Che cos’è la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica è un sistema digitale che permette l’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture direttamente online.

La fattura elettronica è un documento digitale che contiene le stesse informazioni  presenti in una fattura cartacea, ma prodotta secondo un modello denominato FatturaPA: un insieme di dati strutturati in formato digitale scritto in linguaggio XML.

Quindi quando parliamo di fattura elettronica non vuol dire fatture cartacee scansionate in pdf, ma perché sia in regola con quanto previsto dalla legge, il formato richiesto dalla normativa è solo ed esclusivamente l’XML. Ovviamente tutti questi aspetti vengono soddisfatti utilizzando software rilasciati appositamente dall’Agenzia delle Entrate gratuitamente oppure da svariate aziende, le migliori per qualità prezzo sono sicuramente Aruba e Fatture in Cloud.

Con questi sistemi è possibile abbandonare le classiche fatture cartacee, quindi tutte quelle fatture che solitamente venivano compilate a mano o con Excel/Word ed inviate per email o consegnate a mano.

I vantaggi principali della fatturazione elettronica sono:

• riduce i tempi nella creazione della fattura e gli errori: i software di fatturazione elettronica hanno interfacce che possono aiutare con la compilazione automatica dei dati, o duplicando direttamente fatture inviate in precedenza cambiando solo i dettagli della fattura (come ad esempio la prestazione fatta);
• Monitoraggio veloce della situazione “Fatturato” dell’anno in corso e degli anni precedenti.
• Archiviazione delle fatture direttamente online in maniera ordinata e di facile consultazione.

La fatturazione elettronica forfettari è obbligatoria per tutte le partite iva forfettarie dal 2024.

Andiamo ad analizzare brevemente come funziona la fatturazione elettronica:

• Come prima cosa devo iniziare ad utilizzare un software per poterle creare ed inviare. Quello gratuito è dell’agenzia delle entrate oppure Aruba o Fatture in Cloud.
• Creo la Fattura elettronica inserendo:
  • I dati anagrafici del mio cliente (con gli stessi dati della fattura cartacea) con l’aggiunta del Codice SDI (Sistema di Interscambio) obbligatorio per la fattura elettronica oppure della mail PEC del cliente.
  • i dati della prestazione (descrizione ed importo)
  • la marca da bollo assolta virtuale (dal valore di 2€ solo se la fattura è superiore € 77.47)
  • i tuoi riferimenti bancari per ricevere il pagamento
• Completata la fattura elettronica, posso salvarla in pdf ed inviarla al Cliente PRIMA di inviarla elettronicamente al suo codice SDI. Questo perchè se ci fosse qualche modifica da fare posso tranquillamente modificare la fattura e poi procedere con l’invio telematico. Se invece creo la fattura, la invio subito elettronicamente e presenta degli errori, devo procedere a creare una nota di credito che annulla la fattura inviata e procedere alla creazione di una nuova fattura corretta
• Se le fatture elettroniche da creare  successivamente sono simili a quelle inviate in precedenza, posso “duplicare” una delle fatture già emesse in precedenza modificandole dove serve e procedere con l’invio come spiegato nel punto sopra. Questa funzione permette di risparmiare veramente molto tempo e ridurre gli errori.

Per guidare al meglio le persone ad imparare ed utilizzare correttamente i programmi di fatture elettroniche, abbiamo realizzato dei semplici video nei quali andiamo a spiegare concretamente come fare le fatture e come inviarle al codice SDI dei clienti. Come abbiamo scritto anche in precedenza, per nostra esperienza al momento i programmi di fatturazione elettronica sono:

• Fatturazione elettronica Agenzia Delle Entrate: gratuito ma più complesso nella gestione degli altri programmi, soprattutto quando ci sono delle modifiche da fare a fatture già inviate oppure per recuperare i pdf delle fatture già emesse
• Fatturazione elettronica Aruba: il migliore come qualità prezzo per l’utilizzo che ha il 90% dei forfettari. Semplifica la vita rispetto al software dell’agenzia delle entrate, riducendo notevolmente il tempo di fatturazione. Attualmente ha un costo di 25€+iva all’anno
• Fatture in Cloud: probabilmente il miglior programma di fatturazione elettronica, ma ad un prezzo oltre il doppio di Aruba. Costa 48€+iva all’anno in offerta il primo anno, successivamente 120+iva all’anno.

Elenchiamo qui sotto 2 video per l’utilizzo corretto dei programmi di fatturazione Agenzia delle Entrate e Aruba.