Sei in regime forfettario e vuoi assumere un dipendente o un collaboratore? La buona notizia e’ che si puo’ fare. La cattiva e’ che esiste un limite di spesa di 20.000 euro lordi annui oltre il quale perdi il regime agevolato. In questa guida del CAF Centro Fiscale di Udine spieghiamo nel dettaglio cosa prevede la normativa 2026, quali tipologie di collaboratori rientrano nel limite, quanto costa davvero assumere e quando conviene farlo restando in forfettario o passando al regime ordinario.

Il forfettario puo’ avere dipendenti? Si’, con un limite

La risposta e’ si’: chi e’ in regime forfettario puo’ assumere lavoratori dipendenti, attivare contratti di collaborazione coordinata e continuativa (co.co.co.), inserire apprendisti o tirocinanti. Tuttavia, per non perdere il regime agevolato al 5% o 15%, e’ necessario rispettare un tetto preciso di spesa per il personale.

Fino al 2022 il limite era piu’ basso (5.000 euro lordi annui) e questo, di fatto, scoraggiava qualsiasi assunzione strutturata. Dal 1 gennaio 2023, e con conferma anche per il 2026, il tetto e’ stato innalzato a 20.000 euro lordi annui: un importo che permette anche al piccolo professionista o all’artigiano di inserire una collaboratrice part-time o un apprendista senza dover lasciare immediatamente il regime agevolato.

Il limite dei 20.000 euro lordi annui: cosa prevede la normativa 2026

La Legge 197/2022 (Legge di Bilancio 2023), confermata nelle disposizioni della Legge di Bilancio 2025/2026, ha modificato l’articolo 1, comma 54 della Legge 190/2014, fissando il nuovo tetto a 20.000 euro lordi annui di spesa per:

• lavoro accessorio (es. PrestO);
• lavoratori dipendenti (full-time e part-time);
• collaboratori coordinati e continuativi (co.co.co.);
• somme erogate sotto forma di utili da partecipazione agli associati con apporto di solo lavoro;
• compensi a familiari coadiuvanti per le imprese individuali.

Il calcolo si fa sul costo lordo complessivo sostenuto nell’anno solare. Se la somma supera 20.000 euro, scatta la causa ostativa: nel periodo d’imposta successivo non potrai piu’ applicare il regime forfettario e dovrai passare al regime ordinario o semplificato.

Esempio pratico di calcolo

Un consulente forfettario nel 2026 ha sostenuto:

• Stipendio lordo segretaria part-time: 15.000 euro
• Compenso co.co.co. progettista esterno: 4.000 euro
• Totale: 19.000 euro

Restando sotto i 20.000 euro, mantiene il forfettario anche nel 2027. Se invece il totale fosse stato 21.000 euro, dal 1 gennaio 2027 sarebbe uscito automaticamente dal regime.

Tipologie di collaboratori: cosa rientra nel limite e cosa no

Non tutti i rapporti di lavoro o di collaborazione concorrono al tetto dei 20.000 euro. Vediamo nel dettaglio:

Rapporti che CONTANO nel limite di 20.000 euro

• Lavoratori dipendenti (a tempo indeterminato o determinato, full-time o part-time);
• Apprendisti (qualsiasi tipologia: professionalizzante, prima qualifica, alta formazione);
• Co.co.co. (collaborazioni coordinate e continuative);
• Lavoratori occasionali e prestazioni accessorie (PrestO, voucher);
• Tirocinanti retribuiti (limitatamente al rimborso/indennita’);
• Familiari coadiuvanti dell’impresa individuale (per la quota di compenso ad essi attribuita);
• Associati in partecipazione con apporto di solo lavoro.

Rapporti che NON contano nel limite

• Fornitori e consulenti con partita IVA (commercialista, avvocato, grafico freelance, agenzia di marketing): sono prestazioni di servizio, non lavoro dipendente;
• Stage curriculari non retribuiti (universitari/scolastici);
• Collaboratori autonomi occasionali con ritenuta d’acconto (sotto i 5.000 euro/anno e senza continuita’);
• Compensi ad amministratori di societa’ (non applicabile al forfettario, che e’ impresa individuale o libero professionista).

Attenzione: la qualificazione del rapporto deve essere reale. Se assumi un “finto autonomo” che lavora solo per te, in modo continuativo e con vincolo di subordinazione, l’INPS o l’Ispettorato del Lavoro possono riqualificare il rapporto in lavoro dipendente, con conseguenze fiscali e contributive pesanti.

Come assumere un dipendente da forfettario: gli adempimenti

Anche se sei in regime forfettario, gli adempimenti per assumere un dipendente sono identici a quelli di qualsiasi datore di lavoro. Ecco i passaggi obbligatori:

1. Apertura della posizione INPS dipendenti

Devi richiedere all’INPS il codice azienda per la matricola DM (gestione dipendenti), separato da quello eventuale come autonomo. La richiesta si fa telematicamente via Cassetto Previdenziale del Contribuente o tramite il consulente del lavoro.

