Casi ammessi al recupero IVA

• Procedure concorsuali (fallimento, liquidazione giudiziale, concordato preventivo, amministrazione straordinaria)
• Procedure esecutive individuali rimaste infruttuose (pignoramento negativo)
• Accordi di ristrutturazione del debito omologati ex art. 182-bis L.F.
• Piani attestati di risanamento ex art. 67 L.F.

Documentazione giuridica necessaria

Per ogni caso serve documentazione specifica:

• Sentenza/decreto dell’autorità giudiziaria
• Atti del curatore o commissario
• Provvedimenti di omologazione
• Verbale di pignoramento negativo (per esecuzioni individuali)

Attenzione: il semplice mancato pagamento, senza alcuna procedura giudiziale, non dà diritto al recupero IVA. Anche un cliente “scomparso” o “che non risponde” non basta: serve sempre un atto formale.

Contabilizzazione delle note di credito e debito

Vediamo come si registrano le note in contabilità, dal punto di vista del fornitore (chi le emette) e del cliente (chi le riceve).

Lato fornitore (chi emette la nota di credito)

• Storna il ricavo precedentemente registrato (in tutto o in parte)
• Storna l’IVA a debito nella liquidazione del periodo
• Riduce il credito verso il cliente

Lato cliente (chi riceve la nota di credito)

• Storna il costo precedentemente registrato
• Storna l’IVA detratta (se l’aveva detratta)
• Riduce il debito verso il fornitore

Effetti sulla liquidazione IVA

La rettifica IVA si effettua nella liquidazione del periodo in cui la nota di credito è registrata. Per il fornitore l’IVA precedentemente versata torna a credito; per il cliente l’IVA precedentemente detratta torna a debito. Il sistema si auto-bilancia, garantendo neutralità fiscale.

Note di credito e regime forfettario

Per chi è in regime forfettario le regole sono semplificate, ma esistono comunque alcune particolarità da conoscere.

• Stesso obbligo di emissione elettronica: dal 2024 anche i forfettari (a prescindere dal volume d’affari) sono tenuti alla fatturazione elettronica, e quindi anche all’emissione elettronica delle note di credito e debito.
• Nessuna IVA da stornare: il forfettario non addebita IVA in fattura (regime sostitutivo), quindi la nota di credito storna solo l’imponibile.
• Codice natura N2.2: come nelle fatture, va indicato che l’operazione non è imponibile IVA per regime forfettario.
• Bollo da 2 euro: se la fattura originale prevedeva l’imposta di bollo (per importi superiori a 77,47 euro), anche la nota di credito potrebbe richiederlo, da gestire secondo le indicazioni del software.
• Effetto sul fatturato: la nota di credito riduce il fatturato del forfettario nell’anno di emissione. È rilevante per il calcolo del reddito imponibile e per la verifica del limite di 85.000 euro.

Vuoi approfondire le regole del regime forfettario e capire se ti conviene? Leggi la nostra guida completa al regime forfettario 2026.

Invio tramite SdI e conservazione

Le note di credito e debito seguono esattamente lo stesso iter delle fatture elettroniche. Vediamo i passaggi:

1. Compilazione del file XML tramite il software gestionale (Fatture in Cloud, Aruba, Danea Easyfatt, TeamSystem o altro)
2. Firma digitale (facoltativa per fatture B2B/B2C, obbligatoria solo per la PA)
3. Trasmissione allo SdI tramite il proprio canale (web, PEC, FTP, SDIcoop)
4. Recapito al cliente tramite codice destinatario o PEC indicati nella nota
5. Ricevuta di consegna o di mancato recapito (con messa a disposizione nell’area riservata del cliente)
6. Conservazione digitale per 10 anni ai sensi dell’art. 2220 c.c. e dei DM 17/06/2014 e succ. modifiche

Il codice destinatario da indicare nella nota è lo stesso del cliente nella fattura originale. Se il cliente non ha codice SDI, si usa il codice convenzionale “0000000” e si inserisce la sua PEC.

Per la conservazione decennale, l’Agenzia delle Entrate offre il servizio gratuito “Conservazione” tramite il portale Fatture e Corrispettivi: una soluzione comoda e sicura che molti software integrano automaticamente.

Errori comuni da evitare

Anche i professionisti più esperti incappano in errori quando si tratta di note di credito e debito. Ecco i più frequenti, con il modo per evitarli.

1. Dimenticare il blocco DatiFattureCollegate

È l’errore più comune. Se non specifichi il riferimento alla fattura originale, il cliente non riesce a collegare la nota in contabilità e potrebbe rifiutarla. Verifica sempre che il software inserisca correttamente IdDocumento e Data della fattura.

2. Numerazione progressiva sbagliata

Se decidi di tenere una numerazione separata per le note (es. NC2026/1, NC2026/2), assicurati di mantenerla coerente. Saltare numeri o duplicarli causa scarti SDI e problemi nel registro IVA.

