Dal 2024 la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti i contribuenti, inclusi i forfettari. Scegliere il software di fatturazione elettronica giusto nel 2026 significa risparmiare tempo, evitare sanzioni e integrarsi correttamente con il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate. In questa guida confrontiamo i 6 software più diffusi sul mercato italiano, con focus sulle esigenze dei professionisti in regime forfettario e delle piccole P.IVA.
Perché serve un software di fatturazione elettronica nel 2026
L’obbligo di fatturazione elettronica in formato XML FatturaPA è in vigore per tutti i soggetti IVA dal 1° gennaio 2024, con la definitiva estensione anche alle partite IVA in regime forfettario (prima escluse fino a 25.000 euro di ricavi). Nel 2026 non esistono più eccezioni: chiunque emetta fattura deve farlo tramite SDI.
Un buon software di fatturazione elettronica consente di:
- Creare e inviare fatture XML al SDI con un click
- Ricevere e conservare le fatture passive
- Gestire la conservazione sostitutiva obbligatoria 10 anni
- Emettere note di credito, autofatture e fatture differite
- Integrare il registro IVA e la prima nota
I 6 migliori software di fatturazione elettronica 2026
Ecco il confronto aggiornato dei principali software disponibili per P.IVA italiane, con valutazione specifica per forfettari e professionisti.
| Software | Prezzo (indicativo) | Forfettari | Conservazione | App mobile | Punto di forza |
|---|---|---|---|---|---|
| Fatturazione Italia | 49 € + IVA/anno (Start), 89 € + IVA/anno (Pro), prezzo bloccato 3 anni | SÌ | Inclusa | Web app installabile sul telefono | Prezzo bloccato per contratto, import da altri programmi |
| Fatture in Cloud | 48 € + IVA il 1° anno, poi 96 € | SÌ | Inclusa | SÌ | Interfaccia intuitiva, brand noto |
| Aruba Fatturazione | 29,90 € + IVA/anno | SÌ | Inclusa | Parziale | PEC inclusa, ideal per chi è già cliente Aruba |
| TeamSystem | Su preventivo | Parziale | Inclusa | SÌ | Suite gestionale completa, ideale per studi |
| Danea Easyfatt | Da ~119 euro/anno | SÌ | Esterna/opz. | NO | Potente per attività commerciali e magazzino |
| Subito Fattura | Gratuito (base) | SÌ | Tramite AdE | SÌ | Soluzione free per volumi bassi |
I prezzi sono indicativi e soggetti a variazioni. Verifica sempre sul sito ufficiale del software prima di acquistare.
Software fatturazione per forfettari: cosa cercare
I professionisti in regime forfettario hanno esigenze specifiche rispetto a chi applica l’IVA ordinaria. Il software ideale per un forfettario deve:
- Gestire il codice natura N2.2 (operazioni non soggette IVA) in automatico
- Inserire la dicitura obbligatoria sul regime forfettario (art. 1 c. 58 L. 190/2014)
- Calcolare correttamente il bollo virtuale da 2 euro per fatture superiori a 77,47 euro imponibili
- Gestire la dicitura anti-ritenuta d’acconto
- Offrire conservazione sostitutiva integrata (obbligo 10 anni, gratuita AdE per 15 anni)
Molti forfettari scelgono soluzioni semplificate proprio perché non devono gestire liquidazioni IVA periodiche, dichiarazioni annuali IVA separate o registri complessi. Un software troppo articolato può risultare eccessivo e costoso.
Fatturazione Italia: il software con prezzo bloccato 3 anni
Fatturazione Italia è la soluzione sviluppata da BeSmart pensata specificamente per P.IVA e forfettari che vogliono un costo certo nel tempo. Il punto di forza è il prezzo bloccato 3 anni per contratto: una volta sottoscritto il piano, il canone non aumenta per tre anni dal primo pagamento, indipendentemente da aumenti di listino o variazioni di mercato. Piano Start 49 € + IVA l’anno (59,78 € IVA inclusa, 150 fatture SDI) o Pro 89 € + IVA l’anno (108,58 € IVA inclusa, 500 fatture SDI, con il Sistema Tessera Sanitaria incluso nel piano Pro), solo con abbonamento annuale. Si può provare con 14 giorni di prova gratuita senza carta.
Funzionalità principali:
- Emissione e ricezione fatture elettroniche XML via SDI, note di credito, preventivi, pro forma e fatture PA
- Bolli trimestrali dei forfettari con l’F24 compilato in PDF (il pagamento lo fa l’utente) e promemoria via email delle scadenze
- Simulazione di imposte e contributi per i forfettari, con avviso all’80% della soglia di 85.000 €
- Nel piano Pro: Sistema TS, autofatture estero (TD17, TD18, TD19), casse previdenziali e ritenute
- Conservazione sostitutiva inclusa (10 anni, anche dopo la disdetta)
- Dashboard semplificata, ideale per chi non ha competenze contabili
- Supporto tecnico dedicato
Per chi cambia programma c’è un’area dedicata: da Aruba si carica lo ZIP scaricato dal vecchio servizio (fatture inviate e ricevute con XML e PDF originali, rubrica clienti, numerazione che continua), da PsicoGest il file .xls con pazienti, fatture e fornitori, da Fatture in Cloud o da Excel clienti, fornitori, prodotti e fatture. Nessuna fattura importata viene rimandata allo SDI o al Sistema TS.
Scopri tutti i dettagli nella recensione completa di Fatturazione Italia 2026.