2. Apertura della posizione INAIL

L’INAIL e’ l’ente che assicura il lavoratore contro infortuni e malattie professionali. Va aperta una posizione assicurativa territoriale (PAT) almeno il giorno prima dell’inizio del rapporto, indicando il codice tariffa relativo all’attivita’ svolta.

3. Comunicazione obbligatoria di assunzione (UniLav)

Almeno il giorno prima dell’inizio del lavoro, va inviata la Comunicazione Obbligatoria UniLav al Centro per l’Impiego competente, tramite il portale regionale (in FVG: ClicLavoro FVG). Il modello identifica datore, lavoratore, CCNL applicato, mansione, durata.

4. Scelta del CCNL applicabile

Devi applicare il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro coerente con la tua attivita’ (es. Commercio Confcommercio, Studi Professionali, Metalmeccanico Artigiani). Il CCNL determina retribuzione minima, livelli, ferie, permessi, scatti di anzianita’.

5. Lettera di assunzione e busta paga

Va consegnata al lavoratore la lettera di assunzione con tutte le condizioni (data, mansione, livello, retribuzione, periodo di prova). Ogni mese il consulente del lavoro elabora la busta paga, calcola contributi e ritenute, e ti consegna il modello F24 da pagare.

Costi reali per assumere un dipendente in forfettario

Il costo aziendale di un dipendente non coincide con la retribuzione lorda in busta paga. Devi sommare diverse voci:

• Retribuzione lorda (RAL): include base, scatti, contingenza;
• Contributi INPS a carico del datore di lavoro: circa 28-32% della retribuzione lorda, variabili per CCNL e tipologia di rapporto;
• INAIL: variabile per tariffa di rischio, mediamente da 0,4% a 4% della RAL;
• TFR (Trattamento di Fine Rapporto): pari a circa il 7,4% della RAL annua, da accantonare ogni anno;
• Tredicesima e quattordicesima (se previste dal CCNL);
• Ferie e permessi non goduti;
• Visite mediche, formazione obbligatoria, DPI (sicurezza sul lavoro D.Lgs. 81/2008);
• Consulente del lavoro: 30-80 euro/mese a busta paga.

Esempio: dipendente con RAL 20.000 euro

• Retribuzione lorda annua: 20.000 euro
• Contributi INPS datore (~30%): 6.000 euro
• INAIL (stima 1%): 200 euro
• TFR (7,4%): 1.480 euro
• Consulente del lavoro: 600 euro/anno
• Costo aziendale totale stimato: circa 28.300 euro

Il dipendente, di contro, ricevera’ un netto in busta di circa 14.500-15.500 euro/anno, considerando ritenute IRPEF e contributi a suo carico (9,19%).

Attenzione al limite forfettario: ai fini dei 20.000 euro contano solo le voci specificate dalla norma (essenzialmente retribuzione lorda + co.co.co. + lavoro accessorio). I contributi datoriali e l’INAIL non concorrono al tetto, ma incidono pesantemente sul tuo bilancio reale.

Il forfettario come sostituto d’imposta sui dipendenti

Il regime forfettario, di regola, non e’ sostituto d’imposta sui compensi dei lavoratori autonomi (per questo non opera ritenute sulla tua fattura al cliente). MA, se assumi dipendenti, la situazione cambia: diventi obbligatoriamente sostituto d’imposta limitatamente ai redditi da lavoro dipendente e assimilati.

Cosa significa concretamente:

• Trattenute IRPEF: ogni mese trattieni in busta paga l’IRPEF dovuta dal dipendente sulla sua retribuzione;
• Versamento F24: entro il 16 del mese successivo versi all’erario IRPEF e contributi (codici tributo 1001, 1002, ecc.);
• Modello 770: entro il 31 ottobre dell’anno successivo presenti il Modello 770 dichiarando ritenute operate e versate;
• Certificazione Unica (CU): entro il 16 marzo rilasci al dipendente la CU e la trasmetti all’Agenzia delle Entrate;
• Conguaglio fiscale di fine anno (o alla cessazione del rapporto).

Tutti questi adempimenti sono normalmente gestiti dal consulente del lavoro, che li include nella sua parcella mensile/annuale.

Costi del personale non deducibili: il vero nodo del forfettario

Ecco il punto piu’ delicato. Nel regime forfettario il reddito imponibile si calcola applicando ai compensi un coefficiente di redditivita’ (40%, 67%, 78%, 86%, ecc. a seconda del codice ATECO). Il restante e’ considerato come costo forfettario: non puoi dedurre analiticamente nessuna spesa effettiva, nemmeno quelle del personale.