3. Emissione fuori termine

Per le cause originarie (errori, sconti) hai 1 anno. Oltre questo termine, l’IVA non è più recuperabile. Tieni un calendario delle fatture aperte e dei resi pendenti per non rischiare di perdere il diritto.

4. Aliquota IVA diversa dalla fattura originale

La nota di credito deve usare la stessa aliquota IVA applicata nella fattura originale. Se la fattura era al 22% e la nota la fai al 10%, lo storno è errato: il cliente registra una rettifica sbagliata.

5. Confondere TD04 e TD05

TD04 = nota di credito (riduce). TD05 = nota di debito (aumenta). Sembra banale, ma molti gestionali permettono la modifica manuale e qualcuno sbaglia. Verifica sempre prima di trasmettere.

6. Non conservare la documentazione di supporto

Per le note di credito su procedure concorsuali o cause sopravvenute, conserva sempre i documenti giuridici (sentenze, decreti, accordi). In caso di verifica fiscale sono indispensabili.

Domande frequenti (FAQ)

Posso emettere una nota di credito cartacea?

No, dal 2019 (e dal 2024 anche per i forfettari) tutte le note di credito tra soggetti residenti in Italia devono essere emesse obbligatoriamente in formato elettronico tramite SdI. Le uniche eccezioni riguardano operazioni con soggetti non residenti senza stabile organizzazione, casi marginali e rari.

La numerazione delle note deve essere separata da quella delle fatture?

Non è obbligatorio. Puoi scegliere se usare una numerazione continua con le fatture (es. F2026/100 e poi NC F2026/101) oppure una numerazione separata con sigla dedicata (NC2026/1, NC2026/2). L’importante è la coerenza nel tempo e l’univocità per anno solare.

Cosa succede se dimentico DatiFattureCollegate?

Lo SdI accetta comunque la nota e la trasmette al cliente. Tuttavia, dal punto di vista contabile, la nota risulta “scollegata” dalla fattura originale: il cliente potrebbe avere difficoltà a registrarla correttamente e a detrarre/stornare l’IVA. Inoltre, in caso di verifica, manca la tracciabilità del rapporto causale. Riemetti subito una nota corretta o concorda con il cliente come gestire la situazione.

Posso emettere una nota di credito a distanza di 5 anni dalla fattura?

Sì, ma solo per cause sopravvenute (risoluzione contrattuale, fallimento, nullità contrattuale, ecc.) e comunque entro la scadenza della dichiarazione IVA dell’anno in cui si verifica il presupposto. Per errori formali o cause originarie, il termine è di 1 anno.

Il forfettario può emettere note di credito senza IVA?

Sì, il forfettario non addebita IVA in fattura (regime sostitutivo) e quindi anche la nota di credito è senza IVA. Si storna solo l’imponibile, indicando il codice natura N2.2 (“operazioni non soggette ad altri casi”). L’effetto è sul fatturato dell’anno e sul calcolo del reddito imponibile.

Cosa fare se il cliente rifiuta la nota di credito?

Lo SdI non prevede il rifiuto di una nota di credito da parte del cliente B2B (a differenza delle fatture verso la PA). Una volta emessa correttamente e trasmessa, la nota è valida ai fini fiscali. Eventuali contestazioni si gestiscono in via stragiudiziale o giudiziale.

Quanti anni devo conservare le note di credito?

Come tutte le scritture contabili, le note vanno conservate per 10 anni in formato digitale (art. 2220 c.c.). Puoi usare il servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate o un servizio privato che rispetti i requisiti di legge (DM 17/06/2014).

Posso emettere una nota di debito per interessi di mora?

Sì, gli interessi di mora previsti contrattualmente o per legge (D.Lgs. 231/2002) si addebitano con nota di debito TD05. Sono fuori campo IVA (codice natura N2.2): non hanno natura corrispettiva ma risarcitoria.

Hai bisogno di aiuto con le note di credito e debito?

La gestione delle note di credito e debito è uno degli aspetti più delicati della fatturazione elettronica. Sbagliare un codice TipoDocumento, dimenticare il riferimento alla fattura collegata o emettere fuori termine può costarti caro: scarti SDI, problemi con la detrazione IVA e, in caso di verifica, sanzioni.

Il CAF Centro Fiscale di Udine offre un servizio completo di assistenza alla fatturazione elettronica per partite IVA, professionisti e piccole imprese: dall’emissione delle note alla gestione di casi complessi (procedure concorsuali, recupero IVA, ravvedimento operoso). Lavoriamo con i principali software di fatturazione e ti seguiamo passo passo.

Prenota una consulenza presso il CAF Centro Fiscale di Udine:

• Indirizzo: Viale Giuseppe Tullio 13, scala B – Udine
• Telefono: 0432 1638640
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Questo articolo è stato redatto con l’ausilio di strumenti di intelligenza artificiale e verificato dalla redazione di Centro Fiscale, che ne è responsabile dei contenuti.