Fatture in Cloud (TeamSystem): pro e contro 2026
Fatture in Cloud è uno dei software più diffusi in Italia, acquisito dal gruppo TeamSystem. È particolarmente apprezzato per la sua interfaccia grafica pulita e per l’ecosistema di integrazioni (e-commerce, CRM, commercialista). Il piano base parte da circa 8 euro al mese e include le funzioni essenziali di fatturazione.
Pro: design moderno, app mobile completa, integrazioni avanzate, ampia base utenti con community attiva.
Contro: il prezzo cresce sensibilmente con i piani superiori; alcune funzioni avanzate (magazzino, preventivi complessi) richiedono upgrade.
Aruba Fatturazione: ideale per chi è già cliente Aruba
Aruba Fatturazione è la soluzione del colosso italiano dell’hosting e della PEC. Chi usa già i servizi Aruba (PEC, hosting, firma digitale) trova in questa piattaforma un’integrazione naturale. Il costo è tra i più bassi del mercato (da circa 25 euro annui), con conservazione sostitutiva inclusa.
Meno indicata per chi ha esigenze avanzate di reportistica o integrazione con gestionali esterni. Ideale per professionisti semplici con volumi di fatturazione contenuti.
TeamSystem e Danea: per strutture più complesse
TeamSystem è una suite gestionale completa, pensata principalmente per studi professionali (commercialisti, consulenti del lavoro) e aziende strutturate. Offre moduli integrati per contabilità, paghe, gestione clienti e fatturazione. Il costo è su preventivo e tende a essere significativo per il singolo professionista.
Danea Easyfatt è invece la scelta classica per attività commerciali con magazzino: permette di gestire ordini, DDT, inventario e fatturazione in un unico ambiente. È installato su PC (non solo cloud) e include moduli per la gestione del punto vendita.
Approfondisci nella nostra guida ai software di fatturazione alternativi: TeamSystem, Danea e verticali.
Conservazione sostitutiva: obbligo e soluzioni
Tutti i software di fatturazione elettronica devono garantire la conservazione sostitutiva obbligatoria per almeno 10 anni (art. 39 DPR 633/72 e D.Lgs. 127/2015). L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione il proprio servizio gratuito di conservazione per 15 anni tramite accesso al portale Fatture e Corrispettivi, ma molti software offrono il servizio integrato per maggiore comodità.
Verifica sempre che il software scelto:
- Conservi sia le fatture attive (emesse) che le fatture passive (ricevute)
- Produca il pacchetto di archiviazione conforme alla normativa AgID
- Garantisca l’integrità e immodificabilità dei documenti conservati
Come scegliere il software giusto: 5 criteri
Prima di scegliere il software di fatturazione elettronica, valuta questi 5 aspetti:
- Volume di fatture: se emetti meno di 50 fatture l’anno, una soluzione base o gratuita è sufficiente; sopra le 200 serve un sistema più robusto.
- Regime fiscale: forfettario, ordinario o semplificato richiedono configurazioni diverse. Verifica che il software gestisca correttamente il tuo regime.
- Integrazione con il commercialista: alcuni software permettono di condividere i dati direttamente con lo studio. Utile per chi ha un professionista di riferimento.
- Costo nel tempo: considera il costo pluriennale, non solo il primo anno. Un prezzo bloccato (come Fatturazione Italia) può essere vantaggioso rispetto a canoni soggetti a rinnovi.
- Supporto e aggiornamenti normativi: il software deve aggiornarsi automaticamente quando cambiano le specifiche tecniche SDI o le normative fiscali.
Domande frequenti (FAQ)
I forfettari devono usare un software a pagamento?
No. I forfettari possono usare il portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate (Fatture e Corrispettivi) per emettere e ricevere fatture. Tuttavia, i software a pagamento offrono maggiore comodità, automazione e conservazione integrata, specialmente per chi emette più di 20-30 fatture l’anno.
Cosa succede se non uso il software e mando fatture in ritardo?
La fattura elettronica deve essere inviata al SDI entro 12 giorni dalla data dell’operazione (fattura immediata) o entro il 15 del mese successivo (fattura differita). Il ritardo comporta sanzioni: minimo 250 euro per fattura, riducibili con ravvedimento operoso a 25 euro se sanato entro 30 giorni.
Posso cambiare software a metà anno?
Sì, ma devi assicurarti di esportare lo storico delle fatture (file XML) dal vecchio software e importarlo nel nuovo, oppure garantire la conservazione sostitutiva tramite il servizio AdE. Verifica la procedura di migrazione prima di cambiare: su Fatturazione Italia, per esempio, le fatture importate da Aruba, Fatture in Cloud o Excel restano nello storico e non vengono reinviate allo SDI, e la numerazione continua da dove eri arrivato.
Il software deve essere certificato SDI?
Non esiste una certificazione ufficiale SDI per i software privati. Tuttavia, ogni software deve produrre file XML conformi alle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate (formato FatturaPA v1.2.2). I software citati in questa guida rispettano tutti lo standard vigente nel 2026.
Quali software si integrano meglio con il commercialista?
Fatture in Cloud e TeamSystem offrono le migliori integrazioni per la condivisione dati con gli studi professionali. Molti commercialisti hanno accordi con questi provider e possono accedere direttamente alla piattaforma del cliente con un profilo dedicato. Anche Fatturazione Italia permette di delegare il commercialista o il CAF, scegliendo se può solo vedere o anche gestire, con l’esportazione ZIP degli XML.
Conclusione
La scelta del software di fatturazione elettronica dipende dal tuo volume di attività, dal regime fiscale e dalle esigenze di integrazione. Per i forfettari con volumi contenuti, Fatturazione Italia (prezzo bloccato 3 anni) e Aruba rappresentano soluzioni economiche e affidabili. Per strutture più articolate, Fatture in Cloud o TeamSystem offrono ecosistemi più completi.
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