Questo significa che:

• I 28.000 euro di costo aziendale di una dipendente NON abbattono il tuo reddito imponibile;
• Paghi comunque l’imposta sostitutiva (5% o 15%) sul reddito calcolato col coefficiente, come se il dipendente non ci fosse;
• Tuttavia, lo stipendio lordo entra nel conteggio del tetto 20.000 euro.

Conviene assumere restando in forfettario? Spesso no

Quando i costi del personale diventano significativi, e’ fiscalmente piu’ conveniente passare al regime ordinario o semplificato, dove i costi sono integralmente deducibili. La convenienza dipende da:

• Coefficiente di redditivita’ della tua attivita’ (piu’ alto = forfettario meno conveniente);
• Volume dei compensi annui;
• Entita’ dei costi reali (personale, affitti, beni strumentali);
• Aliquota agevolata (5% start-up vs. 15% standard).

In linea di massima, se assumi un dipendente con RAL superiore a 12-15.000 euro e hai compensi annui sopra 50-60.000 euro, vale la pena fare una simulazione comparativa con il commercialista prima di confermare il forfettario.

Alternative all’assunzione diretta

Se non vuoi gestire un dipendente strutturato, esistono alternative che possono coprire le tue necessita’ lavorative senza eccessivi costi e adempimenti:

1. Lavoratori autonomi con partita IVA

I collaboratori esterni con partita IVA (freelance, consulenti, professionisti) non rientrano nel limite dei 20.000 euro e i loro compensi non sono soggetti agli adempimenti del lavoro dipendente. Attenzione pero’ alla genuinita’ del rapporto: l’autonomia deve essere reale (orari, sede, modalita’ operative).

2. PrestO (lavoro occasionale digitale)

Il Libretto Famiglia e il contratto di Prestazione Occasionale (PrestO) permettono di pagare prestazioni saltuarie con limiti annui:

• Massimo 10.000 euro/anno da parte di un committente verso la totalita’ dei prestatori;
• Massimo 2.500 euro/anno per ogni singolo prestatore dallo stesso committente;
• Massimo 5.000 euro/anno per ogni prestatore da tutti i committenti.

Le somme PrestO concorrono al limite dei 20.000 euro del forfettario.

3. Stage e tirocini curriculari

Gli stage curriculari universitari o scolastici non comportano costi salariali (eventualmente solo un rimborso spese facoltativo). Sono utili per attivita’ temporanee o per testare un futuro collaboratore.

4. Co.co.co.

Le collaborazioni coordinate e continuative sono ammesse anche in forfettario: il collaboratore e’ iscritto alla Gestione Separata INPS e i suoi compensi rientrano nel tetto dei 20.000 euro. Gestione piu’ leggera del lavoro dipendente, ma occorre verificare che non si configuri etero-organizzazione (rischio riqualificazione).

Familiari coadiuvanti: regole specifiche per le ditte individuali

Se sei un’impresa individuale (artigiano, commerciante) e ti fai aiutare da un familiare nell’attivita’, puoi inquadrarlo come collaboratore familiare. Le regole:

• Iscrizione alla Gestione Commercianti o Artigiani INPS come coadiuvante familiare;
• Versamento contributi minimi (anche se non c’e’ compenso);
• Il compenso eventualmente attribuito al familiare concorre al tetto dei 20.000 euro;
• Per i liberi professionisti forfettari (non imprese), la figura del familiare coadiuvante non e’ prevista nelle stesse modalita’: occorre un contratto specifico (lavoro dipendente, co.co.co., autonomo).

Esempio pratico: consulente forfettario assume segretaria part-time

Mario, consulente informatico in regime forfettario, ha incassato nel 2026 60.000 euro di compensi. Coefficiente di redditivita’ attivita’ professionali: 78%.

Scenario A: senza dipendenti

• Reddito imponibile = 60.000 x 78% = 46.800 euro
• Imposta sostitutiva 15% = 7.020 euro
• Contributi previdenziali Gestione Separata INPS (~26%): 12.168 euro
• Carico totale: 19.188 euro

Scenario B: assume segretaria part-time RAL 15.000 euro

• Costo aziendale segretaria stimato: circa 21.000 euro (lordo + contributi datore + INAIL + TFR)
• Importo che conta nel limite 20.000 euro: 15.000 euro (RAL) → OK, sotto il tetto
• Mario resta in forfettario nel 2027
• L’imposta sostitutiva resta 7.020 euro (i 21.000 euro di costo NON sono deducibili)
• Carico totale Mario: 19.188 + 21.000 = 40.188 euro

Scenario C: simulazione regime ordinario semplificato

• Reddito = 60.000 – 21.000 (costi personale) – 4.000 (altri costi reali) = 35.000 euro
• IRPEF a scaglioni stimata: ~9.500 euro (risparmio rispetto al sostitutiva su 46.800)
• Contributi Gestione Separata su 35.000 = ~9.100 euro
• Sommando IVA da gestire e adempimenti, in genere il regime ordinario diventa convenientequando i costi reali superano il differenziale del coefficiente forfettario.

Conclusione: per Mario, con un solo dipendente part-time e compensi di 60.000 euro, restare in forfettario e’ ancora marginalmente conveniente. Sopra i 70-80.000 euro di compensi e con piu’ di un dipendente strutturato, il regime ordinario diventa la scelta migliore.

Cosa succede se superi il limite di 20.000 euro

Il superamento del tetto comporta la fuoriuscita dal regime forfettario dal 1 gennaio dell’anno successivo. Da quel momento:

• Si applica il regime ordinario (o semplificato in contabilita’ semplificata se si rientra nei limiti);
• L’IVA torna ad essere applicata in fattura e va versata trimestralmente o mensilmente;
• I costi diventano interamente deducibili dal reddito;
• L’IRPEF si applica a scaglioni progressivi (23%, 35%, 43%);
• Si possono detrarre detrazioni d’imposta su spese personali (sanitarie, ristrutturazioni, ecc.).

Il rientro nel forfettario sara’ possibile solo dopo aver rispettato per un anno tutti i requisiti previsti dalla legge.

Domande frequenti su forfettario e dipendenti

Posso assumere un apprendista in regime forfettario?

Si’, l’apprendistato e’ ammesso. Lo stipendio lordo concorre al limite di 20.000 euro. L’apprendistato professionalizzante gode di sgravi contributivi importanti, riducendo il costo aziendale rispetto a un dipendente standard.

Il commercialista o l’avvocato a cui pago la parcella conta nel tetto 20.000 euro?

No. I compensi a fornitori e consulenti con partita IVA non concorrono al limite. Sono prestazioni di servizio professionale, non lavoro subordinato o parasubordinato.

Se assumo a meta’ anno, il limite si proporziona?

No. Il tetto e’ fisso a 20.000 euro per anno solare indipendentemente dalla durata del rapporto. Se assumi il 1 luglio con RAL annua di 30.000 euro, in 6 mesi spendi 15.000 euro lordi, quindi sei sotto il limite.

Sono forfettario libero professionista: posso assumere un familiare come collaboratore?

Per i liberi professionisti la figura del collaboratore familiare in senso fiscale-contributivo non e’ prevista come per le imprese commerciali. Puoi pero’ assumere un familiare come dipendente, co.co.co. o stipulare con lui un rapporto autonomo se ha partita IVA, applicando le regole ordinarie.

Devo presentare il Modello 770 anche se ho un solo dipendente?

Si’. Il Modello 770 e’ obbligatorio per qualsiasi sostituto d’imposta, anche con un solo dipendente. Lo presenta in genere il consulente del lavoro insieme alla CU.

Conviene davvero assumere se sono in forfettario?

Dipende dal volume dei compensi e dal coefficiente di redditivita’. In linea generale, se il costo dei dipendenti supera il 20-25% dei compensi, il regime ordinario diventa fiscalmente piu’ conveniente perche’ i costi sono deducibili. Una simulazione personalizzata e’ fondamentale.

Posso utilizzare i voucher PrestO per pagare un collaboratore saltuario?

Si’, entro i limiti di legge (massimo 2.500 euro/anno per singolo prestatore, 10.000 euro complessivi annui per il committente). Le somme PrestO contano nel tetto dei 20.000 euro del forfettario.

Vuoi assumere o stai per superare il limite? Affidati al CAF Centro Fiscale

Decidere se assumere un dipendente restando in forfettario o passare al regime ordinario richiede una valutazione personalizzata che tenga conto del tuo coefficiente di redditivita’, dei costi reali, delle prospettive di crescita. Un errore di calcolo puo’ costarti la fuoriuscita dal forfettario o, peggio, una scelta fiscalmente svantaggiosa per anni.

Al CAF Centro Fiscale di Udine ti aiutiamo a:

• Simulare il carico fiscale forfettario vs ordinario in base alla tua attivita’;
• Calcolare il costo aziendale reale di un nuovo dipendente o collaboratore;
• Verificare il rispetto del tetto dei 20.000 euro;
• Coordinarti con un consulente del lavoro di fiducia per gli adempimenti operativi;
• Pianificare il passaggio al regime ordinario quando conviene.

Prenota un appuntamento: ti aspettiamo in Viale Giuseppe Tullio 13, scala B – Udine. Chiamaci allo 0432 1638640 o scrivici su WhatsApp al 366 6018121. Email: info@centrofiscale.com.